11 lưu ý khi thuyết trình online trong quá trình làm việc trực tuyến

Thuyết trình không còn là một thuật ngữ xa lạ đối với chúng ta từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường hay bước vào môi trường làm việc. Trong tình hình dịch Covid căng thẳng như hiện nay, xu hướng làm việc từ xa khiến nhiều doanh nghiệp chuyển sang hình thức thuyết trình online. Trong buổi thuyết trình này, bạn sẽ thường phải trình bày những ý tưởng mới sáng tạo hay báo cáo tiến độ công việc,dự án của mình trên nền tảng công nghệ trước sếp và đồng nghiệp của mình.

Nếu bạn chưa biết nên làm thế nào cho tốt, hãy cùng Skillhub tham khảo các lưu ý giúp việc thuyết trình online trở nên dễ dàng hơn trong mùa dịch nhé!

Tham khảo khóa học kỹ năng thuyết trình tại đây!

Lên kế hoạch thuyết trình online hiệu quả

1. Vạch kế hoạch cho một bài thuyết trình trôi chảy

Việc đầu tiên là chọn ra những phần quan trọng trong bài để chia sẻ màn hình với khách hàng, đồng thời xác định người thuyết trình cụ thể. Sau khi đã lên dàn bài thuyết trình, hãy thực hành trước các tính năng của video call như chia sẻ màn hình để tránh những sai sót kỹ thuật trong quá trình thuyết trình.

Lấy ví dụ, trong các buổi thuyết trình trực tiếp, bạn thường minh họa ý tưởng bằng các sản phẩm thực tế, hoặc yêu cầu sự tương tác từ người nghe với những cử chi như giơ tay nếu họ đồng ý với ý tưởng của bạn. Tuy nhiên khi thuyết trình online, bạn cần tìm ra những cách thức tương tác mới. Thay vì trình bày các sản phẩm cụ thể, bạn cần phải thực hiện một bản demo để khách hàng dễ hình dung ý tưởng. Hoặc, thăm dò ý kiến của khách hàng bằng cách yêu cầu họ trả lời câu hỏi có/không trong phần trò chuyện của video call.

2. Thời gian là yếu tố quan trọng khi thuyết trình

Khi thực hiện thuyết trình online, bạn bị giới hạn trong một khoảng thời gian nhất định. Để giảm thiểu thời gian Q&A, bạn nên chú ý lồng ghép những vấn đề cốt lõi để tránh kéo dài khoảng thời gian này ở phía cuối bài thuyết trình. Bên cạnh đó, hãy tập trung nói ngắn gọn để giảm thiểu khả năng xao nhãng của người nghe khi họ phải lắng nghe chỉ qua một chiếc màn hình.

Luyện tập thuyết trình online

3. Ghi lại quá trình luyện tập thuyết trình online

Một cách tuyệt vời để luyện tập pitching là ghi hình phần trình bày của bạn bằng các phần mềm quay màn hình hoặc video call. Sau khi xem lại video, hãy ghi chú lại những điểm bạn cần cải thiện về nội dung thuyết trình hoặc các khía cạnh kỹ thuật như cách điều hướng trình chiếu hoặc bất kỳ sự cố nào mà bạn đã gặp phải. Ngoài ra, bạn có thể thử video call với một vài thành viên trong nhóm để họ có thể đưa ra phản hồi về cách trình bày hoặc chỉ ra những vấn đề kỹ thuật phát hiện ra từ máy tính của họ.

4. Kiểm tra hình ảnh, video và âm thanh của bạn trước cuộc gọi

Khi luyện tập thuyết trình trước màn hình, hãy đảm bảo rằng bạn nắm rõ cách phát video, hình ảnh phải có độ phân giải cao, âm thanh chuẩn chỉnh . Ngoài ra, nếu video trong bài thuyết trình của bạn có tình trạng bị giật, mờ hoặc âm thanh khó nghe, hãy cân nhắc thay đổi video đó bằng ảnh hoặc gửi bản trình chiếu trước để người nghe có thể dễ dàng theo dõi.

Tiến hành thuyết trình online

5. Chuẩn bị không gian yên tĩnh

Bạn có thể chọn hoặc tự tạo ra một không gian họp trực tuyến với phông nền chuyên nghiệp, hạn chế tiếng ồn và đảm bảo đường truyền internet ổn định. Bạn không thể nào tập trung vào công việc nếu khách hàng đang ngồi bên cửa sổ và có người cắt cỏ ồn ào bên ngoài đúng không?

6. Sử dụng tính năng Phòng chờ (Waiting Room) khi tạo phòng thuyết trình

Nếu bạn là host, tính năng này sẽ cho phép bạn tham gia cuộc gọi trước, xem danh sách thành viên chờ và đồng ý cho phép họ vào cuộc họp cùng một lúc hoặc từng người một. Phòng chờ này cũng đảm bảo rằng những người tham dự cuộc họp sẽ chỉ nhìn thấy bạn khi bạn đã sẵn sàng. Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho những ai làm host mà muốn tránh sự lúng túng khi chào hỏi từng người một, hoặc dành cho các nhóm muốn vào phòng họp trước để thảo luận với nhau.

7. Chào hỏi trước khi thuyết trình online

Tương tự như các cuộc họp trực tiếp, hãy chào hỏi sếp, đồng nghiệp và khách hàng của bạn. Bạn cũng có thể gợi một vài câu chuyện xã giao trước khi bắt đầu trình bày và không quên cảm ơn mọi người đã tham dự cuộc họp sau khi kết thúc bài thuyết trình.

8. Nhìn thẳng vào camera trong suốt bài thuyết trình

Thay vì di chuyển xung quanh, giao tiếp bằng mắt hoặc giao tiếp với một vài khán giả trong buổi thuyết trình trực tiếp, bạn có thể bật camera máy tính lên và nhìn thẳng vào nó, trình bày một cách dõng dạc và sinh động để tạo sự kết nối với khán giả trong suốt bài thuyết trình. Theo nghiên cứu, 93% giao tiếp đến từ những cử chỉ và thái độ biểu thị trên nét mặt thay vì hoàn toàn bằng lời nói. Bạn nên nhìn vào camera hoặc chính giữa màn hình hơn là đọc văn bản trực tiếp từ các trang trình bày của bạn.

Xem thêm: 3 mẹo để chinh phục thành công bài thuyết trình!

9. Đảm bảo các ghi chú của bạn không hiển thị trên màn hình chia sẻ

Nếu bạn chia sẻ màn hình và vô tình hiển thị cho người xem ghi chú cá nhân của bạn bên cạnh slide thì buổi họp sẽ trở nên thiếu chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào phần mềm video mà bạn sử dụng, bạn có thể cài đặt chỉ chia sẻ slide với khán giả mà vẫn có thể xem ghi chú cho mỗi slide trên màn hình của bạn.

Kết thúc bài thuyết trình online

10. Tắt chế độ chia sẻ màn hình và dành thời gian cho các câu hỏi

Sau khi hoàn thành bài thuyết trình, bạn hãy dành thêm thời gian để trả lời các câu hỏi của khách hàng hoặc trưởng nhóm liên quan đến dự án. Việc tắt chế độ chia sẻ màn hình giúp mọi người tập trung thảo luận hơn.

11. Tận dụng tính năng ghi hình cuộc gọi video

Đôi khi, một số bên liên quan không thể tham gia buổi trực tuyến thì bạn có thể ghi hình bài thuyết trình để họ tham khảo. Nhưng trước tiên, hãy thông báo cho những người tham dự rằng bạn sẽ ghi lại buổi thuyết trình online để đề phòng ai đó muốn ẩn video của họ hoặc không thoải mái khi bị ghi hình lại.

Xem thêm:10 lý do vì sao nhà tuyển dụng chú trọng kỹ năng mềm của sinh viên khi phỏng vấn?

Kết

Thuyết trình online đã trở thành một phương pháp tối ưu khi áp dụng vào làm việc từ xa. Để chuẩn bị tốt cho phần thuyết trình của mình, bạn cần nắm rõ 11 lưu ý trên mà Skillhub đã gợi ý nhé!

Hãy cùng tham gia Cộng đồng phát triển kỹ năng – Bứt phá sự nghiệp!!! của SkillHub để cùng chia sẽ những câu chuyện thú vị, những mẹo hữu ích trong quá trình nâng cấp bản thân của mình bạn nhé!