Cách sử dụng Slack – Hướng dẫn cơ bản

Có nhiều thành phần chính đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của một doanh nghiệp và giao tiếp nhóm hiệu quả là một trong số đó. Trong những năm gần đây, nhiều công cụ và ứng dụng trực tuyến được thiết kế để hỗ trợ các nhóm thực hiện giao tiếp và cộng tác hiệu quả. Trong khi ghi nhớ tầm quan trọng của các công cụ này đối với một doanh nghiệp, chúng tôi đã giới thiệu một hướng dẫn cuối cùng về một trong những công cụ giao tiếp nhóm hàng đầu có tên là Slack. Nó cung cấp một nơi để liên lạc nhóm của bạn có thể tìm kiếm ngay lập tức và có sẵn bất cứ nơi nào bạn đi. Slack cung cấp các gói giá khác nhau mà bạn có thể thấy ở đây. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đề cập đến các tính năng cơ bản của chùng và xem cách chúng tôi có thể sử dụng nó để liên lạc nhóm tốt hơn. Nhận Slack cho Android và iOS.

Một cái nhìn thoáng qua về các tính năng của Slack

Trước khi bắt đầu với Slack, chúng ta sẽ tìm hiểu các tính năng này để có ý tưởng rõ ràng về sự chậm chạp là gì và làm thế nào nó có thể hữu ích.

Kênh và cuộc trò chuyện nhóm tức thì

Tính năng tốt nhất của chùng là nhắn tin trực tiếp tức thì cho phép các thành viên trong nhóm hoặc nhóm giao tiếp ngay lập tức & trực tiếp. Các cuộc hội thoại nhóm được tổ chức dưới dạng các kênh có trước # (hashtags). Một kênh có thể là chung cho giao tiếp toàn nhóm hoặc ngẫu nhiên cho trò chuyện chit ngẫu nhiên và hài hước. Trong khi tôn trọng quyền riêng tư, Slack cho phép tạo các nhóm riêng tư để chia sẻ thông tin nhạy cảm thông qua tin nhắn riêng tư mà không ai khác ngoài nhóm có thể nhìn thấy.

Tích hợp với các công cụ khác

Mặc dù hỗ trợ hơn 80 tích hợp, Slack cung cấp một cách dễ dàng để thoát khỏi việc chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng và hoạt động trơn tru gần như với tất cả các công cụ và ứng dụng bạn đã sử dụng. Việc tích hợp này sẽ dẫn đến việc đưa tất cả thông báo từ các ứng dụng và công cụ tích hợp trực tiếp vào bảng Slack của bạn có thể dễ dàng tìm kiếm.

Tìm kiếm dễ dàng và chuyên sâu

Tất cả các tin nhắn, tệp và thông báo được lập chỉ mục và lưu trữ tự động, bằng cách sử dụng một hộp tìm kiếm với một bộ toán tử hữu ích, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm bất kỳ mẩu dữ liệu hoặc thông tin nào bất cứ khi nào bạn yêu cầu. Nếu điều này là không đủ thì bạn thậm chí có thể tìm kiếm bên trong các tệp như Tài liệu Word, PDF và Google Docs, v.v.

Luôn đồng bộ hóa

Slack cho phép đồng bộ hóa phiên bản máy tính để bàn của Slack với Ứng dụng Slack cho iOS và Android và ngược lại. Điều đó có nghĩa là bất cứ điều gì bạn đã làm trên máy tính để bàn của bạn sẽ xuất hiện như trên thiết bị Android hoặc iOS của bạn.

Chia sẻ tập tin đơn giản

Thông thường các nhóm đang làm việc trên các tệp khác nhau và ở đây sức mạnh của Slack được thể hiện bằng cách chỉ cần kéo và thả các tệp và chia sẻ với bất kỳ ai trong nhóm của bạn. Nếu bạn muốn chia sẻ bất kỳ tài liệu nào từ Dropbox, Google Drive hoặc Box, chỉ cần sao chép và dán liên kết trong Slack và tài liệu đó sẽ đồng bộ hóa và cũng sẽ có thể tìm kiếm được.

Truyền dữ liệu an toàn

Bất cứ tính năng nào ứng dụng hoặc công cụ được cung cấp, tất cả đều có giá trị bằng 0 nếu việc truyền tải đúng và an toàn không được đảm bảo. Slack sử dụng TLS 1.2 và 256 bit AES để bảo vệ và bảo mật dữ liệu trước mọi mối đe dọa tiềm ẩn.

Bắt đầu với Slack

1. Đăng ký tài khoản Slack

Giống như tất cả các ứng dụng và dịch vụ khác, để bắt đầu với sự chậm chạp, bạn cần đăng ký tài khoản.

  • Đăng ký tài khoản Slack tại đây. Cung cấp địa chỉ Email bạn muốn đăng ký và nhấp vào Tiếp theo Bạn cũng có thể tìm kiếm và tham gia nhóm hiện có tại trang Đăng ký.

  • Đề cập đến tên của nhóm hoặc công ty của bạn mà bạn cũng có thể thay đổi sau đó và nhấp vào Tiếp theo

  • Chọn một địa chỉ URL cho nhóm của bạn. Nó không nên tồn tại trên Slack. Bạn và nhóm của bạn sẽ sử dụng địa chỉ này để đăng nhập. Cuối cùng, nhấp vào nút Tiếp theo để tiếp tục.

  • Chọn tên người dùng đại diện cho bạn trong số đồng nghiệp của bạn trong Slack và nhấp vào Tiếp theo .

  • Xác nhận tất cả các chi tiết đã nhập và kết thúc quá trình Đăng ký bằng cách nhấp vào Tạo nhóm Slack mới của tôi .

  • Bạn sẽ sớm nhận được một Email từ nhóm Slack để đặt mật khẩu trên địa chỉ Email được cung cấp. Đặt mật khẩu mới cho tài khoản Slack và tiếp tục.

2. Ra mắt Slack lần đầu tiên

Khi bạn đã hoàn thành quá trình Đăng ký được đề cập ở trên thành công, đây là lúc để khởi chạy Slack lần đầu tiên.

  • Khi bạn sẽ đặt mật khẩu mới cho tài khoản Slack, nó sẽ chuyển hướng bạn đến trang tiếp theo. Tại đây, nhấp vào Launch Slack

  • Sau khi khởi chạy Slack, bạn sẽ đến trang chào mừng .

  • Nhấp vào nút Khám phá Slack và bạn sẽ tiếp cận với Slackbot, điều này có thể thực sự hữu ích để bắt đầu .

  • Nếu bạn không muốn tương tác với Slackbot, hãy nhấp vào bỏ qua hướng dẫn và đi đến trang quản trị Slack .

3. Mời người khác đến trang Slack của bạn

Mời các thành viên trong nhóm của bạn tham gia nhóm tại Slack bằng cách nhấp vào tùy chọn + Mời mọi người ở phía bên trái của bảng Slack.

Bạn có thể mời mọi người với tư cách là Thành viên chính thức, Thành viên bị hạn chế và Khách một kênh .

Nhấp vào Thành viên đầy đủbắt đầu mời các thành viên trong nhóm bằng cách cung cấp địa chỉ email của họ. Nhập địa chỉ Email để mời đồng đội của bạn.

Nếu nhóm của bạn thực sự lớn thì hãy nhấp vào Mời nhiều người cùng một lúc .

Khi bạn sẽ gửi lời mời đến thành viên trong nhóm của mình, anh ấy / cô ấy sẽ nhận được một email như thế này.

Trong trường hợp này, nhấp vào nút Tham gia Ngôi nhà nội dung sẽ chuyển hướng đến một trang yêu cầu tên người dùngmật khẩu của thành viên nhóm.

Theo mặc định, một thành viên đầy đủ sẽ tự động tham gia kênh #general & #random . Bạn có thể thêm / chỉnh sửa các kênh cho các thành viên đầy đủ bằng cách nhấp vào chỉnh sửa / thêm .

Nhấp vào thay đổi mặc địnhchỉ định các kênh bổ sung cho các thành viên và nhấp vào nút Lưu Cài đặt .

Lưu ý: Bạn chỉ có thể mời Thành viên bị hạn chế hoặc Khách một kênh nếu bạn được nâng cấp lên Gói Slack Plus (Premium).

4. Gửi tin nhắn trực tiếp

Bạn có thể bắt đầu gửi tin nhắn trực tiếp đến các thành viên trong nhóm của mình bằng cách nhấp vào tên người dùng của họ ngay dưới THÔNG ĐIỆP TRỰC TIẾP .

5. Tạo kênh mới

Ở phía bên trái, bạn sẽ thấy hai kênh #general#random . Theo mặc định, bạn sẽ thấy mình trong kênh #general . Nếu hai kênh này không đáp ứng yêu cầu của bạn thì bạn cũng có thể tạo các kênh mới bằng cách nhấp vào Tạo kênh ngay bên dưới #random. Chỉ định tên và mục đích của kênh mới và nhấp vào nút Tạo kênh.

6. Tạo nhóm riêng

Chúng tôi đã thảo luận trước đó trong bài đăng này về các nhóm riêng tư, ở đây chúng tôi sẽ tìm hiểu cách tạo một nhóm riêng tư trong Slack. Nhấp vào Nhóm riêng tư mới ngay dưới NHÓM RIÊNG TƯ . Cung cấp tên của nhóm riêng tư, mục đích, mời các thành viên vào nhóm riêng tư và cuối cùng nhấp vào nút Tạo nhóm .

7. Kích hoạt thông báo máy tính để bàn Slack

Nếu bạn muốn nhận thông báo khi ai đó nhắc đến bạn trong một kênh, bạn bắt buộc phải bật thông báo cho điều đó. Theo mặc định, Slack yêu cầu bạn bật thông báo trên màn hình.

Bạn có thể bật thủ công thông báo trên màn hình bằng cách nhấp vào ký hiệu v ở phía trên bên phải> Tùy chọn> Thông báo> Bật Thông báo trên màn hình> Xong.

8. Tích hợp các ứng dụng và công cụ khác

Slack hỗ trợ tích hợp nhiều ứng dụng và công cụ có thể thực sự tiện dụng để thực hiện giao tiếp và hợp tác nhóm hiệu quả. Để xem tất cả các dịch vụ có sẵn để tích hợp với Slack, hãy nhấp vào v ở phía trên bên phải> Định cấu hình Tích hợp và bạn sẽ được chuyển hướng đến một trang web trong tab mới hiển thị Tất cả Dịch vụ, Tích hợp được Cấu hìnhTài khoản được Kết nối .

Nhấp vào Tích hợp được cấu hình để xem bạn đã tích hợp bao nhiêu dịch vụ với Slack.

9. Tải lên / Gửi tệp đến nhóm / Thành viên nhóm

Thật sự dễ dàng để tải lên hoặc gửi tệp cho một thành viên trong nhóm hoặc toàn bộ nhóm trong Slack. Để gửi tệp, chỉ cần kéo và thả tệp vào giao diện Slack được mở trong trình duyệt web. Một cửa sổ bật lên sẽ mở ra để xác nhận việc chia sẻ và tải lên tệp.

10. Tìm kiếm với Slack

Điều cuối cùng được thảo luận là tìm kiếm với Slack . Slack cho phép tìm kiếm các tin nhắn và tệp có sẵn trong Slack cũng như trong các dịch vụ tích hợp như Dropbox, TwitterGoogle Drive, v.v. Bạn có thể tìm kiếm bất kỳ mẩu dữ liệu nào liên quan đến các dự án trước đây hoặc hiện tại của bạn trong Slack bằng cách nhập vào thanh tìm kiếm và kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị trong Flexpane mà không cần nhấn nút Enter.

Bạn có thể tùy chỉnh tìm kiếm của mình trên cơ sở các tệp gần đây và có liên quan. Bạn cũng có thể chỉ định loại tệp bạn muốn thực hiện tìm kiếm tại.

Bạn cũng có thể sử dụng công cụ sửa đổi tìm kiếm để thu hẹp tìm kiếm của mình trong Slack cho một thành viên nhóm, kênh, tệp cụ thể, v.v. Nhập + vào thanh tìm kiếm để xem danh sách công cụ sửa đổi tìm kiếm có sẵn và chọn một công cụ cần thiết cho truy vấn tìm kiếm của bạn.

Bạn có thể sử dụng nhiều công cụ sửa đổi tìm kiếm để thậm chí cụ thể hơn về tìm kiếm của mình. Ví dụ: nếu một tệp được gửi bởi fahad.khan đến tom và chúng tôi muốn tìm kiếm tệp này thì nhập từ: @ fahad.khan và đến: @tom.

Phần kết luận

Mặc dù có nhiều tùy chọn và khả năng có sẵn trong Slack nhưng ở đây, tôi đã cố gắng thảo luận về tất cả các tính năng và tùy chọn chính của Slack cần thiết để thiết lập và bắt đầu làm việc nhóm của bạn một cách dễ dàng & ngay lập tức qua Slack.