Email sẽ là bạn đồng hành của bạn trong quá trình học tập, tìm kiếm việc làm và đặc biệt là phát triển sự nghiệp. “Giắt túi” những quy tắc dưới đây sẽ giúp bạn viết email thuần thục và chuyên nghiệp.
>> 10 lỗi thường gặp trong resume các nhà tuyển dụng ghét nhất
Bạn đang đọc: 12 quy tắc giúp bạn thành thạo kỹ năng viết email
Tóm Tắt
1. Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu
Tiêu đề có trách nhiệm tóm tắt nội dung chính của email nên có vai trò quyết định hành động việc mọi người có mở ra đọc ngay hay không. Một lá thư gửi đi cần tươm tất từ tiêu đề đến nội dung. Đặc biệt, trong các trường hợp gửi email xin việc, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và chú ý quan tâm nhu yếu ghi tiêu đề theo cú pháp đơn cử nếu có. Nếu không nhu yếu thì bạn hãy trình diễn tiêu đề rất đầy đủ 3 yếu tố : Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng .
2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn đang thao tác cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức triển khai đó để tạo cảm xúc an toàn và đáng tin cậy và chuyên nghiệp ( ví dụ : @ hotcourses. vn ). Tuy nhiên, nếu thao tác một cách độc lập ( freelancer ), bạn nên xem xét nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email. Tuyệt đối tránh những email với những biệt danh quá “ teen ” như “ babyboy @ … ” hay “ co_gai_mong_mo @ … ” .
3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định hành động ” Reply All ” ( Trả lời toàn bộ )
Trong việc làm, bạn hoàn toàn có thể sẽ nhận được những lá mail được gửi cho nhiều người một lúc. Nhưng nhớ rằng không phải ai cũng cần nhận một lúc 20 lá thư phản hồi xếp lớp với nhau. Để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy xem xét kỹ trước khi lựa chọn “ Reply All ”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng toàn bộ mọi người trong list cần phải nhận được email đó .
4. Tận dụng mục chữ ký email ( email signature )
Trên thực tiễn, sự tin cậy của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng đơn cử. Một nội dung chữ ký tuyệt vời và hoàn hảo nhất sẽ cung ứng những thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ, tên cơ quan công tác làm việc … để giúp người đọc thuận tiện “ xác định ” bạn là ai và từ đâu đến. Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn hoàn toàn có thể phông chữ, sắc tố, kích cỡ, hình ảnh đính kèm … khiến chữ ký email gọn gàng và chuyên nghiệp hơn .
5. Tránh những lời chào quá thân thiện
Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân thiện theo “ văn nói ” tại nơi thao tác ( ví dụ điển hình như ” Hey ” hay ” Chào anh bạn ” ) hay rút gọn tên gọi của họ ( hãy nói ” Hi Michael ” thay vì nói ” Mike ” ). Việc này phần nào sẽ tạo cảm xúc thiếu sự tôn trọng nếu người nhận không có mối quan hệ quá thân thiện với bạn. Trong trường hợp bạn đang gửi email cho một tổ chức triển khai, cho một đối tác chiến lược mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng kính ngữ để biểu lộ sự tôn trọng nhân vật đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào linh động theo từng nhóm đối tượng người tiêu dùng và mục tiêu khác nhau .
6. Hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ
Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết của họ, dẫn đến đoạn email trở nên quá ” xúc cảm ” và đôi lúc tạo cảm xúc như người viết đang ra lệnh cho người đọc. Bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật thiết yếu. Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than một lần duy nhất để biểu lộ sự phấn khích và hạn chế biểu lộ việc mất trấn áp cảm hứng của bản thân .
Ngoài ra, những ” thán từ ” nhằm mục đích trình diễn xúc cảm hoàn toàn có thể làm người nhận hiểu sai ý nghĩa của email bạn gửi. Một ví dụ đơn thuần như “ Tôi muốn có bản báo cáo giải trình này ngay liền và lập tức ” sẽ khiến người đọc hiểu rằng bạn đang vô cùng khó chịu .
7. Hài hước đúng chỗ
Những điều dễ khiến ta thấy buồn cười khi nói nhưng lại hoàn toàn có thể trở nên cợt nhả và không còn vui nhộn khi được viết ra và dễ gây hiểu nhầm. Vì thế, với những trao đổi yên cầu tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự vui nhộn, những câu bông đùa khỏi email trừ khi bạn biết rõ về người nhận .
8. Để ý đến độc lạ văn hóa truyền thống
Khi viết email, hãy kiểm soát và điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa truyền thống của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ để tránh những sự không tương đồng trong tiếp xúc. Một quy tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, so với những nền văn hóa truyền thống phụ thuộc vào nhiều vào ngữ cảnh ( high-context culture ), ví dụ điển hình như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc thì mọi người luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hành động hợp tác làm ăn. Khi trao đổi qua email với các đối tác chiến lược đến từ những vương quốc này, hãy nỗ lực phân phối nhiều thông tin đúng mực tương quan đến bạn, đi kèm việc trình làng về bản thân và hỏi thăm sức khỏe thể chất. Ngược lại, so với các nền văn hóa truyền thống ít phụ thuộc vào vào ngữ cảnh ( low-context culture ) như Đức, Mỹ hay Scandinavian, bạn hoàn toàn có thể đi thẳng vào yếu tố ngay lập tức, với lối diễn giải càng súc tích càng tốt .
>> Phân biệt CV và Resume
9. Đọc lại email trước khi gửi
Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, chính do chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thì người nhận hoàn toàn có thể nhìn nhận bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp, gây bất lợi cho việc làm. Đừng nhờ vào quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động hóa của máy tính mà hãy dành thời hạn đọc lại một vài lần email trước khi nhấn nút “ Send ” .
10. Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email
Không hiếm lần email bị vô tình gửi đi trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả. Do vậy, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn đã thực sự chắc như đinh với nội dung vừa soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang vấn đáp một email và chỉ khi nào chắc như đinh là email đã sẵn sàng chuẩn bị thì mới thêm vào địa chỉ người nhận .
11. Lưu ý cách trình diễn email
Cách trình diễn một email là điều bạn nên thành thạo trong lòng bàn tay để biểu lộ sự chuyên nghiệp của mình. Với những email có nội dung quan trọng và nhiều thông tin, hãy bôi đậm phần lời chào ( kính gửi ) để xác nhận rõ đối tượng người tiêu dùng cần đọc email này, bôi đậm những phần thông tin trọng tâm và đừng quên dãn cách các dòng trình diễn trong email, giúp người đọc thuận tiện chớp lấy các ý chính. Ngoài ra, bạn nên tránh viết dài và chi chít chữ mà không có các đoạn cách dòng, khiến người đọc không có tình cảm ngay từ “ cái nhìn tiên phong ” .
12. Giữ đầu óc tự do và ý thức tỉnh bơ khi viết email
Để tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra, lời khuyên mà Hotcourses Vietnam dành cho bạn đó là hãy giữ tinh thần thoải mái vài giờ hay qua hôm sau mới duyệt gửi đối với những email quan trọng. Đặc biệt, bạn không nên phản hồi email khi giận dữ vì có thể sẽ gây ra những hậu quả khó lường. Có thể đọc thành tiếng nội dung của thư, nếu bạn cảm thấy giọng điệu của bạn khi đọc có phần quá “chua chát, dữ dội” thì có nghĩa người nhận cũng sẽ cảm thấy điều tương tự và bạn nên chỉnh sửa lại cho phù hợp.
*Bài viết được điều chỉnh bởi Quynh Huong Vo vào ngày 23 tháng 07 năm 2021.
Source: https://final-blade.com
Category: Kiến thức Internet
