Phần mềm ERP đã được nhiều doanh nghiệp Việt Nam đưa vào sử dụng nhưng vẫn chưa được phổ biến rộng rãi. Tuy nhiên giá trị của ERP đem lại đã được chứng minh là rất lớn cho các hoạt động quản lý cũng như đưa ra các chiến lược phát triển của doanh nghiệp nước ngoài.
ERP và CRM được đánh giá là những ứng dụng mạnh mẽ và hữu ích nhất cho doanh nghiệp, với 53% các công ty trên thế giới đặt sự ưu tiên đầu tư vào hệ thống này lên hàng đầu. Hiện nay đã có rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam áp dụng và triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình.
Vậy rốt cuộc phần mểm ERP là gì và tại sao lại có nhiều doanh doanh nghiệp sử dụng ERP đến thế?
Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!
ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ nhằm quản lý được toàn bộ hoạt động của ty.
Cụ thể hơn, ERP có thể được hiểu như sau:
R-Resource: Ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp chính là tận dụng được toàn bộ tài nguyên của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực.
Khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai hệ thống ERP, cần có sự trao đổi chặt chẽ giữa người quản lý và nhà tư vấn, giai đoạn này sẽ quyết định hơn 50% sự thành công của một hệ thống ERP.
P-Planning: Hệ thống ERP hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch, nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh. Phần hoạch định sẽ vạch ra hướng đi cho doanh nghiệp, việc tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong tương lai sẽ tác động tới các hoạt động sau đó.
Ví dụ, phần mềm ERP tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm dựa theo năng suất, tiến độ, khả năng cung ứng nguyên vật liệu, tránh lượng tồn kho lớn gây đọng vốn.
E-Enterprise: Và điều cuối cùng chính là doanh nghiệp- thứ mà ERP muốn nhắm tới. Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tự động trong hoạt động công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Đọc thêm: Odoo ERP là gì? Ưu nhược điểm của phần mềm Odoo cho doanh nghiệp
Khái niệm cơ bản về phần mềm ERP
Tổng quan về mô hình hoạt động của phần mềm ERP
Phần mềm ERP có thể được hiểu là mô hình công nghệ all-in-one, tức là bao gồm tất cả hoạt động của doanh nghiệp chỉ trong một phần mềm. Cụ thể là ERP sẽ liên kết nhiều ứng dụng hay các module có chức năng khác nhau phục vụ của từng bộ phận của doanh nghiệp. Từ đó, sẽ tự động hóa các hoạt động liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp để nhằm giảm thời gian xử lí cũng như tối ưu hoá việc quản lý doanh nghiệp hơn.
Đặc điểm đặc trưng của ERP
Tóm Tắt
Khả năng đồng bộ
Một phần mềm ERP phải đảm bảo kết nối được với mọi phòng ban cũng như quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Khả năng liên kết của hệ thống ERP được xét qua ba khía cạnh chính:
- IT: đảm bảo được kết nối đồng bộ giữa phần mềm và phần cứng một cách ổn định).
- Phối hợp các phòng ban: đảm bảo sự liên kết của hai hay nhiều phòng ban riêng biệt).
- Hoạt động của doanh nghiệp: đảm bảo sự phối hợp của project team với các quy trình kinh doanh khác.
Sự linh hoạt
Là khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng giúp các phòng ban để có những thay đổi hợp lý và kịp thời theo thời gian thật, đảm bảo vận hành hoạt động có ít độ trễ nhất. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu phải là Open-source có khả năng chỉnh sửa hay thiết kế các phần mềm phù hợp với từng loại mô hình doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ
Sự khác biệt cơ bản nhất giữa phần mềm ERP và các phần mềm quản lý riêng lẻ chính là sự tích hợp. Thông thường mỗi phòng ban trong công ty sẽ sử dụng phần mềm quản lý độc lập (phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự,…), việc chuyển thông tin giữa các bộ phận chủ yếu vẫn bằng cách thủ công (copy file, gửi folder qua email hay usb,…). Hình thức này khó kiểm soát, không đảm bảo tính bảo mật, và hiệu suất thấp.
ERP chỉ là một phần mềm duy nhất nhưng cung cấp các module đầy đủ các chức năng tương tự các phần mềm quản lý riêng lẻ. Hơn hết các module này có tính tích hợp cao, giúp các thông tệp dữ liệu đều sử dụng “ngôn ngữ” chung, tránh tình trạng file của phần mềm quản lý riêng lẻ này lại là một “người lạ” trong phần mềm của bộ phận khác.
Thêm vào đó, phần mềm ERP cung cấp các module đặc dụng cho từng bộ phận của doanh nghiệp, cũng như xử lý các quy trình sản xuất theo quy trình chuyên nghiệp. Một điểm đáng chú ý nữa của ERP là việc thu thập các thông tin chi tiết từ nhiều bước trong quy trình khác nhau, giúp tăng hiệu quả quản lý rất cao cho doanh nghiệp.
Tóm lại, ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình một cách chuyên nghiệp.
Lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp
Đáp ứng nhu cầu chung cho các nhân viên
Cốt lõi của một phần mềm ERP là giảm thiểu quy trình thu công bằng tự động hóa trong công việc, việc cung cấp thông tin hay quyền truy cập cho nhân viên sẽ được phân bổ trên ERP dễ dàng. Nhân viên sẽ nhận được các thông tin cơ bản như bộ phận mình làm việc, lương thưởng, bảng chấm công, kho tài liệu (quy định công ty, mẫu hợp đồng, tài liệu đào tạo,…). Thêm vào đó là việc phân quyền truy cập dữ liệu công ty theo cấp bậc của nhân viên, giúp kiểm soát những tài liệu quan trọng hay theo dõi được công việc của nhân viên.
Tăng hiệu suất sản xuất và xác định rõ ràng quy trình kinh doanh
Hệ thống phân hệ của ERP yêu cầu xác định quy trình kinh doanh rõ ràng, đòi hỏi phải phân công công việc đầy đủ, điều này sẽ tạo ra quy trình làm việc liền mạch và không rối rắm.
“Nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được các số liệu về hàng tồn, hoặc lượng vật tư dự trữ cho kế hoạch sản xuất, hoặc các lãnh đạo khi đi công tác mà vẫn phải liên lạc với công ty mỗi 15 phút để nhắc nhở… thì nên ứng dụng hệ thống ERP” – Tập đoàn PwC.
Việc chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong hệ thống ERP đồng thời sẽ đưa các kế hoạch sản xuất theo đúng quy trình. Ví dụ nếu không có quy trình này rất dễ tính toán sai và thắt cổ chai kế hoạch sản xuất, rồi không tận dụng hết công suất của máy móc và nhân công. Tóm gọn lại, hệ thống ERP giúp xác định rõ ràng quy trình kinh doanh, tăng hiệu quả xuất nhân lực và giảm chi phí hoạt động sản xuất.
Xử lý đơn hàng hoàn chỉnh
Quá trình từ khi nhận đơn hàng cho đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu sẽ được cải thiện bởi ERP. Cụ thể, nhân viên sẽ nhân được thông tin đầy đủ khi nhập đơn hàng vào hệ thống ERP như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử mua bán từ phân hệ tài chính, lượng hàng tồn kho từ phân hệ kho, hay lịch trình giao hàng từ phân hệ cung ứng.
Hạn chế sai lầm trong việc nhập dữ liệu
Có nhiều sự cố đã từng xuất hiện khi chuyển dịch dữ liệu qua từng bộ phận, như khi hóa đơn phòng kinh doanh là “16” đơn hàng nhưng nét chữ không rõ ràng dẫn đến kế toán nhập thành “10” đơn hàng, hay nhầm lẫn khi điền sai tên, địa chỉ khách hàng. Việc này ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động cũng như danh tiếng của công ty. Nhờ ERP mọi công việc đều đã được đưa lên hệ thống ngoài ra tài liệu sẽ được chia sẻ giữa các phòng ban, tiết kiệm nguồn nhân lực và giảm thiểu sai sót không đáng có.
Nghiệp vụ kế toán tin cậy
Hệ thống ERP cung cấp module kế toán giúp công ty giảm thiểu nhầm lẫn mà nhân viên có thể gây ra trong hạch toán thủ công. Các phần mềm hoặc phân hệ kế toán này thường được thiết kế theo quy chuẩn quốc tế, nhưng hiện nay nhiều công ty đã có những thiết kế riêng theo đúng quy chuẩn kế toán Việt Nam như Magenest.
Đọc thêm: Lợi ích của việc triển khai ERP cho doanh nghiệp Việt
ERP còn có hạn chế gì?
Hệ thống ERP đem lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp, xong mọi người cũng cần chú ý đến nhược điểm và rủi ro của hệ thống này. Những nhược điểm sau đây người mua có thể gặp phải khi đang triển khai một hệ thống ERP mới:
Chi phí của một phần mềm ERP
Hệ thống ERP sẽ tiêu tốn ngân quỹ của công ty một khoản lớn nếu không thực hiện nghiêm túc tất cả các bước chuẩn bị. Ngoài ra, nếu triển khai phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi trăm triệu đồng chỉ để có một bản giấy phép duy nhất. Chỉ riêng chi phí trả trước cho một hệ thống ERP đã khá cao và sẽ là điều đáng lo ngại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng có một cách giải quyết là sử dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP hay ERP online), những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần thanh toán một khoản tiền hàng tháng.
Đọc thêm: Top 10 phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu nhất
Cần nhiều thời gian và nhân lực để triển khai
Việc hoàn thiện triển khai hệ thống và đi vào hoạt động một cách suôn sẻ đòi hỏi tốc độ triển khai của bên cung ứng và thời gian làm quen phần mềm ở doanh nghiệp. Và hai việc này đều khá tốn thời gian.
Trong khi tiền đầu tư hệ thống ERP đã là một khoản đầu tư, thì quá trình triển khai cũng có thể tốn thêm gấp 4 lần tiền nếu không được theo dõi sát sao. Việc triển khai này sẽ trực tiếp tác động tới toàn bộ doanh nghiệp vì sự phức tạp ban đầu và dẫn đến chỉ số ROI thấp nếu không có lộ trình phù hợp, ngân sách đầu tư về việc mở rộng và nâng cấp hệ thống chính xác.
Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp
Xây dựng một quy trình chuẩn xác, thống nhất
Hệ thống ERP vốn được dựa trên nền tảng công nghệ cao và quy trình quản lý được chuẩn hóa, do đó, việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp sẽ giúp chúng ta xây dựng nên quy trình chuẩn xác, thống nhất, sở hữu một luồng vận hành trơn tru. Với một quy trình chuẩn xác, thống nhất, mỗi khi có một sự thay đổi hay cập nhật nào đó từ hệ thống hoặc từ các bên liên quan, doanh nghiệp sẽ rất dễ dàng bổ sung, điều chỉnh thông tin, dữ liệu hợp lý và kịp thời nhất. Chẳng hạn, với một quy trình xử lý về tài chính – kế toán trong ERP tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, khi có những sự thay đổi mới về quy định hay thông tư, doanh nghiệp sẽ được ERP cập nhật ngay những thông tin, dữ liệu mới một cách hết sức đơn giản, nhanh chóng mà vô cùng chính xác.
Hỗ trợ xây dựng các kế hoạch chính xác, hiệu quả
Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp hỗ trợ rất nhiều trong việc xem xét, tính toán, dự báo những khả năng có thể sẽ xảy ra trong quá trình điều hành các hoạt động kinh doanh – sản xuất của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch chính xác và hiệu quả các nội dung công việc, hoạt động quan trọng, cần thiết trong quá trình sản xuất – kinh doanh của mình. Chẳng hạn, hệ thống ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoạch định chiến lược giá, khuyến mãi – chiết khấu, những cách thức mua hàng hay tính toán hướng mua nguyên vật liệu, xây dựng mô hình sản xuất tối ưu,… Ứng dụng ERP hỗ trợ xây dựng các kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp giảm tối đa những lỗi sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh, mua bán.
Đồng bộ hóa dữ liệu trong một hệ thống duy nhất
Hầu hết mỗi phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp như bộ phận kế toán, phòng kinh doanh, phòng Marketing hay đội bán hàng,… đều sở hữu những dữ liệu riêng biệt. Khi doanh nghiệp tiến hành rà soát, kiểm tra, chắc chắn sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn, rắc rối như: không thể xác định chính xác những lỗi sai thuộc trách nhiệm của phòng ban, bộ phận nào, không thể tập hợp đầy đủ toàn bộ dữ liệu hay không thể hoàn toàn kiểm soát triệt để dữ liệu,… Với việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp, chúng ta sẽ dễ dàng tập trung tất cả dữ liệu từ mọi phòng ban, bộ phận trong công ty vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung. Từ đó, mỗi nhân viên, phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin, kiểm tra và đối soát với nhau một cách chính xác, minh bạch và thuận tiện nhất.
Chuẩn hóa mọi thông tin về nhân sự trong doanh nghiệp
Việc kiểm soát toàn bộ thông tin về nhân sự trong công ty sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu mọi dữ liệu về họ được tập trung lại một vị trí. Doanh nghiệp sẽ thực hiện các thao tác nghiệp vụ dành cho các nhân viên như tính lương – thưởng, quản lý – phân bổ các vị trí,… một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Một nhược điểm nữa nếu doanh nghiệp quản lý nhân sự bằng tay chính là sự chính xác về giờ giấc làm việc – ra về. Đôi khi, phòng Nhân sự sẽ áp dụng một số phương pháp kiểm soát không sát sao, cẩn thận, tạo ra nhiều sai sót về lâu dài. Với việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp để quản lý nhân sự, doanh nghiệp sẽ tránh tối đa những lỗi sai từ việc kiểm soát bằng tay này.
Hỗ trợ công việc kế toán được chính xác
Với những doanh nghiệp lưu trữ tài liệu kế toán – tài chính bằng giấy và bằng file Excel offline (ngoại tuyến), nếu muốn kiểm tra, đối soát thì doanh nghiệp sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn, phức tạp khi phải đối chiếu vô vàn con số trên giấy bằng tay hoặc phải đối chiếu với những con số không được cập nhật thường xuyên tại file Excel offline. Nếu các dữ liệu kế toán – tài chính này được lưu trữ bằng giấy, qua nhiều năm, số lượng sẽ trở nên khổng lồ và cũng không đảm bảo được chất lượng giấy, mực in còn hoàn toàn nguyên vẹn. Thậm chí, việc sử dụng file Excel lưu trữ cũng sẽ trở nên khó khăn trong một vài trường hợp số lượng dữ liệu tích trữ hàng năm trở nên quá lớn. Với việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp, các dữ liệu kế toán – tài chính được lưu trữ trên hệ thống, giúp giảm bớt được những lỗi sai sót, thiếu hụt, nhầm lẫn khi lưu trữ bằng giấy và bằng file Excel offline.
Giúp tích hợp mọi thông tin khách hàng
Khi ứng dụng ERP trong doanh nghiệp, mỗi đơn hàng của khách hàng đều sẽ được chuẩn hóa theo đúng một quy trình tự động duy nhất:
– Đầu tiên là lúc doanh nghiệp nhận đơn hàng.
– Tiếp theo, đơn hàng sẽ được doanh nghiệp đóng gói và giao đi cho khách hàng.
– Cuối cùng là đến bước bộ phận tài chính tiến hàng xuất hóa đơn.
Mọi thông tin khách hàng đều sẽ được ghi nhận lại và chuẩn hóa trên một nguồn dữ liệu duy nhất. Việc chuẩn hóa này sẽ giúp doanh nghiệp sở hữu nguồn thông tin đảm bảo tính chính xác và đầy đủ hơn rất nhiều.
Không những vậy, phần mềm ERP còn giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, tạo nên sự gắn kết và phối hợp ăn ý, nhịp nhàng giữa phòng kinh doanh, bộ phận kho và đội giao hàng ở những địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
Giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất
Phần mềm ERP có khả năng phân hệ, hoạch định và quản lý việc sản xuất của doanh nghiệp. Với những thông tin, dữ liệu nhận được mang tính chính xác, rõ ràng, doanh nghiệp sản xuất có thể nhanh chóng nhận định và loại bỏ những điểm kém hiệu quả trong quy trình sản xuất của mình.
Nếu doanh nghiệp không ứng dụng phần mềm ERP và xây dựng kế hoạch sản xuất theo hướng thủ công, doanh nghiệp sẽ rất dễ tính toán sai và gây nên nhiều nhược điểm – lỗ hổng trong quy trình sản xuất. Chính những lỗ hổng này sẽ là nguồn gốc gây nên tính trạng công suất của máy móc, thiết bị cũng như năng suất, hiệu quả làm việc của đội ngũ công nhân không được tối ưu.
Nói theo một cách khác, ứng dụng ERP chính là triển khai một hệ thống hoạch định cho việc sản xuất trở nên hiệu quả hơn để từ đó, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí sản xuất trên mỗi sản phẩm, giúp doanh thu và lợi nhuận của mình ngày càng tăng trưởng hơn.
Mô hình ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Doanh nghiệp thường quan tâm đến kết quả đầu tư hay chỉ số hồi vốn ROI (Return on Investment), và sẽ đặt câu khi nào sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu? Vậy nên việc lựa chọn một mô hình ERP phù hợp là điều cần thiết.
Hiện nay, trên thị trường có nhiều công ty tư vấn cung cấp phần mềm ERP giá rẻ cho các doanh nghiệp nhưng việc lựa chọn phần mềm không phải chỉ dựa vào giá cả mà phải theo một số tiêu chí chính như sau:
Đặt ra nhu cầu và mục tiêu
doanh nghiệp liệt kê những điều cần thiết và mong muốn được trước khi triển khai hệ thống ERP, đồng thời ghi ra những tính năng “phải có” để hoạt động sản xuất.
Lấy lời khuyên từ nhiều nguồn
Có thể lấy lời khuyên từ bên công ty tư vấn giải pháp ERP, blog công nghệ,… Nhưng nếu có thể, doanh nghiệp nên nói chuyện với những người đang trực tiếp sử dụng hệ thống ERP, họ có những đánh giá chân thực nhất từ khâu dịch vụ cho đến quá trình cài đặt, những lưu ý cần thiết khi sử dụng hay các kết quả sau khi sử dụng hệ thống ERP.
Lập nguồn quỹ đầu tư riêng và phát triển kế hoạch triển khai thực tế
Một quỹ vốn riêng để đầu tư vào ERP là điều tối ưu, khi đó doanh nghiệp cần dự trù ra các khoản chi phí ẩn như chi phí hoạt động, chi phí nâng cấp, chi phí nhân lực,…
Phần mềm ERP là phương pháp quản lý doanh nghiệp của tương lai
Việc triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp sẽ chú trọng vào việc cải tiến cũng như phát triển hệ thống nội bộ của công ty, việc áp dụng nó để thu được hiệu quả cao sẽ dành cho những người kiên trì với nó. Để có thể đạt được giá trị theo tầm quốc tế nhưng vẫn giữ được hình thái hay khuôn mẫu của doanh nghiệp Việt Nam, việc lựa chọn đơn vị triển khai ERP cần được nghiên cứu tỉ mỉ. Tuy thời gian triển khai có thể mất từ vài tháng cho đến vài năm, nhưng giá trị nó đem lại doanh nghiệp trong tương lai sẽ cực kỳ to lớn.
Bạn có thể tham khảo qua Odoo, phần mềm ERP open-source (mã nguồn mở) phù hợp với việc tuỳ chỉnh và đáp ứng toàn bộ nhu cầu của mọi doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Nếu cần tư vấn, hãy liên hệ với Magenest để được hỗ trợ triển khai Odoo nhé!
Xem chi tiết
Thu gọn
