Tổng quan về quy trình quản lý các giai đoạn dự án theo mô hình Prince2 | TIGO Software Solutions

PRINCE2 là gì?

PRINCE2 là một chiêu thức quản trị dự án Bất Động Sản để tăng trưởng ứng dụng, ứng dụng và dịch vụ. PRINCE2 là từ viết tắt của những dự án Bất Động Sản trong thiên nhiên và môi trường được trấn áp và nó đã được tạo ra bằng cách tiếp cận tuyến tính. Các dự án Bất Động Sản được chia thành những quá trình và mỗi quy trình tiến độ được triển khai xong trước khi khởi đầu tiếp theo .

PRINCE2 là một phương pháp tiếng Anh, có nguồn gốc từ việc đúc kết các kinh nghiệm thực tế (còn gọi là thực hành tốt nhất – Best Practices). 

PRINCE được ra mắt vào năm 1989 và được cải tiến và mở rộng thành PRINCE1996 vào năm 2. Những năm đầu thành lập, PRINCE chủ yếu dành cho các dự án CNTT. PRINCE2 hiện nay được áp dụng phổ biến hơn và cũng được sử dụng trong ngày càng nhiều lĩnh vực ngoài CNTT-TT.

Quy trình của Prince2

Mô hình quy trình Prince2 mô tả các giai đoạn và kiểm soát. Cũng lưu ý rằng Ban Dự án (Chỉ đạo Dự án) có vai trò trung tâm trong việc này. Có những giai đoạn có thể được lặp lại nhiều lần.

Nói đến PRINCE2 bạn cần biết 4 thành phần chính sau :

  • 7 Principles
  • 7 Themes
  • Processes
  • Custom Tailoring to the Project Environment.

Các tính năng chính của PRINCE2:

  • Trường hợp kinh doanh: lý do kinh doanh của dự án (dự án mang lại lợi ích gì cho tổ chức? Dự án đóng góp ở mức độ nào cho mục tiêu kinh doanh? Cuối cùng, lợi ích của dự án có lớn hơn chi phí của nó không?).
  • Lập kế hoạch dựa trên sản phẩm (xem 5.1): kế hoạch xác định việc phân phối sản phẩm (trong thời gian chờ đợi và khi kết thúc).
  • Tổ chức: cơ cấu tổ chức xác định cho dự án (quản lý dự án, khách hàng, nhóm chỉ đạo, …).
  • Thực tập: Cả hai giai đoạn quản lý có thể quản lý và kiểm tra được.
  • Management by Exception: ban dự án chỉ họp khi thực sự cần thiết.

Phương pháp này gồm có 7 nguyên tắc, 7 chủ đề trọng tâm và 7 tiến trình. Điểm khởi đầu của giải pháp này là những nhà ra quyết định hành động chỉ đến với nhau nếu dự án Bất Động Sản có rủi ro tiềm ẩn đi ra ngoài những giới hạn định trước về thời hạn thực thi hoặc vốn góp vốn đầu tư .

7 nguyên tắc (principles)

  1. Continued Business Justification (liên tục thẩm định mức khả thi của bài toán kinh doanh)
  2. Learn from experience (bám sát yếu tố kinh nghiệm)
  3. Defined roles and responsibilities (làm rõ vai trò và trách nhiệm)
  4. Manage by Stages (quản lý theo giai đoạn)
  5. Manage by Exception (quản lý theo các quy tắc ngoại lệ)
  6. Focus on products (tập trung vào sản phẩm)
  7. Tailor to the project environment (quy trình “may đo”, tùy chỉnh theo môi trường dự án)

7 chủ đề trọng tâm (themes)

  1. Business Case theme
  2. Organization theme
  3. Quality theme
  4. Plans theme
  5. Risk theme
  6. Change theme
  7. Progress theme

Các chủ đề chỉ ra các ưu tiên cơ bản của bất kỳ dự án nào, và nên được xem xét và duy trì ở mọi giai đoạn. Chúng nên được coi là các quy tắc để thực hành tốt nhất, giúp đảm bảo rằng một dự án có cơ hội thành công tốt nhất về thời gian và trong ngân sách.

Cụ thể là : trường hợp kinh doanh thương mại ( ngân sách so với quyền lợi ), tổ chức triển khai ( duy trì phân cấp rõ ràng ), chất lượng ( tập trung chuyên sâu vào mẫu sản phẩm ), kế hoạch ( báo cáo giải trình liên tục ), rủi ro đáng tiếc ( kế hoạch rõ ràng để giải quyết và xử lý rủi ro đáng tiếc ), đổi khác ( một mạng lưới hệ thống rõ ràng để cho phép người quản trị dự án Bất Động Sản thực thi những biến hóa trong loại sản phẩm ) và tiến trình ( tiếp thị quảng cáo liên tục về phương pháp dự án Bất Động Sản đang tiến triển ) .

7 quy trình (processes)

  1. Starting up a Project
  2. Directing a Project
  3. Initiating a Project
  4. Controlling a Stage
  5. Managing Product Delivery
  6. Managing Stage Boundary
  7. Closing a Project

Mặc dù Chủ đề đại diện thay mặt cho ‘ quy tắc ’ liên tục, những Quy trình miêu tả những hoạt động giải trí và quy trình tiến độ đơn cử trong một dự án Bất Động Sản và ai chịu nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi chúng :

  • Bắt đầu một dự án: thông tin ban đầu được lọc vào ban điều hành dự án, vì vậy họ có thể lọc ra những ý tưởng tốt từ cái xấu.
  • Chỉ đạo một dự án: các điểm thường xuyên trong một dự án để hội đồng quản trị quyết định liệu nó có tiếp tục biện minh kinh doanh không.
  • Bắt đầu một dự án: điều này đặt ra nền tảng vững chắc cho dự án. Đó là khi kế hoạch dự án và trường hợp kinh doanh chi tiết được viết, cũng như các chiến lược để quản lý rủi ro, truyền thông và chất lượng.
  • Kiểm soát một giai đoạn: được thực hiện thường xuyên bởi người quản lý dự án, nó liên quan đến việc ra lệnh cho các trách nhiệm khác nhau, bao gồm phân bổ công việc cho các nhóm, quản lý rủi ro và đảm bảo các giai đoạn vẫn nằm trong dung sai.
  • Quản lý phân phối sản phẩm: trong giai đoạn này, tất cả các sản phẩm chuyên dụng được thiết kế, xây dựng và kiểm tra để đảm bảo chúng phù hợp với yêu cầu.
  • Quản lý ranh giới giai đoạn: được thực hiện bởi người quản lý dự án vào cuối mỗi giai đoạn, việc này chuẩn bị thông tin theo yêu cầu của hội đồng quản trị để giúp họ quyết định có tiếp tục không. 
  • Đóng một dự án: liên quan đến việc đạt được thỏa thuận từ người dùng và nhóm vận hành rằng các sản phẩm là thỏa đáng. Đây cũng là cơ hội để các nhà quản lý dự án báo cáo về những thành tựu của dự án và bất kỳ hành động tiếp theo nào được yêu cầu.

Quản lý ranh giới giai đoạn (SB – Stage Boundary)

Quy trình Ranh giới quy trình tiến độ quản trị miêu tả phương pháp mà người chỉ huy dự án Bất Động Sản sẵn sàng chuẩn bị cho quyết định hành động của Ban dự án Bất Động Sản để kết thúc quy trình tiến độ. Quá trình này khởi đầu khi loại sản phẩm theo kế hoạch được phân phối hoặc khi lịch trình update cho thấy thời hạn hoặc ngân sách dẫn đầu sẽ nằm ngoài dung sai đã đặt. Trong trường hợp tiên phong sẽ sử dụng Báo cáo kết thúc quy trình tiến độ ( từ CS5 ) làm đầu vào, trong trường hợp thứ hai, chúng tôi sử dụng Báo cáo ngoại lệ được chấp thuận đồng ý ( từ CS8 ) .

Theo PRINCE2, mỗi dự án Bất Động Sản tiến hành sẽ được bổ thành những stage, quản trị dự án Bất Động Sản bám đuổi và lập kế hoạch theo những stage này với khoanh vùng phạm vi rõ ràng về những loại sản phẩm phải chuyển giao cho người mua .
Các team dự án Bất Động Sản nhận những Work Package, xử lý theo từng đơn vị chức năng tuần ( 1 sprint ), và release đến người mua ngay trong Sprint đó .

Quá trình này bao gồm các bước 6:

  • SB1: lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo, Kế hoạch Giai đoạn (chỉ với phân phối thường xuyên).
  • SB2: cập nhật kế hoạch dự án.
  • SB3: Cập nhật tình huống kinh doanh.
  • SB4: cập nhật nhật ký rủi ro.
  • SB5: báo cáo kết thúc giai đoạn cho nhóm chỉ đạo.
  • SB6: tạo một Kế hoạch Ngoại lệ (chỉ với một Báo cáo Ngoại lệ làm đầu vào).

Theo Hinde, David, hướng dẫn học PRINCE2 ( trang 36-37 ). Wiley, phiên bản Kindle thì có lý giải 1 số ít thuật ngữ quy trình tiến độ tương quan đến trấn áp tiến trình như sau :

  • Controlling Stage: PM phải quản lý một giai đoạn bàn giao sang khách hàng bằng cách chia thành các Work Packages và ủy quyền cho các team dự án thực hiện. Quá trình này đòi hỏi PM phải làm việc với các Stakeholders, báo cáo về tiến độ và xử lý các vấn đề. Khi ủy quyền, PM phải cung cấp cho các thành viên trong nhóm tất cả thông tin họ cần biết để thực hiện một số công việc, chẳng hạn như làm cái gì? Ràng buộc bao nhiêu thời gian và tiền bạc? Tần suất báo cáo lại cho người quản lý dự án?
  • Quản lý bàn giao sản phẩm (Managing Product Delivery): Team dự án thực hiện công việc của họ trong quá trình sản xuất và bàn giao sản phẩm. Team thực hiện ba hoạt động PRINCE2 trong quá trình này: chấp nhận công việc từ người quản lý dự án thông qua các Work Package; Tạo ra các sản phẩm và chuyển giao theo yêu cầu của Work Package. Team dự án cũng phải thường xuyên báo cáo về tiến độ công việc cho người quản lý dự án bằng các báo cáo check point.
  • Quản lý ranh giới giai đoạn (Managing a stage boundary): Khi PM thấy rằng công việc của giai đoạn giao hàng hiện tại sắp hoàn thành, PM sẽ bắt đầu lên kế hoạch cho giai đoạn giao hàng tiếp theo. Tại thời điểm này, PM có hai trọng tâm: hoàn thành quản lý Work Package trong giai đoạn phân phối hiện tại và tạo kế hoạch giai đoạn cho giai đoạn tiếp theo.

Controlling Stage (kiểm soát giai đoạn)

Dự án, dự án Bất Động Sản đặc biệt quan trọng lớn hoặc phức tạp thường phân hủy để quá trình, mỗi quy trình tiến độ được quản trị như là gần như là một dự án Bất Động Sản riêng không liên quan gì đến nhau. Giai đoạn này cũng theo dõi tiến trình và báo cáo giải trình cho ban quản trị ( thí dụ PMO ). Các yếu tố ( rủi ro đáng tiếc thực tiễn ) từ những quá trình trước được ghi nhận và phân chia cho đầu bài của đề án tiếp theo .

Quản lý bàn giao sản phẩm (Managing Product Delivery)

Các gói việc làm cần phải được thực thi, cung ứng và được gật đầu ( nguồn, kế hoạch dự án Bất Động Sản, gồm có cả công bố khoanh vùng phạm vi loại sản phẩm và chất lượng kế hoạch ) .

Quản lý ranh giới giai đoạn (Managing a stage boundary)

Mục đích của quy trình tiến độ Quản lý ranh giới quá trình là được cho phép người quản trị dự án Bất Động Sản cung ứng không thiếu thông tin để ban quản trị dự án Bất Động Sản hoàn toàn có thể nhìn nhận mức độ thành công xuất sắc của quá trình hiện tại, phê duyệt kế hoạch quy trình tiến độ tiếp theo, xem xét kế hoạch dự án Bất Động Sản đã update, và xác nhận năng lực liên tục tăng trưởng và năng lực gật đầu rủi ro đáng tiếc. Do đó, quá trình nên được triển khai tại hoặc gần cuối mỗi tiến trình quản trị .

Lợi ích của việc sử dụng PRINCE2 

Điều tiên phong PRINCE2 cung ứng cho bạn là những phương pháp, gọi là methodology để triển khai dự án Bất Động Sản. Project Manager hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh những theme và process theo nhu yếu dự án Bất Động Sản. Không chỉ có thế, PRINCE2 còn phân phối những template định nghĩa trước hoàn toàn có thể vận dụng cho rất nhiều hoạt động giải trí trong dự án Bất Động Sản. PMBOK chỉ cho tất cả chúng ta framework và “ how ” Project được quản trị, chứ không phân phối những template định nghĩa trước để chuẩn hóa theo khuôn mẫu. Đây là một điểm tiêu biểu vượt trội của PRINCE2 so với PMP .

PRINCE2 không yêu cầu các bạn phải áp dụng mọi nguyên tắc. Tuy nhiên bạn cần học kỹ tất cả các nguyên tắc để có thể áp dụng linh hoạt. Bạn cũng có thể tạo ra nguyên tắc cho chính bạn từ các nguyên tắc nền tảng. Đây chính là nguyên lý của “phá vỡ quy tắc”: Learn the rules, break the rules, make up new rules, break the new rules.

Xem thêm: Cải tiến liên tực dựa trên phương pháp phả vỡ quy tắc sau khi đã làm chủ các quy tắc.

Có thể nhiều bạn vướng mắc là học PMP hoành tráng và to lớn quá, nhiều lúc ở Nước Ta dự án Bất Động Sản nhỏ tí thì có cần tới PMP hay không. PMP và PRINCE2 luôn phong cách thiết kế chương trình và tài liệu để hoàn toàn có thể giúp Project Manager hoạt động giải trí trong mọi kích cỡ dự án Bất Động Sản. Hơn nữa Project Manager hoàn toàn có thể vận dụng kỹ năng và kiến thức PRINCE2 trong nhiều nghành như IT, Xây dựng hay kể cả tăng trưởng loại sản phẩm …

PRINCE2 quản lý dự án thông qua các ngoại lệ (manage by exceptions), do đó dự án có những ngưỡng giới hạn, khi dự án có sự kiện nào vượt ngưỡng này, các lành đạo Top Management sẽ can thiệp để giúp Project Manager vượt qua hoàn cảnh đó.

Kết Luận

Chúng ta mới chỉ nghiên cứu và phân tích một góc nhìn rất nhỏ là vận dụng PRINCE2 trong những Delivery Stage của những dự án Bất Động Sản tiến hành. Sẽ cần phải có sự nghiên cứu và phân tích sâu hơn ở những Stage khác như Pre-Project và Initiation Stage. Ngoài ra cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của những dự án Bất Động Sản cũng phải làm rõ hơn để giúp cho việc tiếp xúc và phối hợp giữa những bên được thuận tiện .

Xem thêm: PMI và Prince2 khác nhau như thế nào?

Phạm Đình Trường
TIGO Solutions