Các cuộc họp nhân viên ngồi xuống theo kiểu cũ rất khó tổ chức, tốn kém thời gian của nhân viên và tạo ra các nút thắt thông tin gây khó khăn. Các cuộc họp ngồi xuống hàng tuần giống như tắc nghẽn trong huyết mạch của một tổ chức. May mắn thay, có một giải pháp thay thế lành mạnh, ít calo. Một công cụ giao tiếp văn phòng mới được gọi là Slack cho phép mọi người trong tổ chức chia sẻ thông tin với nhiều nhóm một cách dễ dàng và công nghệ Cuộc gọi Hội nghị miễn phí cho phép các nhóm đó gặp nhau trong nháy mắt và sử dụng thông tin để đưa ra quyết định nhanh chóng. Tích hợp Slack với các cuộc gọi hội nghị là cách đơn giản nhất để giúp tổ chức cảm thấy tuyệt vời và hoạt động tốt hơn.

Giữ cho các nhóm có tổ chức

Slack được tổ chức thành một “phòng trò chuyện” nhỏ trên máy tính để bàn của bạn, với tất cả những người bạn giao tiếp được tổ chức thành các nhóm. Một đội có thể chỉ có bạn và người giám sát của bạn, vì vậy bạn có thể có một cuộc tranh luận riêng về việc liệu bạn có thể nghỉ vào thứ Sáu tới hay không vì Blue Jays đã thực hiện trận play-off. Nhóm chính của bạn có thể là một bộ phận, chẳng hạn như bộ phận bán hàng.

Nơi Slack thực sự tỏa sáng là trong sự tập hợp nỗ lực của các nhóm dự án bao gồm những người được chọn trong các bộ phận khác nhau hoặc những “người vô gia cư” trong các tổ chức – các nhà sáng tạo.

Luôn liên lạc

Thoạt nhìn, Slack có thể trông giống như “nhiều email hơn”, nhưng Slack lọc ra thế giới bên ngoài và truyền thông tin liên lạc nội bộ của bạn theo nhóm. Nó hoạt động giống như các cửa sổ nhắn tin nhỏ, giữ cho thông tin liên lạc ngắn gọn một cách vui vẻ và có một nơi để đính kèm các liên kết đến tài liệu và video để phân phối thuận tiện, đặc biệt là ở dạng bản thảo để cộng tác và các ý tưởng mới để truyền cảm hứng.

Tất nhiên, bạn có thể bật hoặc tắt thông báo, theo nhóm hoặc cá nhân và truyền thông báo đến điện thoại di động, cho phép sếp của bạn tìm thấy bạn nhanh chóng mà không cần có số điện thoại di động cá nhân của bạn để nhắn tin.

Giờ đây, bạn có một cửa sổ nhỏ tiện dụng để theo dõi những gì các nhóm của bạn đang thảo luận, mà bạn có thể xem bất cứ khi nào bạn có thời gian hoặc bỏ qua khi bạn bận.

Phá vỡ tắc nghẽn thông tin

Những câu hỏi như “Chúng tôi còn lại bao nhiêu trong ngân sách cho XYZ” có thể được trả lời nhanh chóng bởi người biết và được bên thứ ba sửa đổi như “Lưu ý rằng tôi vừa chi 500 đô la ngày hôm qua mà kế toán chưa thấy. “

Slack loại bỏ sự xung đột và “lực cản” khiến mọi người bị chậm lại trong công việc của họ vì họ cần một thông tin quan trọng mà họ sẽ không nhận được cho đến khi có cuộc họp nhân viên ngồi xuống hàng tuần hoặc một số nút thắt thông tin lỗi thời khác.

Nhưng có một điều mà Slack không làm.

Đóng băng trên bánh: Tích hợp chậm với các cuộc gọi hội nghị

Đôi khi, một tình huống xảy ra mà cả nhóm cần phải tập trung vào nhau và đưa ra quyết định. Với một nhóm hai người, bạn sẽ chỉ cần nhấc điện thoại. “Ông chủ — tôi cần mua vé ngay bây giờ: tôi có thể có ngày nghỉ để đi xem trò chơi Jays không, hoặc tôi sẽ bị ốm vào ngày hôm đó?”

Nhưng phải làm sao khi bạn cần đến bộ não của 12 người nằm rải rác ở 5 phòng ban? Việc chờ đợi cuộc họp ngồi xuống tiếp theo sẽ giết chết hiệu quả, nhưng việc đưa ra quyết định một cách nhanh chóng mà không có tâm trí nhóm có thể dẫn đến thảm họa. Hai cái đầu thực sự tốt hơn một cái.

Voilà– la cuộc gọi hội nghị.

Các cuộc gọi hội nghị đồng bộ hóa hoàn hảo với Slack vì chúng cho phép một nhóm ở mọi quy mô chỉ cần nhấc điện thoại.

Khi bạn thực sự cần mọi người, bạn có thể thiết lập thời gian của một cuộc gọi hội nghị ngắn thông qua Slack, Đồng bộ hóa Lịch Google or Phần bổ trợ Outlook.

Sử dụng Cuộc gọi định kỳ tính năng trong hội nghị từ xa để gửi một lời mời cho mọi người trong vài phút, đưa toàn bộ nhóm của bạn vào cùng một trang, đưa ra quyết định và hoàn thành trong vòng chưa đầy mười phút.

Các cuộc gọi hội nghị được thiết kế để thiết lập các cuộc họp dài giữa các nhóm trên khắp các châu lục, nhưng chúng thật tuyệt vời trong ngắn hạn, các cuộc họp quyền lực giữa các nhóm trong một tòa nhà — và mọi thứ ở giữa.

Các tính năng cổ điển

Điều tốt nhất về các cuộc gọi hội nghị là chất lượng âm thanh, bởi vì nó giúp mọi người nghe được những sắc thái tinh tế của chính xác cảm giác của mọi người. Nhưng Mặt đối mặt có thể rất hữu ích khi đưa ra các quyết định quan trọng. Đối với điều đó, hãy chọn Hội nghị truyền hình.

Chia sẻ màn hình là thứ biến cuộc gọi hội nghị của bạn thành một Hội nghị web, do đó, mỗi người tham gia có thể đưa vào các tài liệu trên màn hình chung và đính kèm các tài liệu hoặc video có liên quan.

Nếu các bộ phận trong nhóm của bạn đang quá cảnh ở đâu đó, họ có thể sử dụng Ứng dụng cuộc gọi hội nghị di động để kết nối từ mọi nơi.

Đưa cuộc họp ngồi xuống đúng vị trí của nó

Họp ngồi là một “loài có nguy cơ tuyệt chủng”, nhưng chúng khó có khả năng tuyệt chủng hoàn toàn.

Họ là một bước quan trọng trong sự phát triển của các cuộc họp, và họ vẫn có đủ khả năng để nghỉ ngơi xã hội thú vị, nơi mọi người có thể trò chuyện trước cuộc họp qua cà phê và đĩa trái cây. Họ có vị trí của mình trong việc xây dựng đội nhóm, cùng với các buổi tĩnh tâm và đêm chơi bowling.

Nhưng các cuộc họp ngồi xuống là nút thắt thông tin mà tổ chức của bạn không thể đảm đương được, và chúng ngốn quá nhiều thời gian của nhân viên khiến mọi người phải chạy quanh thang máy và hành lang để tập hợp.

Mỗi tháng một lần là tốt cho một cuộc họp ngồi xuống.

Các cuộc gọi hội nghị được thiết lập miễn phí và linh hoạt đến mức bạn có thể tập hợp một nhóm và đưa ra quyết định trong mười phút mà không làm gián đoạn quy trình công việc của bất kỳ ai. Bạn thậm chí có thể sử dụng Ghi âm cuộc gọi hội nghị để tạo bản ghi MP3 của cuộc họp cho bất kỳ ai không thể tham dự và trong vài phút.

Phá vỡ tắc nghẽn thông tin văn phòng với Tích hợp Slack với Cuộc gọi Hội nghị giống như cách đơn giản nhất để giúp tổ chức cảm thấy tuyệt vời và hoạt động tốt hơn.