Đối với người dùng G Suite phiên bản Business và Enterprise, Google Vault chắc chắn là một ứng dụng đóng vai trò không thể thiếu, hỗ trợ cho công việc của đội ngũ quản lý doanh nghiệp. Với G Suite bản Basic, mặc dù ứng dụng này không có sẵn nhưng rất nhiều doanh nghiệp sẵn sàng bỏ thêm chi phí để mua Vault dưới dạng add-on (ứng dụng bổ trợ). Vậy Google Vault là gì và tại sao doanh nghiệp lại cần ứng dụng này?
Lưu ý : Bài viết sẽ sử dụng cả một số ít từ tiếng anh và lý giải bằng tiếng Việt để người đọc hiểu đúng chuẩn nội dung được truyền đạt khởi đầu .
Tóm Tắt
Google Vault là gì?
Trước khi tìm hiểu Vault là gì, có thể bạn sẽ cần biết về eDiscovery. eDiscovery hay Electronic Discovery là quá trình khám phá và tìm kiếm thông tin được lưu ở định dạng điện tử (electronic format). Quá trình này thường được thực hiện để đáp ứng yêu cầu pháp lý hay điều tra.
Bạn đang đọc: Google Vault là gì? – Gimasys
Google Vault chính là một ứng dụng giúp admin tìm kiếm, lưu trữ và trích xuất dữ liệu nhằm phục vụ nhu cầu eDiscovery đó của doanh nghiệp.
Google Vault có những tính năng nào?
Để hiểu hơn về quyền lợi của Vault, bạn cần biết về thuật ngữ và cách hoạt động giải trí của nó
- Archiving: Giúp admin thiết lập các quy tắc lưu trữ (retention) để kiểm soát xem dữ liệu sẽ được lưu trữ trong bao lâu trước khi bị xóa khỏi tài khoản của người dùng và xóa khỏi hệ thống của Google. Với tính năng này, admin có thể lưu trữ và bảo vệ dữ liệu trong bao lâu tùy vào yêu cầu của công ty, kể cả khi người dùng đã xóa tin nhắn, các file tài liệu hay đã xóa cả dữ liệu trong thùng rác. Hoặc khi không cần nữa, admin cũng có thể cài đặt vault để xóa những dữ liệu nhạy cảm khỏi tài khoản của người dùng.
- Legal hold: Cài đặt lệnh hold lên tài khoản của người dùng để bảo vệ dữ liệu của người dùng đó mãi mãi, nhằm đáp ứng yêu cầu pháp lý hay yêu cầu lưu trữ.
- Search: Tìm kiếm dữ liệu của doanh nghiệp theo từng tài khoản người dùng, theo các tổ chức con (organizational unit), theo ngày hay theo từ khóa.
- Export: Xuất dữ liệu để phục vụ cho quá trình phân tích, xử lý thông tin. Ví dụ: Admin có thể xuất kết quả tìm kiếm ra định dạng PST hay mbox.
- Audit Report: Xem các báo cáo kiểm định để có thêm thông tin về hoạt động của Vault user – những người có quyền đăng nhập vào Vault. Khi xem audit report, admin sẽ kiểm tra được chi tiết các thao tác họ đã làm trọng một khoảng thời gian cụ thể, ví dụ như ai đã thiết lập retention rule, thay đổi lệnh hold, hay thực hiện các thao tác quản trị khác.
Hướng dẫn và ví dụ về cách sử dụng Google Vault trong G Suite .
Google Vault hỗ trợ những nội dung nào?
Do nhu yếu bảo mật thông tin ngặt nghèo, nhiều doanh nghiệp thường có nhu yếu “ đọc email ” của nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên đây thực sự không phải là một cách làm hài hòa và hợp lý và hiệu suất cao để ship hàng những nhu yếu kiểm tra, pháp lý. Bởi trong kỉ nguyên số như lúc bấy giờ, kênh liên lạc sẽ không bị số lượng giới hạn trong email, chưa kể khối lượng thông tin mà họ gửi đi, nhận về là rất lớn. Nếu quyết tâm “ bơi ” trong bể thông tin này, chắc như đinh sẽ tốn không ít sức lực lao động. Thay vào đó, admin hoàn toàn có thể tìm kiếm thông tin theo những trường thông tin có sẵn ( từ khóa, thời hạn, account, .. ) và Vault sẽ thanh tra rà soát :
- Tin nhắn Email
- Nội dung chat trong Hangouts (với các cuộc hội thoạt có bật lịch sử chat) và chat trong Google Talk “on the record”
- Google Group
- Các file tài liệu trong Google Drive và Team Drives
- Các cuộc hội thoại trong Hangouts Chat
Lợi ích của Google Vault
-
Giảm rủi ro pháp lý
Với những tính năng trên, Google Vault được cho phép quản trị thông tin trong doanh nghiệp và Giao hàng eDiscovery. Qua đó, admin hoàn toàn có thể tạo hàng rào bảo vệ cho doanh nghiệp của mình, nhằm mục đích giảm thiểu tối đa những rủi ro đáng tiếc tương quan đến pháp lý và kiện tụng .
-
Một bản lữu trữ duy nhất cho tất cả email
Google Vault là nơi tàng trữ thông tin tập trung chuyên sâu và được quản trị tại một chỗ ( tức là không bị sao chép và chuyển đến mạng lưới hệ thống nào khác ). Amin không cần sao lưu tài liệu thành 1 khối tài liệu riêng, từ đó giảm thiểu rủi ro đáng tiếc tương quan đến việc chuyển dời và phát sinh thêm tài liệu cần quản trị .
-
Giảm chi phí
Hệ thống IT truyền thống lịch sử thường đương đầu với những khoản ngân sách lớn khi quản trị, tích lũy và lưu giữ email. Nguyên nhân : Do những email, tài liệu nằm phân tán tại nhiều nơi khác nhau như ổ đĩa mạng, ổ đĩa máy tính người dùng, máy tính xách tay và những thiết bị di động. Điều này khiến cho admin tốn nhiều thời hạn và kinh phí đầu tư để tìm kiếm, xác lập, tích lũy những thông tin từ người dùng .
-
Phân tích và đánh giá nhanh
Bằng việc ứng dụng thuật toán Google search nổi tiếng, Google Vault trả lại tác dụng rất nhanh khi doanh nghiệp cần tìm kiếm thông tin. Khi kiểm tra tổng quan cũng như cụ thể những email và đoạn chat tương quan, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kịp thời đưa ra những bước giải quyết và xử lý thích hợp, đề phòng thực trạng tái diễn hay để lại hậu quả về sau .
-
Cải tiến liên tục mà không phải nâng cấp
Google liên tục update những tính năng bổ trợ cho Google Vault, giúp nâng cao năng lực quản trị rủi ro đáng tiếc cho người mua. Do Vault trọn vẹn là web-base – chạy trên trình duyệt, do đó admin không thiết yếu phải tải, thiết lập hay bảo dưỡng ứng dụng .
Với những tính năng và quyền lợi trên, Google Vault chắc như đinh là một công cụ tương hỗ đắc lực cho doanh nghiệp. Để mở màn sử dụng Vault, bạn cần bảo vệ những yếu tổ sau :
- Doanh nghiệp của bạn đang sử dụng G Suite phiên bản Business hoặc Enterprise.
- Bạn là super admin của hệ thống G Suite. Chỉ admin có quyền cao nhất mới có thể cài đặt và phân quyền cho các tài khoản khác.
- Nếu đang dùng G Suite bản Basic, bạn cần mua license Vault dưới dạng add-on.
Lưu ý: Tất cả các tài khoản mà admin muốn tìm kiếm, lưu trữ hay trích xuất thông tin phải là tài khoản G Suite và phải được admin cài đặt license Vault. License vault có thể được cài đặt (assign) cho từng cá nhân, cho các tổ chức con hoặc cho toàn bộ domain.
Admin hoàn toàn có thể xem xét việc sử dụng G Suite basic và chỉ mua thêm license Vault cho những thông tin tài khoản cần quản trị. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí được rất nhiều ngân sách ( so với việc hàng loạt người dùng sử dụng phiên bản Business / Enterprise ) .
Cần hỗ trợ thông tin dịch vụ G Suite liên hệ:
- Email: [email protected]
- Hotline: 0987 682 505
- Form: Tại đây
Cập nhật: Gimasys
Có thể bạn quan tâm:
Source: https://final-blade.com
Category: Tiền Điện Tử – Tiền Ảo
