5/5 – ( 5 bầu chọn )
Đối với các doanh nghiệp thì việc xây dựng quy trình làm việc là điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp còn gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian trong việc xây dựng quy trình này. Do đó, bài viết dưới đây của Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn các bước để xây dựng, quản lý hiệu quả quy trình làm việc. Hãy cùng theo dõi nhé!
Bạn quan tâm đến Bộ quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo. Click ngay vào ảnh để nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng riêng biệt từ phần mềm.
Tóm Tắt
1. Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là cách thức thực hiện công việc theo quy định, tiêu chuẩn đã được đặt ra, nhằm đảm hoàn thành mục tiêu công việc. Ngoài ra, quy trình thực hiện công việc của công ty có thể chỉnh sửa và bổ sung sao cho phù hợp với tính chất của từng giai đoạn.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Xếp hạng các cấp độ của kỹ năng mà nhà quản lý cần có
2. Các bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả
Việc thiết lập bản quy trình việc làm mang lại rất nhiều quyền lợi cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách thiết kế xây dựng quy trình này. Vì vậy, bạn nên tìm hiểu thêm các bước thiết kế xây dựng và quản trị quy trình việc làm hiệu suất cao dưới đây .
2.1 Xác định nhu cầu
Bước tiên phong để kiến thiết xây dựng và quản trị quy trình hiệu suất cao thì bạn cần xác lập được nhu yếu. Cụ thể như sau :
- Để tăng cấp mạng lưới hệ thống tốt hơn .
- Để vận dụng các tiêu chuẩn mới vàoquy trình.
- Do nhu yếu từ ban chỉ huy, nhà quản trị, …
- Do nhu yếu tái cấu trúc .
>>> ĐỌC NGAY: MBO là gì? So sánh ưu nhược của phương pháp MBO và MBP
2.2 Xác định mục đích của quy trình
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác lập mục tiêu của quy trình. Việc này sẽ giúp bạn biết được chiêu thức, thời hạn, các bước triển khai việc làm, … một cách đơn cử. Để xác lập mục tiêu quy trình, bạn cần vấn đáp các câu hỏi sau :
- Quy trình này cần tuân thủ những điều gì ?
- Bản chất củaquy trìnhlà gì ?
Ý nghĩa của bước này là lập ra các tiềm năng, giải pháp trấn áp, thời hạn việc làm dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp. Từ đó thiết lập quy trình thực thi việc làm .
>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)
2.3 Xác định phạm vi của quy trình làm việc
Các doanh nghiệp cần xác lập được khoanh vùng phạm vi của quy trình như sau :
- Doanh nghiệp xác lập được đối tượng người tiêu dùng nào sẽ tuân thủ và thực thiquy trình. Đó hoàn toàn có thể là cá thể, phòng ban, …
- Quy trình hoàn toàn có thể được kiểm soát và điều chỉnh trong khoanh vùng phạm vi toàn doanh nghiệp, hoặc từng bộ phận, cá thể, theo khoảng trống, thời hạn, …
>>> XEM THÊM: 10 Phương pháp quản lý nhân viên hiệu quả nhà quản lý cần biết
2.4. Xác định số bước công việc cần làm
Bên cạnh việc xác lập nhu yếu, mục tiêu và khoanh vùng phạm vi, bạn cũng cần xác lập số bước việc làm cần làm để quy trình việc làm tốt hơn .
- Số bước hoàn toàn có thể được xác lập dựa vào đặc thù của việc làm .
- Số bước của quy trình không được lao lý đơn cử. Tuy nhiên, một quy trình với quá nhiều bước sẽ rất khó để quản trị, còn nếu quá ít bước thì không đủ để quản trị .
- Một quy trình tương thích nên có từ 8-15 bước .
Ngoài ra, doanh nghiệp cần dựa vào các yếu tố sau để nghiên cứu và phân tích các bước quy trình :
- Input : Quy trình gồm những yếu tố nguồn vào nào ?
-
Output: Quy trình gồm những yếu tố đầu ra nào?
Ngày nay, các doanh nghiệp thường vận dụng công thức 5W-1 H – 5M để nghiên cứu và phân tích các bước của quy trình. Công thức 5W-1 H – 5M gồm :
- What ? : Xác định nội dung việc làm .
- Why ? : Xác định tiềm năng, nhu yếu của việc làm .
- Who ? : Xác định đối tượng người dùng triển khai việc làm .
- When ? : Xác định thời hạn thực thi việc làm .
- Where ? : Xác định khu vực triển khai .
- How ? : Xác định giải pháp triển khai .
- Man : Nguồn lực của doanh nghiệp có khá đầy đủ kỹ năng và kiến thức, kỹ năng và kiến thức, … không ?
- Money : Tài chính được chi ra để thực thi các việc làm này là bao nhiêu ?
- Machine : Máy móc / Công nghệ được vận dụng như thế nào trong việc làm ?
- Material : Hệ thống đáp ứng cần có những tiêu chuẩn gì ?
- Method : Phương pháp làm việc là gì ?
>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả
2.5. Xác định các điểm kiểm soát chính
Tiếp theo, bạn cần xác lập các điểm trấn áp chính và phải bảo vệ tuân theo theo nguyên tắc 80/20. Do nguồn lực của doanh nghiệp hạn chế, không đủ để trấn áp toàn bộ các bước, nên doanh nghiệp chỉ triển khai trấn áp các điểm chính trong quy trình .
2.6. Xác định người thực hiện
Sau khi hoành thành các bước triển khai, tiếp theo bạn cần xác lập được bước đó do bộ phận hay cá thể nào đảm nhiệm. Bạn phải tìm hiểu và khám phá kỹ xem họ có đủ năng lượng để thực thi việc làm không và phân thêm người đảm nhiệm chính, người tương hỗ cho các bước đó .
>>>> XEM NGAY: Sơ đồ tổ chức công ty: Cách vẽ cơ cấu DN đơn giản kèm mẫu
2.7. Xây dựng tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng
Quy trình thực thi việc làm việc cần có bản lý giải các từ ngữ viết tắt, các định nghĩa, thuật ngữ để người đọc hoàn toàn có thể hiểu được. Ngoài ra, bạn cần chú thích rõ các biểu mẫu, pháp luật, thông tin đi kèm thuộc phần nội dung nào trong quy trình .
2.8. Xác định phương pháp kiểm soát cho quy trình làm việc
Nhà quản trị cần xác lập các chiêu thức trấn áp, để bảo vệ hiệu suất làm việc của quy trình tốt nhất và đưa ra những giải pháp tương thích để nâng cấp cải tiến mạng lưới hệ thống làm việc. Việc xác lập giải pháp trấn áp cần chăm sóc đến các yếu tố như :
- Các bước cần thực thi kiểm tra .
- Những điểm chính cần kiểm tra .
- Người kiểm tra là ai .
- Tần suất kiểm tra trong quy trình thực hiện công việccủa công ty .
>>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA: Tăng năng suất làm việc lên gấp đôi chỉ với 21 cách đơn giản
2.9. Xác định những điểm cần kiểm tra, thử nghiệm
Bạn cần xác lập những điểm cần kiểm tra thử nghiệm sau :
- Xác định các việc làm có đang triển khai đúng theo pháp luật không ?
- Pre-test : Doanh nghiệp sẽ thử nghiệm các việc làm trước khi đưa vào thực thi chính .
- Kiểm tra liên tục quy trình triển khai .
- Đo lường tính thực thi củaquy trình.
2.10. Mô tả các bước công việc
Tiếp theo là diễn đạt các bước thực thi việc làm. Ở tiến trình này, bạn cần miêu tả phương pháp làm việc đơn cử trong các bước cho nhân viên cấp dưới. Nếu việc diễn giải các bước quá phức tạp, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tài liệu hướng dẫn đi kèm để tương hỗ thêm .
2.11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu đi kèm
Ở bước ở đầu cuối của quy trình, bạn cần hoàn thành xong phần định nghĩa và tài liệu đi kèm :
- Phần định nghĩa : Giải thích các từ viết tắt và các thuật ngữ củaquy trình.
- Tài liệu đi kèm : Xác định những biểu mẫu kèm theo, mã số của các biểu mẫu .
>>>> BỎ TÚI NGAY: Xây dựng kịch bản gọi điện thoại cho khách hàng từ A-Z
3. Bí quyết quản lý quy trình làm việc cho các doanh nghiệp
Ngày nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ để xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả hơn. Các phần mềm với nhiều tính năng giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí phục vụ cho công việc.
>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:
Trên đây là những thông tin hữu ích về quy trình làm việc mà phần mềm FASTDO muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bạn đọc sẽ biết cách xây dựng và quản lý quy trình cho doanh nghiệp mà không phải tốn nhiều thời gian. Cảm ơn vì đã đọc bài viết này!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Đơn vị tăng trưởng ứng dụng FASTDO
- Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0971 126 599
- Email: [email protected]
- Website: https://final-blade.com/
Source: https://final-blade.com
Category : Kiến thức Internet
