Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh-gọn-nhẹ

Posted on by adminChuyên mục:Kiến thức Internet

Đánh số thứ tự trong Excel nghe chừng rất đơn giản, nhưng bạn đã biết cách đánh số theo một kiểu khác ngoài 1, 2, 3 chưa? Ví dụ như là Một, Hai, Ba hoặc là One, Two, Three. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu tất cả các cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé.

Đánh số thứ tự trong Excel bằng thao tác nhập liệu và AutoFill

Cách đánh số thứ tự trong Excel tiên phong và cơ bản nhất mà chúng mình muốn đề cập chính là thao tác nhập liệu và sử dụng công dụng AutoFill của Excel. Chắc hẳn không ít người đã thuần thục cách kéo số thứ tự trong Excel này, vậy thì hãy kiểm tra kỹ năng và kiến thức với chúng mình nhé .Để hiểu hơn về cách đánh số thứ tự trong Excel cơ bản này, tất cả chúng ta hãy cùng thực hành thực tế với list họ và tên đơn thuần như sau :

Để đánh số thứ tự cho những tại cột A cho những tên tương ứng, tất cả chúng ta thực thi lần lượt những bước :

Bước 1: Tại ô A2, nhập số 1 để Excel xác định ký tự đầu tiên trong chuỗi.

Bước 2: Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải ô A2 để sử dụng chức năng AutoFill. Lúc này, con trỏ chuột sẽ biến thành hình dấu cộng “+”.

Nhấn đúp chuột hoặc nhấn giữ và kéo con trỏ chuột dạng dấu cộng “+” xuống ô cuối cùng trong bảng rồi thả chuột.

Lúc này, hàng loạt cột A sẽ được tự động hóa đánh số thứ tự trong Excel. Tuy nhiên, bạn thấy rằng toàn bộ những ô đều hiển thị số 1, trong khi tất cả chúng ta nhu yếu hiển thị dãy số 1, 2, 3 …

Bước 3: Trong bảng AutoFill hiện ở góc dưới bên phải phạm vi đánh số, chúng ta sẽ thấy tổng cộng 5 lựa chọn:

  • Copy Cells (mặc định): Copy y nguyên nội dung và định dạng ô gốc (ô A1).
  • Fill Series: Điền dãy số.
  • Fill Formatting Only: Chỉ copy định dạng của ô gốc (ô A1) cho phạm vi AutoFill, không copy nội dung ô.
  • Fill Without Formatting: Chỉ copy nội dung của ô gốc (ô A1) cho phạm vi AutoFill, không copy định dạng ô.
  • Flash Fill: Điền dãy số dựa vào một mẫu xác định.

Trong trường hợp tất cả chúng ta cần đánh số thứ tự tự động hóa trong Excel dạng 1, 2, 3, tất cả chúng ta sẽ tích vào ô Fill Series .

Như vậy, bảng họ và tên của tất cả chúng ta sẽ hiển thị như sau :

Để tìm hiểu thêm về công cụ AutoFill của Excel, các bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé. Không chỉ được sử dụng để đánh số thứ tự trong Excel, công cụ này còn cực kỳ hữu dụng trong các trường hợp chúng ta cần Excel tự động điền dữ liệu cho trang tính đấy.

Xem thêm : Hướng dẫn sử dụng AutoFill trên Excel trong đề thi MOS Excel 2010

Đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức hàm

Tại phần này, tất cả chúng ta sẽ tìm hiểu và khám phá chiêu thức đánh số thứ tự trong Excel bằng những công thức cộng và hàm SUBTOTAL nhé .

Đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức cộng

Vẫn sử dụng ví dụ ở phần trên, tất cả chúng ta sẽ lần lượt triển khai những thao tác sau để tạo công thức đánh số thứ tự trong Excel .

Bước 1: Tại ô A2, nhập số 1 để Excel xác định ký tự đầu tiên trong chuỗi.

Bước 2: Tại ô A3, nhập công thức đánh số thứ tự trong Excel để xác định quy luật điền số tự nhiên liền sau của ô trước:

=A2+1

Bước 3: Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải ô A3. Lúc này, con trỏ chuột sẽ biến thành hình dấu cộng “+”. Chúng ta nhấn đúp chuột hoặc nhấn giữ và kéo con trỏ chuột dạng dấu cộng “+” xuống ô cuối cùng trong bảng rồi thả chuột để sử dụng công cụ AutoFill.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành các thao tác đánh số thứ tự trong Excel một cách tự động bằng công thức toán học vô cùng đơn giản.

Xem thêm : Hướng dẫn cách sao chép công thức không mất định dạng trong Excel

Đánh số thứ tự trong Excel cho các ô không rỗng bằng hàm COUNTA

Nếu bạn muốn đánh số thứ tự trong Excel chỉ với những ô có chứa nội dung, các phương pháp chúng mình đã đề cập phía trên dường như không phải là giải pháp hiệu quả. Thay vào đó, hãy nhờ đến sự trợ giúp của hàm COUNTA nhé.

Cách làm

Bước 1: Tại ô A2, điền công thức đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm COUNTA như sau:

=COUNTA($B$2:B2)


Bước 2: Sử dụng AutoFill cho các ô phía dưới và kết quả là danh sách đã được đánh số dựa trên các ô cột B chứa dữ liệu.

Giải thích

Hàm COUNTA trong Excel chỉ đếm những ô tính có chứa nội dung trong một dải ô, nghĩa là nó sẽ tự động hóa loại trừ những ô trống. Do đó, việc sử dụng hàm COUNTA cho công thức đánh số thứ tự trong Excel sẽ giúp tất cả chúng ta điền đúng số thứ tự cho list .Công thức hàm COUNTA tại ô A2 của tất cả chúng ta như sau := COUNTA ( $ B USD 2 : B2 )Trong công thức này, dải ô tính được chọn là B2 : B7. Tuy nhiên, tại dòng tiên phong, tất cả chúng ta chỉ cần xét khoanh vùng phạm vi ô B2 nên tất cả chúng ta sẽ điền USD B USD 2 : B2. Đừng quên sử dụng tham chiếu tuyệt đối cho ô tính tiên phong trong dải ( ô B2 ) để tránh rơi lệch tài liệu khi tất cả chúng ta sử dụng AutoFill cho những ô tiếp theo .Xem thêm : Phương pháp đánh số thứ tự tự động hóa trong excel với hàm COUNTA

Đánh số thứ tự trong Excel cho những ô không rỗng bằng hàm SUBTOTAL

Tương tự như hàm COUNTA, hàm IF tích hợp hàm SUBTOTAL cũng hoàn toàn có thể tạo một công thức logic xác lập những ô không rỗng và điền số thứ tự tự động hóa. Hãy cùng tìm hiểu và khám phá cách đánh số thứ tự trong Excel này nhé .

Cách làm

Cách đánh số thứ tự trong Excel được thực hiện với các bước tương tự như với các phần trên

Bước 1: Tại ô A2 trong bảng họ và tên, chúng ta điền công thức:

= IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))


Bước 2: Áp dụng chức năng AutoFill cho tất cả các ô còn lại tại cột A trong bảng. Chúng ta sẽ được kết quả mỹ mãn như trong hình dưới đây:

Giải thích

Để những bạn hiểu rõ hơn về logic trong công thức đánh số thứ tự trong Excel tất cả chúng ta đã tạo với hàm IF, hãy nghiên cứu và phân tích từng phần của công thức này nhé .= IF ( B2 = ” “, ” “, SUBTOTAL ( 3, USD B USD 2 : B2 ) )Công thức này nghĩa là : Nếu giá trị tại ô B2 là giá trị rỗng thì Excel điền giá trị rỗng vào ô A2 tương ứng. Ngược lại, nếu ô B2 chứa nội dung, thì giá trị điền vào ô A2 là tác dụng của hàm SUBTOTAL. Vậy nguyên tắc hoạt động giải trí của hàm SUBTOTAL để xác lập số thứ tự trong Excel như thế nào ?Hàm SUBTOTAL trong Excel có trách nhiệm trả về một tổng phụ, nghĩa là giá trị tổng hợp của list được phân phối. Giá trị tổng hợp này hoàn toàn có thể là hiệu quả của hàm SUM, hàm AVERAGE, hàm COUNT hoặc những hàm Excel khác .

Trong công thức hàm IF đánh số thứ tự trong Excel, chúng ta sử dụng hàm SUBTOTAL với công thức như sau:

=SUBTOTAL(3,$B$2:B2)

Trong đó :

  • function_num : Hàm cần sử dụng để tính tổng phụ trong hàm SUBTOTAL. Giá trị 3 trong công thức tương ứng với hàm COUNTA ( đã lý giải ở phần trên ) .
  • ref1 : Phạm vi ô tính vận dụng tính tổng phụ. Trong trường hợp này, tất cả chúng ta cần xét dải ô tại cột B mở màn từ ô B2. Do đó, tất cả chúng ta điềnUSD B USD 2 : B2. Hãy nhớ rằng ô tiên phong trong dải ( ô B2 ) phải được đặt trong tham chiếu tuyệt đối nhé .

Xem thêm : Hướng dẫn chi tiết cụ thể cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel

So sánh cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm COUNTA và hàm SUBTOTAL

Sau khi khám phá cách đánh số thứ tự bằng hàm COUNTA và hàm SUBTOTAL, có lẽ bạn sẽ đặt ra một câu hỏi: Có sự khác biệt nào giữa hai công thức đánh số thự tự trong Excel này? Về bản chất, công thức hàm SUBTOTAL hoạt động dựa trên hàm COUNTA nên có thể bạn sẽ nghĩ hai công thức đánh số thứ tự trong Excel kể trên không có gì khác biệt. Tuy nhiên, hãy thử đặt chúng lên bàn cân so sánh nhé.

Dưới đây là một list được đánh số thứ tự bằng cả hàm COUNTA và hàm SUBTOTAL .

Như bạn thấy, cả hai hàm đều phát huy hiệu quả trong việc bỏ lỡ những ô trống không chứa tài liệu trong list. Giờ thì hãy thử vận dụng cho list một bộ lọc với tính năng Filter. Bạn vào thẻ Data > nhóm Sort và Filter > Filter. Sau đó thử lọc tài liệu Lớp tại cột D với giá trị ” A2 ” để kiểm tra những học viên thuộc lớp này .

Kết quả lọc hiện lên như sau :

Có lẽ lúc này bạn đã nhận ra sự độc lạ giữa hiệu quả của công thức đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm COUNTA và hàm SUBTOTAL rồi đúng không nào ? Như bạn đã thấy, công thức hàm COUNTA giữ nguyên số thứ tự trong Excel bắt đầu của giá trị, trong khi hàm SUBTOTAL tự động hóa sắp xếp và kéo số thứ tự trong Excel theo bộ lọc .

Phụ thuộc vào nhu cầu tổng hợp và phân tích dữ liệu, các bạn có thể chọn một trong hai phương pháp đánh số thứ tự trong Excel kể trên để áp dụng cho trang tính của mình nhé.

Xem thêm :Tìm hiểu kỹ năng phân tích số liệu để lập báo cáo Excel chuyên nghiệp

Đánh số thứ tự trong Excel bằng danh sách tự chọn

Bạn muốn phát minh sáng tạo hơn một chút ít với cách đánh số thứ tự trong Excel thay vì chiêu thức mặc định 1, 2, 3, … ? Bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể thực thi mong ước của mình bằng Custom Lists. Hãy vào thẻ File > Options > Advanced > General > Edit Custom Lists …

Hộp thoại Custom Lists sẽ hiện lên. Tại phần Custom Lists bên trái nằm bên trái, bạn sẽ nhìn thấy toàn bộ những list đánh số thứ tự trong Excel hiện tại đã được setup. Giờ thì hãy chọn ” NEW LIST ” và thêm list mới của mình vào tại ô List entries nhé .

Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể viết list này ra những ô tính trong Excel và chèn những ô tính đó vào Custom Lists .

Sau khi nhấn OK và quay lại với list trong Excel, bạn hãy thử vận dụng cách đánh số thứ tự trong Excel mới này nhé. Tương tự như những thao tác đánh số thứ tự đã học ở những phần trên, tất cả chúng ta nhập ” Một ” vào ô tiên phong trong list ( ô A2 ), sau đó vận dụng AutoFill cho hàng loạt những ô còn lại .

Vậy là chúng ta đã hoàn thành một danh sách đánh số thứ tự trong Excel hoàn toàn dựa trên ý tưởng mới và sáng tạo của mình.

Không chỉ với danh sách đánh số thứ tự trong Excel, bạn còn có thể tự định dạng dữ liệu bảng theo ý thích nhờ vào công cụ tương tự mang tên Custom Format. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu cách làm nhé.

Xem thêm: Sử dụng thẻ Custom Format và những áp dụng hữu ích

Tổng kết

Trong bài viết thời nay, tất cả chúng ta đã tìm hiểu và khám phá tất tần tật về những chiêu thức đánh số thứ tự cho bảng tài liệu Excel của mình. Từ giờ, những bạn hoàn toàn có thể vận dụng nhiều hơn một cách đánh số tùy vào từng nhu yếu nghiên cứu và phân tích tài liệu đơn cử. Để tìm hiểu thêm thêm những kiến thức và kỹ năng có ích về Excel, hãy đón đọc những bài viết trên blog Gitiho. Nếu bạn đang tìm kiếm một khóa học Excel hiệu suất cao, tìm hiểu thêm ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel của chúng mình bạn nhé !

Gitiho chúc các bạn áp dụng thủ thuật đánh số thứ tự trong Excel thành công! Hãy bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào nhé.

admin