Trong quá trình sử dụng phần mềm Excel, bạn chắc chắn sẽ có lúc cần đánh số thứ tự cho một danh sách nào đó. Vậy bạn đã biết đầy đủ 7 cách đánh số thứ tự trong Excel tự động nhanh chóng và hiệu quả hay chưa? Hãy cùng Truesmart tìm hiểu ngay bây giờ nhé!
7 cách đánh số thứ tự trong Excel cực đơn giản
1. Đánh số thứ tự bằng cách kéo chuột
Đầu tiên là cách đánh số thứ tự bằng cách kéo chuột. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Người dùng mở file Excel, nhập số thứ tự 2 ô đầu tiên >> Bôi đen 2 ô vừa điền số.
Bước 2: Di chuyển chuột đến góc dưới cùng bên phải phần bôi đen cho đến khi thấy có biểu tượng hình vuông nhỏ thì kéo xuống.
Như vậy là bạn đã có thể đánh số thứ tự cho danh sách rồi!
2. Sử dụng công thức để đánh số thứ tự
Bước 1: Người dùng mở file Excel >> nhập số thứ tự cho ô đầu tiên.
Bước 2: Ở ô STT tiếp theo, bạn nhập công thức: = ô vừa điền +1 >> Enter.
Bước 3: Dùng chuột kéo thả từ ô vừa nhập công thức tới cuối bảng.
3. Sử dụng hàm SEQUENCE
Để sử dụng hàm Sequence, người dùng cần nhập công thức sau: = Sequence (số hàng cần đánh số) >> nhấn Enter.
4. Sử dụng Auto Fill
Để sử dụng tính năng này, bạn cần kích hoạt Autofill trên thanh Ribbon bằng cách:
Bước 1: Mở File >> Chọn Options >> Chọn Customize Ribbon >> Chọn filter All commands.
Bước 2: Tìm mục Filter series or Pattern.
Bước 3: Tại mục Home >> Main Tabs người dùng nhấn chuột phải và chọn Add new Group.
Bước 4: Chọn Filter Series or Pattern >> Add >> OK.
Sau khi đã kích hoạt được Autofill, người dùng thực hiện đánh số thứ tự như sau:
Bước 1: Mở tập Excel >> điền số thứ tự cho ô đầu tiên.
Bước 2: Bạn chọn Fill >> Series, chọn thể loại đánh số: Linear (tăng dần), Growth (lũy tiến), Date (ngày tháng), Autofill (tự động điền).
Bước 3: Chọn Rows nếu bạn đánh số theo hàng và chọn Columns nếu bạn đánh số theo cột.
5. Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm COUNTA
Hàm COUNTA giúp bạn đánh dấu số thứ tự đối với các hàng có dữ liệu. Để thực hiện, bạn cần nhập công thức như sau:
A2 = IF(ISBLANK(B2),””,COUNTA($B$2:B2)).
Trong đó:
– IF(ISBLANK(B2): giúp bạn kiểm tra ô liền kề trong cột B có trống không. Nếu trống, kết quả sẽ là một khoảng trống.
– COUNTA($B$2:B2): Đếm các ô chứa dữ liệu bắt đầu từ giá trị đầu tiên.
Tiếp theo, bạn sao chép và dán công thức vào các ô trống còn lại là được.
6. Sử dụng hàm SUBTOTAL lồng với IF
Hàm SUBTOTAL giúp người dùng có thể đánh số thứ tự cho cột khi sử dụng chức năng Filter.
Cú pháp hàm:
=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))
Trong đó:
– logical_test: Điều kiện của hàm IF.
– value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
– [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
– function_num: Hàm được hiểu theo giá trị số (Ở đây là số 3 tương đương với hàm COUNTA).
– ref1;…: Vùng chứa số thứ tự.
7. Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách tạo bảng
Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu.
Bước 2: Chọn mục Insert >> Table >> Table.
Bước 3: Tại mục Create Table, bạn điều chỉnh và kiểm tra lại phạm vi của bảng >> OK.
Bước 4: Trong ô đầu tiên của hàng cần điền STT, bạn điền công thức:
A2 =ROW(A1)
Một số lưu ý khi đánh số thứ tự trong Excel
Cách mà rất nhiều người thường sử dụng đó là đánh dấu số thự tự bằng kéo chuột. Tuy nhiên cách này chỉ thích hợp cho một danh sách ngắn. Hơn nữa, với cách này, thứ tự sẽ không tự điều chỉnh nếu bạn xóa đi một dòng nào đó.
Khi sử dụng các hàm phức tạp hơn, khả năng điền số thứ tự cũng sẽ chính xác hơn nhưng bắt buộc bạn sẽ phải ghi nhớ công thức.
Vậy bạn đã chọn được cho mình cách đánh số thứ tự trong Excel tự động chưa? Chúc các bạn thực hiện thành công và đừng quên chia sẻ tới người thân, bạn bè nếu thấy bài viết của Truesmart hữu ích nhé!
>> Xem thêm: 2 Cách Giảm Dung Lượng Ảnh Trong Word Và Excel
