Nếu bạn đang do dự cách tăng suất cho việc làm của mình, hãy cùng Glints tò mò kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian qua bài viết sau đây nhé .
Tóm Tắt
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian có thể xem là một tổ hợp các kỹ năng năng quan trọng, giúp bạn quản lý và sử dụng tốt quỹ thời gian của mình mỗi ngày.
Một số kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian gồm có :
- Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng lập mục tiêu
- Kỹ năng quản trị
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng kiểm soát áp lực, căng thẳng
Không chỉ có năng lực dữ thế chủ động trấn áp đời sống cá thể, người biết quản lý thời gian luôn rất được lòng nhà tuyển dụng .
Tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc
Tăng năng suất làm việc
Một trong những lợi thế lớn nhất của kiến thức và kỹ năng quản lý thời gian là được cho phép tất cả chúng ta thao tác hiệu suất cao hơn bằng cách trấn áp được thời gian tất cả chúng ta sử dụng .
Từ đó, bạn hoàn toàn có thể tập trung chuyên sâu tốt hơn vào các trách nhiệm quan trọng, dẫn đến hiệu suất cao tốt hơn trong việc làm .
Đọc thêm: Cách để trở nên siêng năng làm việc Online
Nhanh chóng đạt được mục tiêu
Ưu điểm lớn của kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian chính là cho phép bạn đạt được thành công xuất sắc lớn hơn trong những nỗ lực của mình – thậm chí còn bằng một cách nhanh gọn và hiệu suất cao .
Điều này cũng giúp bạn đưa ra các quyết định hành động hiệu suất cao hơn, có năng lực phân biệt và ưu tiên các trách nhiệm quan trọng trong quy trình thao tác của mình .
Dễ dàng quản lý công việc đội nhóm
Công việc sẽ càng phức tạp và khó trấn áp hơn khi bạn tham gia thêm vào các việc làm nhóm, hoặc trực tiếp quản lý một đội ngũ nào đó .
Kỹ năng quản lý thời gian lúc này sẽ phát huy hết tiềm lực, giúp bạn dàn xếp ổn thỏa mọi lịch trình ngày. Bạn sẽ nhận được rất nhiều tin tưởng từ đồng đội, cũng như giúp đội nhóm của bạn nhanh gọn hoàn thành xong tiềm năng .
Giảm stress
Đã khi nào bạn phải vừa ăn vừa vận động và di chuyển trên đường, bận rộn đến mức “ đầu tắt mặt tối ”, không có thời gian cho những sở trường thích nghi cá thể, thời gian dành cho mái ấm gia đình hay chưa ?
Quanh cuồng giữa guồng việc làm cũng đần khiến đời sống của bạn trở nên stress và áp lực đè nén. Và nguyên do của sự tái diễn liên tục này chính là do bạn đã thiếu đi kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian .
Khi bạn biết sắp xếp quỹ thời gian của mình, cân đối giữa việc làm và nghỉ ngơi, cơn “ stress ” cũng vì vậy cũng sẽ dịu đi .
Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn có thêm cơ hội mới trong cuộc sống
Không biết sử dụng thời gian hài hòa và hợp lý sẽ tàn phá hiệu suất của bạn. Điều này sẽ khiến bạn bỏ lỡ nhiều thời cơ việc làm .
Vì vậy, hãy học cách rèn kiến thức và kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ biết cách tận dụng nhiều thời cơ tốt và thuận tiện thăng quan tiến chức hơn trong sự nghiệp .
Đọc thêm: Top Những Phần Mềm Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Giúp Bạn Trở Nên Năng Suất Hơn
12 Cách phát triển kỹ năng quản lý thời gian đơn giản mà hiệu quả
1. Lên danh sách những việc cần làm – Điều tiên quyết của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Đã khi nào bạn đi shopping nhưng sau đó bị cám dỗ và rước về nhà cả đống đồ chẳng tương quan ? Việc lập list, dù là list thực phẩm cần mua hay list những việc cần làm, sẽ giúp bạn tập hợp những thứ ưu tiên vào cùng một nơi .
Hãy khởi đầu ngày mới bằng việc lập to-do-list, tưởng tượng những việc cần phải làm ngày thời điểm ngày hôm nay và hoàn thành xong từng việc một. Nhỏ nhưng có võ, điều này sẽ giúp bạn rèn luyện thói quen và tăng trưởng kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian vô cùng tốt .
2. Tập trung vào những việc thật sự quan trọng
Sau khi đã có trong tay list những việc cần làm, kiến thức và kỹ năng tiếp theo không kém phần quan trọng chính là sắp xếp thứ tự ưu tiên của chúng để quản lý thời gian .
Hãy xem xét về tính cấp bách, mức độ khó khăn vất vả cũng như giá trị mà việc làm mang lại. Dành thời gian tập trung chuyên sâu vào những việc quan trọng trước thì cả ngày bạn sẽ tự do vui tươi thao tác khác .
Một bản báo cáo giải trình cần phải nộp trước ngày mai tất yếu sẽ quan trọng hơn việc lướt Facebook, Instagram hay đi uống bia với đồng nghiệp. Hãy ưu tiên những việc mang lại giá trị cao và quan trọng hơn hết, đừng quên ghi chú lại các mốc thời gian và triển khai xong chúng trước thời hạn nhé .
Đọc thêm: Cách tập trung cao độ hiệu quả
3. Xây dựng lối sống tối giản
Thú thật đi, có khi nào bạn muốn bắt tay vào thao tác nhưng lại chẳng tìm thấy tài liệu mình cần ? Bạn mất cả giờ đồng hồ đeo tay lục tung căn phòng và khi tìm được thì nguồn cảm hứng thao tác cũng biến mất ?
Hãy quét dọn phòng ốc ngăn nắp, vứt bỏ đi tổng thể tài liệu, sách vở không quan trọng, sắp xếp các file dữ liệu trong máy tính một cách logic. Nếu bạn tốn quá nhiều thời gian chỉ để nghĩ ngày mai sẽ mặc gì, bạn hoàn toàn có thể thử tìm mua những phục trang cơ bản dễ phối .
4. Tận dụng thời gian trống
Mỗi giây trôi qua đều hoàn toàn có thể được tận dụng để làm một điều gì đó có ích. Bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể tìm thấy những “ lỗ hổng ” trong lịch trình bận rộn của mình, ví dụ như thời gian trong phòng tắm, thời gian trên xe để đến chỗ làm, hoặc lúc ngồi chờ người bạn của mình ở chỗ hẹn .
Trên chuyến xe buýt đến chỗ làm, thay vì chỉ ngồi thẫn thờ ngắm đường phố thì bạn hoàn toàn có thể nghe bản tin buổi sáng hoặc Podcast về nghành trình độ. Cuộc họp kết thúc sớm hơn dự tính 15 phút ư ? Hãy tận dụng nó để kiểm tra email, xem lại to-do-list của mình để theo dõi tiến trình việc làm. Thậm chí, thời gian chờ đối tác chiến lược ở chỗ hẹn cũng đủ để bạn gọi vài cú điện thoại thông minh cho người mua của mình đấy .
5. Không trì hoãn
Bạn có biết rằng, người thành công xuất sắc có 7 ngày một tuần, còn người lười biếng chỉ có 7 ngày mai ? Vì vậy, đừng đợi có hứng mới làm, đừng đợi sắp deadline mới mở máy tính lên, cũng đừng đợi sếp nhắc nhở mới cau có ngồi vào bàn thao tác .
Hãy trở nên thật cứng rắn với chính mình, bởi chần chừ chỉ khiến cho hiệu suất thao tác ngày giảm sút và tâm trạng khi nào cũng nơm nớp sợ hãi thôi .
Chậm mà chắc vẫn hơn, làm mỗi ngày một chút ít nhưng chất lượng hơn là đến phút 90 mới cuống cả lên và làm qua loa cho có .
Và đương nhiên, sau khi hoàn thành xong xong việc làm, bạn lại sẽ có thêm động lực để liên tục lên kế hoạch, tiềm năng mới và tự biết cách sắp xếp để đạt được nó. Kỹ năng quản lý thời gian cũng do đó mà được bạn mài dũa qua từng ngày .
Đọc thêm: 12 Mẹo Thay Đổi Thói Quen Trì Hoãn Khi Làm Việc Tại Nhà
6. Hiểu rõ bản thân để thiết lập quỹ thời gian phù hợp
Mỗi người sẽ có một nhịp sinh học khung hình riêng, có người thao tác hiệu suất cao vào buổi sáng, có người lại tập trung chuyên sâu tốt hơn vào buổi chiều. Khác với khung giờ gò bó nơi văn phòng, một trong những điểm cộng của thao tác từ xa là bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể chọn thời gian thao tác hiệu suất cao nhất cho mình .
Bạn hoàn toàn có thể thức dậy lúc 8 giờ sáng, nấu bữa sáng, đến phòng tập gym rồi mới bắt tay vào việc làm. Điều quan trọng là hiểu rõ bản thân .
Khi đã xác lập được “ khung giờ vàng ”, hãy đưa những việc làm quan trọng cần giải quyết và xử lý vào thời gian ấy, dùng kỹ năng và kiến thức quản lý, tổ chức triển khai của bản thân để sắp xếp, tiết kiệm chi phí thời gian và nâng cao hiệu suất .
Đọc thêm: Multitasking là gì?
7. Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp
Đã khi nào bạn lục tung cả căn phòng để tìm kiếm một bộ hồ sơ, hay mất cả tiếng vì không nhớ file hợp đồng của người mua nằm ở đâu trong máy tính ? Rõ ràng, việc giữ cho mọi thứ đâu vào đấy sẽ giúp bạn đỡ stress hơn và tiết kiệm ngân sách và chi phí cả khối thời gian đấy .
Tổ chức mọi thứ theo quy củ ngăn nắp cũng là một phần quan trọng của kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian .
Hãy quét dọn máy tính của mình, phân loại các hạng mục, bản sao tương quan với nhau vào cùng một file. Đừng quên xóa những thứ không thiết yếu. Như vậy, bạn sẽ thuận tiện tìm thấy ngay khi cần bất kể tài liệu gì .
8. Lên kế hoạch dài hạn
Thú thật đi, có phải bạn đã từng nghĩ rằng, thao tác từ xa tức là thích thì làm, không thích thì tha hồ xả hơi bất kỳ khi nào mình muốn ? Cũng đúng đó, bạn hoàn toàn có thể làm thế. Nhưng mà, cách thao tác theo cảm hứng này sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian vì không việc nào được làm tới nơi tới chốn cả .
Việc lên kế hoạch khi nào làm việc, khi nào nghỉ ngơi là vô cùng cần thiết cho kỹ năng quản lý thời gian của bạn.
Hãy khởi đầu buổi sáng bằng cách lướt qua list các trách nhiệm trong ngày, sau đó thì tập trung chuyên sâu triển khai xong chúng theo những mốc thời gian đã định sẵn. Những bản kế hoạch theo tuần, theo tháng sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các việc làm và không bỏ lỡ deadline nào .
9. Loại bỏ yếu tố gây mất tập trung
Đúng là thao tác tại nhà sẽ tự do hơn, nhưng nó cũng là một cái bẫy khiến tất cả chúng ta xao lãng, mất tập trung chuyên sâu. Không ai hoàn toàn có thể thể giám sát tài liệu, soạn thảo văn bản nếu cứ dán mắt vào màn hình hiển thị tivi mỗi 5 phút được. Và sẽ thật phiền phức nếu chuông thông tin tin nhắn facebook cứ inh ỏi cả ngày .
10. Học cách nói “không”
Bạn biết đấy, thời gian là vàng. Nhưng bạn không có nhiều thời gian và không phải toàn bộ việc làm đều hoàn toàn có thể tạo ra “ vàng ” được .
Hãy nhớ là, ôm đồm quá nhiều việc làm cùng một lúc chỉ khiến bạn kiệt sức và khi nào cũng trong trạng thái stress mà thôi .
Bạn hoàn toàn có thể quyền khước từ những cuộc hẹn tán dóc không có ý nghĩa, cũng không nên nhận lời trợ giúp ai đó khi việc làm của mình còn chưa xong. Kiến thức, kiến thức và kỹ năng và nhất là thời gian của bạn nên được quản lý và sử dụng vào những việc làm mang lại giá trị .
Đọc thêm: Cách Từ Chối Công Việc Sếp Giao Mà Không Gây Mất Lòng
11. Học cách quản lý thời gian mỗi ngày
Đã là kiến thức và kỹ năng thì cơ bản thì việc bạn hoàn toàn có thể quản lý thời gian mỗi ngày chắc như đinh là sẽ học được .
Hãy mở màn bằng những mẹo nhỏ, cách khóa học quản lý thời gian không tính tiền. Sau khi vận dụng bạn sẽ thấy mình tương thích / không tương thích với chiêu thức nào .
Thử và sai, từ đó rút kinh nghiệm tay nghề để vận dụng sau này là cách bền vững và kiên cố nhất khi học kỹ năng và kiến thức mới .
Đọc thêm: 3 Khóa Học Quản Lý Thời Gian Miễn Phí Bạn Không Nên Bỏ Lỡ
12. Đọc sách về phương pháp quản lý thời gian
Nếu bạn vẫn loay hoay chưa biết làm thế nào để quản lý hiệu suất cao, bạn cũng hoàn toàn có thể học hỏi từ những chuyên viên để kiến thiết xây dựng một góc nhìn tổng quát cho bản thân – trước khi khởi đầu “ thực hành thực tế ” .
Một số cuốn sách được nhìn nhận cao về hướng dẫn tăng trưởng kiến thức và kỹ năng quản lý thời gian bạn hoàn toàn có thể tìm đọc :
- Tuần làm việc 4 giờ (The 4-Hour Workweek – Tim Ferriss): Cho bạn thấy kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn chỉ làm việc 4h mỗi tuần mà vẫn đảm bảo cuộc sống thành công.
- Hoàn thành mọi việc không hề khó (Getting Things Done – David Allen): Nếu bạn hay bị căng thẳng và không thể hoàn thành mọi việc thì đây là cuốn sách cho bạn
- Tư duy tối ưu (First Things First – Stephen Covey): Tổng quan về cách xác định điều quan trọng và lên kế hoạch thực hiện.
- Priorities: Mastering Time Management – James C. Petty: Hướng dẫn về cách đặt thứ tự ưu tiên và dành thời gian cho việc quan trọng.
- Vị giám đốc một phút (The One Minute Manager – Ken Blanchard and Spencer Johnson): Quản trị thời gian cho các cấp bậc quản lý.
Một số phương pháp Khoa học giúp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một khung quản lý thời gian theo mức độ ưu tiên bằng cách phân loại trách nhiệm việc làm theo 2 đặc thù : mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Theo đó :
- Nhiệm vụ quan trọng: Đóng góp vào sứ mệnh, mục tiêu và giá trị lâu dài của cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Chúng có thể không tạo ra kết quả tức thì, nhưng bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, bạn cảm thấy bình tĩnh, logic và dễ tiếp thu những ý tưởng mới do có tư duy nhạy bén.
- Nhiệm vụ khẩn cấp: Khá nhạy cảm về thời gian, đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và thường liên quan đến công việc tập thể, các cá nhân khác thay vì chỉ dành cho bản thân mình. Bạn cảm thấy bắt buộc phải giải quyết chúng.
- Khẩn cấp và quan trọng (cần phải làm ngay lập tức).
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (lên kế hoạch để thực hiện sau).
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nên ủy thác, bàn giao cho người khác).
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
Bằng cách vận dụng phân loại như trên vào kiến thức và kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn hoàn toàn có thể tập trung chuyên sâu tăng hiệu suất và hiệu suất cao việc làm, cũng như vô hiệu các trách nhiệm không quan trọng, gây tiêu tốn lãng phí thời gian .
Nguyên tắc làm việc Pareto (80/20)
Nguyên tắc này được tăng trưởng bởi nhà kinh tế tài chính học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto dành cho mục tiêu quản trị hiệu suất .
Nguyên tắc Pareto được vận dụng dựa trên giả thuyết như sau : cứ khoảng chừng 80 % tác dụng là do 20 % nguyên do nào đó gây ra .
Vậy nên, điều chính ta cần làm là học cách vận dụng kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian và sau đó tập trung chuyên sâu vào 20 % nỗ lực để mang lại 80 % hiệu quả việc làm .
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng công thức sau để xác lập thứ tự ưu tiên việc làm : chia tỉ lệ giữa sự nỗ lực và hiệu suất cao đạt được .
Phương pháp 4D: Do – Delete – Delegate – Defer
Tương tự như Ma trận 4D Eisenhower của kiến thức và kỹ năng quản lý thời gian, giải pháp 4D – nhiều lúc được gọi là 4 điểm D của hiệu suất – là một kế hoạch đơn thuần và thông dụng giúp bạn xác lập được tầm quan trọng của việc làm cần bỏ thời gian ra để hoàn thành xong .
Nó liên quan đến việc đưa ra quyết định nhanh chóng về những gì cần hành động ngay (Do – Làm), hoặc ủy quyền cho người khác (Delegate – Uỷ thác).
Đối với những việc kém quan trọng hơn, bạn có thể lựa chọn trì hoãn nó (Defer – Trì hoãn) và thậm chí có thể loại bỏ nếu cảm thấy không cần thiết (Delete – Xóa bỏ) để tiết kiệm quỹ thời gian của mình.
Thuyết “Hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory)
Thuyết “ Hũ dưa muối ” là một giải pháp quản lý thời gian đơn thuần và thực sự có ích. Về cơ bản, thuyết này dựa trên sáng tạo độc đáo ví thời thời gian giống như hũ dưa muối và có thời hạn .
Lý thuyết này giúp bạn xác lập điều quan trọng và không quan trọng trong list việc làm của mình – theo một cách diễn đạt trực quan .
- Hòn đá: Công việc quan trọng nhất trong ngày (cần phải làm đầu tiên).
- Viên sỏi: Công việc quan trọng kế tiếp (bao gồm việc có thể giao cho người khác).
- Hạt cát: Những công việc nhỏ, linh tinh.
- Nước: Thời gian cho đời sống riêng tư – gia đình và bạn bè.
Sau khi phân loại được việc làm, bạn hãy lên thời gian biểu và tổ chức triển khai chúng một cách tương thích với nhu yếu, tiềm năng của bản thân. Đây cũng chính là chìa khóa quan trọng để bạn rèn luyện kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian đấy .
Đọc thêm: Đừng quên cân bằng cuộc sống và công việc
Lời kết
Cuối cùng, sau một ngày thao tác bận rộn, bạn hãy nhìn lại và tổng kết những gì mình đã và chưa làm được trong 24 giờ đồng hồ đeo tay vừa mới qua. Thời gian của con người là hạn chế, nhưng với những mẹo trên, Glints chắc như đinh bạn sẽ cảm thấy tự hào vì mình đã không bỏ phí nó .
Bài viết được góp phần bởi Trang Hình
Bài viết có có ích so với bạn ?
Đánh giá trung bình 4.3 / 5. Lượt nhìn nhận : 7 Chưa có nhìn nhận nào ! Hãy là người tiên phong nhìn nhận bài viết. Chúng tôi rất buồn khi bài viết không có ích với bạn Hãy giúp chúng tôi cải tổ bài viết này ! Làm sao để chúng tôi cải tổ bài viết này ?
Tác Giả
Source: https://final-blade.com
Category : Kiến thức Internet
