Quản lý thời gian: Kỹ năng & phương pháp để làm việc hiệu quả

4.9 / 5 – ( 110 bầu chọn )

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Trên thực tế, người thành công đều biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh. Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày nhưng không phải người nào cũng hoàn thành tốt công việc. Nếu bạn đang tìm hiểu phương pháp sử dụng thời gian hợp lý thì hãy xem ngay bài viết dưới đây của Fastdo nhé!

fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click ngay vào ảnh để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:

>>>> ĐỌC NGAY:

1. Quản lý thời gian là gì?

Hiểu một cách đơn thuần, kiến thức và kỹ năng quản lý thời gian cá thể là việc sắp xếp, phân loại các việc làm cần phải hoàn thành xong trong thời gian nhất định. Lập kế hoạch chi tiết cụ thể sẽ giúp tất cả chúng ta tối ưu hóa hiệu suất thao tác. Tùy thuộc vào mục tiêu của mình, bạn hoàn toàn có thể lập kế hoạch việc làm theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm …

>>> BỎ TÚI NGAY: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và giải pháp khắc phục

2. Tại sao quản lý thời gian lại cần thiết trong công việc?

Như đã đề cập ở trên, quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành lượng công việc nhiều hơn. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà sắp xếp thời gian hợp lý mang lại.

2.1 Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc

Quản trị thời gian sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất và đạt chất lượng việc làm cao. Cùng một việc làm và trong cùng khoảng chừng thời gian giống nhau nhưng hiệu quả thao tác của mỗi người sẽ khác nhau. Điều này có nghĩa là người biết cách tận dụng thời gian sẽ hoàn thành xong trách nhiệm một cách tự do và đúng quy trình tiến độ. Ngược lại, người không biết quản trị thời gian dễ rơi vào thực trạng căng thẳng mệt mỏi, “ chạy đua ” với việc làm .

>>> ĐỌC THÊM: Khám phá bí mật tăng trưởng hiệu suất của các “ông lớn” hàng đầu thế giới

2.2 Giảm thiểu áp lực công việc

Trên thực tiễn, quản trị quỹ thời gian là cách để bạn giảm tải áp lực đè nén. Cụ thể, việc phân loại và triển khai việc làm một cách khoa học theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúp bạn xử lý toàn bộ yếu tố. Hơn nữa, ý thức tự do sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong việc làm .

>>> CẬP NHẬT NGAY: Mô hình SMART là gì? Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART

2.3 Nhanh chóng đạt được thành công

Nếu bạn sắp xếp việc làm hài hòa và hợp lý thì bạn có năng lực sẽ hoàn thành xong việc làm sớm hơn và đúng chuẩn hơn. Khi đó, bạn thuận tiện đạt được thành công xuất sắc theo từng tiến trình. Ngược lại, những người thao tác theo cảm tính thường sẽ dễ thất bại vì không triển khai xong đúng hạn hoặc bỏ quên các trách nhiệm .

>>> ĐỌC NGAY: Định luật Parkinson: Mô hình nén thời gian, nâng cao hiệu suất

2.4 Cân bằng cuộc sống hợp lý

Chúng ta đều có 24 giờ một ngày để dành cho bản thân, mái ấm gia đình, việc làm. Việc sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp bạn cân đối đời sống hài hòa và hợp lý. Điều này có nghĩa là bạn vừa hoàn toàn có thể tập trung chuyên sâu hoàn thành xong tốt việc làm vừa có đủ thời gian thư giãn giải trí, chăm nom những người thân yêu và chính bản thân mình .

>>> XEM NGAY: Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp

2.5 Đẩy lùi các thói quen xấu

Tại saosắp xếp thời gian khoa học lại góp thêm phần vô hiệu các thói quen xấu ? Vì nguyên do, việc trì hoãn việc làm không riêng gì hạ thấp năng lượng bản thân mà còn tác động ảnh hưởng đến quy trình tiến độ chung của việc làm. Do đó, bạn nên thiết kế xây dựng kế hoạch thao tác cụ thể để hạn chế những thói quen không tốt nhé !

>>>> XEM NGAY: 8 nguyên tắc quản lý thời gian “Vàng” của người thành đạt

3. Các kỹ năng cần có để sắp xếp, quản lý thời gian hiệu quả

Chúng ta đều biết phân loại thời gian hài hòa và hợp lý sẽ nâng cao chất lượng việc làm. Tuy nhiên, sắp xếp thời gian như thế nào là hiệu quả ? Hãy tìm hiểu thêm nội dung dưới đây để hiểu rõ về những chiêu thức quản lý sắp xếp thời gian mưu trí nhé !

3.1 Biết phân biệt cấp độ công việc

Phân biệt các Lever việc làm sẽ giúp bạn biết cách quản lý sắp xếp thời gian tương thích. Bạn nên chia việc làm thành hai mức gồm có khẩn cấp và quan trọng. Những “ việc làm khẩn cấp ” thường sẽ nhu yếu sự chú ý quan tâm của bạn ngay lập tức. Tuy nhiên, việc bạn có phải triển khai ngay lúc đó hay không chưa chắc đã là yếu tố. Còn với “ việc làm quan trọng ”, nếu như bạn không làm thì sẽ gây ra nhiều hậu quả về sau .

>>>> XEM NGAY: Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT 

3.2 Thiết lập được mục tiêu

Đặt ra mục tiêu cụ thể được xem là kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả. Xác định được mục tiêu sẽ giúp bạn có thêm động lực cố gắng. Tuy nhiên, bạn cần phải thiết lập mục đích chính xác và có khả thi. Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu SMART.

• Specific: Xác định ngay từ đầu mục tiêu cụ thể, rõ ràng.
• Measurable: Mục tiêu cần phải được đo lường để xem xét bạn có đạt được mục tiêu hay là không.
• Attainable: Mục tiêu có thể đạt được. Bạn cần lựa chọn mục tiêu phù hợp với khả năng của mình.
• Relevant: Các mục tiêu nên liên quan để đến cuộc sống và công việc để tạo động lực cho bạn.
• Time-bound: Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để hoàn thành tốt nhất.

Phương pháp quản trị tiềm năng OKRs hoàn toàn có thể tương hỗ bạn trong việc thiết kế xây dựng và quản trị những tiềm năng của mình. Với OKRs, những tiềm năng đầy tham vọng và cảm hứng của bạn sẽ được thực thi hóa bằng các Kết quả chính ( KRs ) then chốt, rõ ràng, đơn cử và đạt được tiêu chuẩn SMART. Chỉ cần có được những tiềm năng, chiêu thức OKRs sẽ dẫn lối cho bạn và giúp bạn từng bước để hoàn toàn có thể đến gần với tiềm năng của mình nhất .

Tuy nhiên, phương pháp OKRs chỉ phát huy tối đa được sức mạnh khi được hỗ trợ bởi một công cụ phù hợp. Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo cho phép người dùng thực hiện tất cả chức năng liên quan đến OKRs trên cùng một không gian TINH GỌN, DỄ SỬ DỤNG và TẠO ĐỘNG LỰC. Bám sát hoàn toàn lý thuyết OKRs chuẩn quốc tế, Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo sẽ giúp bạn khai thác 200% giá trị mà OKRs mang lại.

Bạn chăm sóc đến Bộ quản trị OKRs ( fOKRs ) của Fastdo. Đăng ký ngay để thưởng thức 7 ngày không lấy phí bản demo với các tính năng riêng không liên quan gì đến nhau từ ứng dụng fOKRs .
Nhận ngay bản Demo ứng dụng fOKRs

>>> TÌM HIỂU NGAY: Làm sao để trở thành Project Manager thành công, tài giỏi?

3.3 Xây dựng kế hoạch hiệu quả

Sau khi đặt ra tiềm năng đơn cử, bạn cần biết cách lập kế hoạch việc làm. Việc kiến thiết xây dựng kế hoạch sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt nhất và thao tác hiệu quả. Dưới đây là kiến thức và kỹ năng lập kế hoạch mà bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm :

• Bước 1: Đặt ra mục tiêu lớn
• Bước 2: Xây dựng kế hoạch bằng cách xác định các nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành để đạt mục tiêu lớn
• Bước 3: Chuẩn bị kiến thức, kỹ năng để thực hiện tốt các bước đã đề ra trong kế hoạch.
• Bước 4: Tính toán thời gian hợp lý
• Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu

>>> ĐỌC NGAY: Hướng dẫn 5 cách lắng nghe tích cực và lợi ích trong công việc

3.4 Tránh xây dựng kế hoạch”đa nhiệm”

“ Đa nhiệm ” ( Multitask ) có nghĩa là triển khai nhiều việc cùng một lúc. Nếu bạn không có đủ năng lượng trình độ thì Multitask không tương thích với bạn. Tốt hơn hết, bạn nên chia nhỏ trách nhiệm để từng bước triển khai xong. Cùng với đó, việc tập trung chuyên sâu vào các trách nhiệm đơn lẻ sẽ ngày càng tăng hiệu quả hơn .

>>> TÌM HIỂU NGAY: Lý thuyết và xu hướng quản trị hiện đại cực bổ ích

3.5 Điều chỉnh được tâm lý

Giữ cho bản thân tự do là một trong những cách đạt hiệu quả trong việc làm. Vì nguyên do, nếu bạn có niềm tin thư giãn giải trí, không căng thẳng mệt mỏi thì sẽ đưa ra các quyết định hành động đúng mực và hài hòa và hợp lý hơn. Dưới đây là những cách giúp bạn kiểm soát và điều chỉnh tâm ý :

• Cười: Hành động này giúp bạn giảm các hormone căng thẳng và gia tăng sự hạnh phúc.
• Thiền: Theo nghiên cứu, thiền trong thời gian ít nhất 10 phút giúp giải tỏa stress.
• Ăn sô cô la đen: Thực phẩm này giúp bạn giảm thiểu căng thẳng, mệt mỏi
• Nghe nhạc: Thưởng thức một bài hát yêu thích sẽ khiến bạn thư giãn và thoải mái
• Khiêu vũ: Hoạt động này vừa nâng cao tinh thần vừa có ích cho sức khỏe.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Nút thắt cổ chai (bottleneck) là gì? Tác động và cách xác định

3.6 Thỏa thuận với “kẻ đánh cắp” thời gian

Trong quy trình bạn nỗ lực triển khai xong những tiềm năng đã đề ra thì sẽ hoàn toàn có thể gặp phải những người hoặc yếu tố khiến bạn phân tâm, xao lãng. Những “ kẻ cắp thời gian ” hoàn toàn có thể là việc cá thể, đồng nghiệp hỏi chuyện … Tốt hơn hết, bạn cần xử lý yếu tố này để không ảnh hưởng tác động tới chất lượng việc làm .

>>> ĐỌC THÊM: 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)

4. Phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành đạt

Trên thực tiễn, những người thành công xuất sắc đều biết cách sử dụng thời gian hài hòa và hợp lý. Chúng ta hoàn toàn có thể học hỏi kiến thức và kỹ năng này. Một số chiêu thức quản trị thời gian được người thành đạt sử dụng là :

4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)

Most Important Tasks sẽ tập trung chuyên sâu vào 1 số ít việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Phương pháp này sẽ tương hỗ bạn phân loại việc làm hài hòa và hợp lý để tiết kiệm chi phí thời gian. Những việc làm ưu tiên nên thuộc nhóm Khẩn cấp và quan trọng ở trong Ma Trận Eisenhower .

>>> ĐỌC THÊM: Đánh giá 360 độ là gì? Quy trình và bí quyết triển khai hiệu quả

4.2 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Ma Trận Eisenhower là một quy mô gồm có có 4 tiêu chuẩn : Khẩn cấp và không khẩn cấp ; Quan trọng và không quan trọng. Bạn nên sắp xếp việc làm dựa theo quy mô này để ưu tiên các việc làm quan trọng cần phải thực thi ngay. Ma trận này sẽ tương hỗ việc ra quyết định hành động và sử dụng thời gian hiệu quả .

>>> BỎ TÚI NGAY: 4 cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả [Kèm kinh nghiệm]

4.3 Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn tập trung trong công việc. Cụ thể, bạn sẽ làm việc theo chu trình làm 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quá trình đó. Theo nghiên cứu, cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc. Ngoài ra, thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ có ích cho sức khỏe và cho bạn cảm giác thư giãn.

>>> THAM KHẢO NGAY: Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

4.4 Phương pháp The 2-Minute Rule

Quy tắc này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn Getting Things Done. Nội dung của giải pháp này là bạn không nên trì hoãn những việc hoàn toàn có thể làm dưới 2 phút. Ngay lúc này, bạn thử liệt kê và làm ngay những việc hoàn toàn có thể thực thi trong vòng 2 phút nhé !

>>> XEM NGAY: 13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc

4.5 Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)

Batching là chiêu thức được Tim Farris viết trong cuốn sách “ Tuần thao tác 4 giờ ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm so với những việc không quan trọng, chưa thiết yếu .

>>> ĐỌC NGAY: Khái niệm hàng tồn kho và nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn

5. Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, sắp xếp thời gian mưu trí sẽ đem đến nhiều quyền lợi. Nội dung dưới đây sẽ san sẻ các giải pháp phân loại thời gian hài hòa và hợp lý trong tổ chức triển khai. Bạn tìm hiểu thêm ngay nhé !

5.1 Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Bí quyết của quy tắc 4D là xử lý việc làm này trước khi thao tác khác. Phương pháp 4D gồm có 4 yếu tố. Cụ thể :

• Do: Yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.
• Dump: Là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.
• Delegate Là giao việc cho người làm tốt hơn.
• Defer: Lập danh sách công việc phải trì hoãn lại.

>>> TÌM HIỂU NGAY: 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC

5.2 Nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Nhìn chung, nguyên tắc này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Chính vì vậy, bạn nên áp dụng phương pháp này để xác định 20% công việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất. Nguyên tắc Pareto sẽ tập trung vào các công việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.

>>> ĐỌC NGAY: 4 gợi ý lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ

5.3 Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Đây cũng là một giải pháp quản lý thời gian hiệu quả cũng như doanh nghiệp hài hòa và hợp lý. Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn nên dành 40 % thời gian để làm những việc quan trọng nhất, 30 % thời gian thực thi những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn dành 20 % thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10 % thời gian thực thi toàn bộ mọi thứ phối hợp lại .

>>> XEM THÊM: 10 Cách quản lý nhân viên hiệu quả nhà quản lý cần biết

6. Cách quản lý thời gian hiệu quả làm việc tại nơi công sở

Bạn nên vận dụng các tuyệt kỹ để tận dụng thời gian hiệu quả. Đặc biệt, môi trường tự nhiên văn phòng sẽ có khối lượng việc làm lớn và áp lực đè nén về thời gian. Do đó, bạn cần chú ý quan tâm sắp xếp, quản lý việc làm cho tương thích .

6.1 Sắp xếp và chia nhỏ công việc

Tốt hơn hết, bạn nên sắp xếp việc làm theo thứ tự ưu tiên thực thi. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể chia tiềm năng lớn thành các trách nhiệm nhỏ. Việc triển khai xong từng bước sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất và khiến bạn thao tác chuyên nghiệp, hiệu quả hơn .

>>> XEM NGAY: Năng lực nghề nghiệp là gì? Cách đánh giá chi tiết nhất

6.2 Bố trí không gian làm việc ngăn nắp

Có thể bạn không quá quan tâm vào điều này ! Tuy nhiên, khoảng trống thao tác sẽ tác động ảnh hưởng tới mức độ tập trung chuyên sâu của bạn đấy ! Những đồ vật trên bàn hoặc sách vở vứt lung tung sẽ khiến bạn phải bận tâm. Do đó bạn nên dành thời gian để sắp xếp lại bàn thao tác nhé !

>>> XEM NGAY: Work From Home là gì? Những gợi ý để WFH hiệu quả

6.3 Ghi chú các công việc rõ ràng

Bạn sẽ thao tác chuyên nghiệp và khoa học hơn nếu ghi chú rõ ràng các việc làm cần triển khai. Hơn nữa, ghi chú rõ ràng sẽ giúp bạn ngày càng tăng động lực triển khai xong trách nhiệm. Ngoài ra, bạn sẽ không khi nào bỏ quên việc làm hoặc trễ deadline nếu như đã ghi chú vừa đủ, đơn cử .

>>>> ĐỌC NGAY: Quản lý thông tin khách hàng và những lưu ý quan trọng

6.4 Rèn luyện cải thiện các kỹ năng

Bên cạnh kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên rèn luyện các kỹ năng và kiến thức văn phòng khác. Gõ bằng 10 ngón sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí nhiều thời gian. Sử dụng công cụ tương hỗ hoặc nắm rõ cách tìm kiếm thông tin cũng góp thêm phần nâng cao hiệu suất thao tác. Ngoài ra, các kiến thức và kỹ năng trình độ cao sẽ tương hỗ bạn xử lý yếu tố hiệu quả hơn .

>>> XEM NGAY: Trí tuệ cảm xúc – Yếu tố nâng tầm sự thành công

6.5 Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Hiện nay, ứng dụng quản lý việc làm rất phổ cập. Do đó, bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý việc làm để tiết kiệm chi phí thời gian. Một trong các ứng dụng bạn nên dùng thử đó là fTodolist của Fastdo .

Công cụ này được cho phép bạn thiết lập việc làm và quản lý các trách nhiệm triển khai xong trong ngày một cách hiệu quả. Qua đó, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp thời gian sao cho tối ưu nhất để việc làm triển khai xong đúng hạn. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể check-in hoặc Check-out việc làm với team, công ty thuận tiện. Ứng dụng còn có tính năng thống kê tác dụng việc làm cá thể, phòng ban, đội nhóm để bạn lấy đó làm động lực cho các task tiếp theo .

Bạn chăm sóc đến Bộ ứng dụng lên kế hoạch hằng ngày ( fTodolist ) của Fastdo. Đăng ký ngay để thưởng thức 7 ngày không tính tiền bản demo với các tính năng riêng không liên quan gì đến nhau từ ứng dụng fTodolist
Nhận ngay bản Demo ứng dụng fTodolist

>>>> BÀI VIẾT HỮU ÍCH KHÁC:

Trên đây là nội dung chia sẻ về cách quản lý thời gian hiệu quả mà Fastdo muốn gửi đến bạn. Việc phân chia, sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc. Bên cạnh đó, đừng quên sử dụng phần mềm hỗ trợ lên danh sách công việc và sắp xếp thời gian thông minh. Như vậy, bạn sẽ tận dụng được tối đa số giờ làm việc trong ngày của mình đấy.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị tăng trưởng ứng dụng FASTDO

• Địa chỉ: 
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0971 126 599
• Email: [email protected]
• Website: https://final-blade.com/

Source: https://final-blade.com
Category : Kiến thức Internet