CHƯƠNG 6: CÁC THÓI QUEN TRONG CÔNG VIỆC KHÁC
1
.Kiểm tra lại sau khi tính bằng excel
Ngoài việc kiểm tra các hàm trong excel bạn nên kiểm tra kết quả random bằng máy tính tay để tránh lỗi tính toán khi sai hàm excel. Các cách kiểm tra khi làm việc với một file excel nhiều hàm số và tham khảo phức tạp là:
- Kiểm tra Random bằng máy tính cầm tay
- Kiểm tra các số liệu có thể dự đoán được . Ví dụ như lãi suất của một mặt hàng thường xuyên là trên dưới 30%, nhưng trong bảng tính của bạn lại là 25% thì cần kiểm tra lại.
- Dùng các lệnh Theo dõi tham chiếu và Theo dõi phụ thuộc để hiển thị về mặt đồ họa và theo dõi các mối quan hệ giữa các ô và công thức với mũi tên theo dõi, như minh họa trong hình này.
2.Tự xây dựng manual công việc
Khi bắt đầu làm một công việc nào đó bạn nên ghi lại cách làm, thứ tự nội dung của công việc đó, mục đích không chỉ dừng lại ở việc ghi chép lại những gì mình đã làm mà còn giúp bạn chỉnh lý thông tin một cách có hệ thống, tìm ra cách hoàn thành công việc một cách khoa học hơn. Manual công việc đặc biệt có ích với những công việc không thường xuyên làm, mỗi khi làm lại bị quên cách làm.
Có thể xây dựng manual đơn giản với việc ghi lại video màn hình với công việc làm nhanh, hoặc dùng ảnh chụp màn hình với công việc làm nhiều bước. Phần mềm mình dùng để ghi lại những gì mình làm là Screenhunter , đây là phần mềm có bản miễn phí. Thay vì phải mở công cụ chụp ảnh màn hình của Microsoft thì mình có thể lưu lại ảnh hoặc video màn hình chỉ bằng phím F7, hoặc F8. Vừa làm vừa chụp ảnh lưu lại, sau khi hoàn thành công việc mới sắp xếp và ghi chú.
3.Có sai sót ghi ngay lập tức ghi lại chú thích
Mục này rất quan trọng với nhân viên mới vào làm .
Việc cần làm là chuẩn bị một cuốn sổ cỡ A4,loại sổ gáy lò xo sẽ tiết kiệm diện tích bàn làm việc nếu bàn việc nhỏ.Mua cuốn sổ loại bạn yêu thích sẽ mang lại cảm hứng cho bạn hơn. Hãy có thói quen khi được dạy bất cứ điều gì, nên ghi lại ngay vào sổ. Nếu được dạy cách sử dụng tính năng nào đó của phần mềm, máy tính, nên in cả ảnh chụp màn hình lại và dán vào sổ. Dùng bút dạ quang đánh dấu những chỗ quan trọng. Với thư từ, nếu có mẫu email nào bạn thấy tâm đắc nên in ra dán vào sổ để bắt chước cách trình bày và viết theo.
Mình dùng tiếng Nhật 100% trong công việc nên khi nhận được email mình muốn làm mẫu mình thường copy đoạn tham khảo và gửi ngược email đó cho chính mình và lưu vào folder email mẫu.
Khi mắc lỗi trong công việc ghi thẳng chú ý vào sổ để tránh sai sót lần sau. Mình đã từng thường xuyên mắc những lỗi giống nhau trong công việc trong thời gian đầu. Ví dụ lên lịch họp mời thiếu người, ghi số tiền không ghi thêm thuế tiêu dùng…Mình ghi lại những lỗi mình đã sai làm thành check list. Nếu bạn nào thông minh nhớ được hết thì không sao, còn hay quên như mình thì check list bao gồm những lỗi sai của mình là một công cụ hữu hiệu để giúp bạn tránh lặp lại những sai lầm trong quá khứ.
4. Dùng giấy ghi chú khi bỏ dở công việc giữa chừng
Khi bỏ dở công việc giữa chừng do bị nhờ vả, đi vệ sinh, hay có khách bất chợt…nên đánh dấu vị trí bạn đang làm dang dở. Dùng post it loại có mũi tên chỉ vào vị trí bạn đang làm dở trên tài liệu sẽ giúp bạn quay trở lại công việc nhanh hơn và lấy lại tập trung nhanh chóng.
5.Không hẹn nhau ở ga
Mục này đặc biệt dành cho các bạn ở Nhật, ga tàu rộng lớn là nguyên nhân gây lãng phí thời gian một cách không cần thiết, nên hẹn ở một địa điểm rõ ràng và cụ thể để tiết kiệm thời gian. Nếu phải hẹn nhau ở trong ga để di chuyển tiếp hãy chỉ định chính xác một địa điểm dễ nhận diện nào đó. Các ga ở Nhật luôn có bản đồ trong ga, nếu hướng dẫn khách hàng hoặc sếp hãy gửi kèm và đánh dấu đúng vị trí hẹn nhau đó.
6.Không được để hết danh thiếp, không quên danh thiếp
Danh thiếp nên được giữ những nơi sau: Trong hộp, ví đựng danh thiếp; trong ví tiền ( khoảng 5 tờ ); trong sổ tay ( 5 tờ), trong thẻ nhân viên (1~2 tờ) để tránh quên. Nên tạo cho mình thói quen bổ sung danh thiếp sau khi đi gặp gỡ khách hàng. Trong một hộp danh thiếp có khoảng 100 tờ, nên dán post it ở tờ thứ 20 từ dưới lên. Khi dùng danh thiếp tới tờ có post it thì đặt in danh thiếp mới bổ sung.
Nên chọn mua ví, hộp đựng danh thiếp có 2 ngăn để phân biệt danh thiếp của mình và khách hàng.Với người Nhật, địa chỉ email thường là cách phát âm tên Hán tự của người Nhật, nếu không chắc nên check trước để tránh nhầm lẫn.
7.Không ăn uống tại bàn
Tránh rủi ro làm đổ đồ ăn uống ra máy tính, tài liệu. Nên sử dụng chai, bình hoặc cốc có nắp đậy và đậy kín sau khi uống.
8. Nguy cơ khi Save as…
Khi save as.., bạn dễ dàng đánh mất file gốc, chẳng hạn như các file tiêu chuẩn của công ty. Hãy tập thói quen Ctrl + di chuột( drag) để copy file, đổi tên file trước khi edit để tránh nguy cơ mất những file quan trọng. Lưu những file gốc đó vào một folder riêng.
9.Thường xuyên back up dữ liệu và cập nhật thông tin cá nhân
Máy tính dùng lâu dễ gặp trục trặc, nên back up máy tính thường xuyên qua. Những tài liệu quan trọng nên giữ riêng trong USB, ổ cứng ở công ty hoặc in ra giấy.Với những thông tin cá nhân của đối tác, khi có liên lạc thay đổi nên cập nhật liên tục để tranh quên sau này. Nếu công ty bạn có dùng lưu trữ đám mây thì hãy sử dụng triệt để dịch vụ này để back up.
10. Dự đoán rủi ro
Ý thức của mình trước những rủi ro sai sót trong công việc là rất quan trọng. Không thể nào tránh được sai sót 100% nhưng hãy tưởng tượng việc bạn sàng lọc sai sót qua những cái rổ. Những cái rổ có mắt lớn giúp bạn sàng lọc những hạt sạn lớn với tốc độ nhanh hơn, những rổ có mắt nhỏ giúp bạn sàng lọc những hạt sạn nhỏ với tốc độ chậm hơn. Trí nhớ của bạn, manual, hay check list chính là những cái rổ ấy, hãy tự giúp mình giảm bớt từ từ những sai lầm không đáng có. Hãy ý thức về hậu quả của việc sai lầm về nhiều mặt như thời gian, tiền bạc, của cải, những mối quan hệ. Dự đoán và đánh giá hậu quả khi mình sai sót sẽ giúp bạn cẩn thận hơn khi tiến hành công việc.
CHƯƠNG 7 – TÂM LÝ VỮNG VÀNG
1.Không có ai không bao giờ sai sót
Không có ai hoàn hảo trong công việc tới 100% cả, tuy nhiên thay vì suy nghĩ là “Ai cũng có thể có sai lầm“ thì hãy nghĩ rằng “Làm thế nào để tránh các sai lầm đó” . Ở các công ty Nhật , cấp trên luôn kiểm tra công việc của cấp dưới , từ sếp nhỏ tới sếp lớn, tuỳ công ty mà kiểm tra đi lại tới 3,4 lần.Tuy nhiên công việc của sếp khô
ng phải là soát đi soát lại những lỗi bất cẩn của bạn. Ngay khi hoàn thành công việc cho sếp , hãy tự kiểm đi kiểm lại trước khi nộp. Nếu không mắc những lỗi nhỏ, bạn có thể nhận được nhiều lời khuyên bổ ích hơn từ sếp thay vì bị chỉ trích vì những lỗi đó.
2. Cách nhìn nhận sai sót để cải thiện và trưởng thành hơn trong công việc
Sai sót không phải hoàn toàn là xấu, sai sót là cần thiết để bạn trưởng thành. Thất bại là mẹ thành công, tuy nhiên bạn công thể thành công nếu không nhìn nhận lại thất bại ấy. Từ sai sót, bạn phân tích nguyên nhân tại sao sai sót, và làm sao để tránh những sai sót đó. Từ việc nhìn nhận lại sai sót, bạn sẽ tìm ra yếu điểm của bản thân và cách khắc phục để giảm dần nó.
3.Cơ chế giảm dần sai sót
Cảm giác của bạn rất quan trọng. Các công ty Nhật bằng phương pháp thống kê chỉ ra rằng , trong 300 lần bạn cảm giác có gì đó không ổn thì sẽ có 30 lần không ổn thật , và trong 30 lần không ổn ấy sẽ có một lần gây ra hậu quả rất nghiêm trọng. Do đó đừng bỏ qua cảm giác của bạn, hãy ghi lại và kiểm tra ngay khi bạn “cảm thấy điều gì đó bất ổn”.
<4. Sự khác nhau giữa người thăng tiến và người không thăng tiến trong công việc
Để hoàn thành công việc đúng thời gian mà không sai sót có 2 điều rất quan trọng :
-
Không làm sai thứ tự ưu tiên công việc
-
Tập trung cao độ vào một công việc mình làm
Để tập trung vào các công việc ưu tiên thì cần tạo ra môi trường và thời gian mình có thể tập trung vào công việc đó. Cần lọc ra các công việc có thứ tự ưu tiên hơn hết, ôm đồm nhiều việc quá sẽ khiến bạn mất tập trung vào công việc chính và không thể nhận thêm những công việc hấp dẫn khi có cơ hội. Có những người ưu tiên công việc theo 2 tiêu chuẩn cấp bách và độ quan trọng của công việc. Hai tiêu chuẩn cấp bách và độ quan trọng của công việc được thể hiện trong cung phần tư dưới đây. Những sơ đồ cung phần tư đều cho rằng chúng ta nên tập trung xử lý từ cung phần tư khẩn cấp và quan trọng trước. Nhưng trong cuốn sách Bảy thói quen của người thành đạt, tác giả lại cho rằng chúng ta nên tập trung vào cung phần tư thứ hai. Đây là cung phần tư không khẩn cấp nhưng quan trọng, chứa những nội dung làm nền tảng cho giai đoạn sau này như phát triển bản thân, nghiên cứu công việc…
5.Nghỉ ngơi để tăng tập trung
Việc nghỉ ngơi đương nhiên là rất quan trọng. Một tiết học ở đại học là 90 phút. Cũng giống như vậy, bạn nên nghỉ ngơi sau 90 phút tập trung vào công việc. Sáng làm từ 9h tới 12h nên nghỉ 1 lần. Chiều làm từ 13h tới 17h nên nghỉ 2-3 lần. Nghỉ ngơi đầy đủ sẽ làm tăng hiệu suất công việc hơn là cứ cố gắng gắn chặt vào bàn làm việc trong thời gian dài.
6.Những việc đương nhiên trở thành điểm mạnh
Hãy biến những việc tưởng như ai cũng có thể làm được trở thành điểm mạnh của bạn. Ví dụ như giữ gìn giấy tờ tại liệu cẩn thận, không làm mất mát; Giữ bàn làm việc gọn gàng sạch đẹp; Luôn tới trước 10 phút; Không có những lỗi sai do bất cẩn…
Làm được những việc đơn giản vậy thôi cũng khiến người khác tin tưởng khi giao phó công việc cho bạn.
7.Không còn sai sót cơ hội sẽ đến
Khi được giao phó những việc nhỏ, hãy cố gắng làm thật cẩn thận, có vậy bạn sẽ được giao làm những công việc khác quan trọng hơn. Cách suy nghĩ tránh sai sót trong công việc không chỉ được ứng dụng trong công việc, hãy cố gắng ứng dụng cả trong cuộc sống thường nhật của bạn.
Hãy cố gắng thực hiện những điều tưởng chừng rất nhỏ nhặt trong cuốn sách này và cùng tớ học cách chỉn chu trong công việc của người Nhật bạn nhé!
