Track Changes được đánh giá là một tính năng hữu ích vì nó mang đến nhiều tiện ích cho người dùng word, nhất là khi làm việc nhóm. Nhưng trên thực tế vẫn có không ít người loay hoay tìm cách bỏ Tracking trong Word 2016 vì cảm thấy không thoải mái với tính năng này. Và nếu bạn cũng cần tắt bỏ Tracking trong Word thì xem hướng dẫn trong bài viết này nhé!
Tóm Tắt
Tìm hiểu sơ về tính năng, cách mở Track Changes của Microsoft Word
Track Changes của Microsoft Word dùng để làm gì?
Microsoft Word cung cấp tính năng Track Changes nhằm giúp người dùng:
- Theo dõi được lịch sử chỉnh sửa, đánh dấu bằng các màu sắc/định dạng khác nhau với những đoạn văn được thêm vào hoặc sẽ bị lược bỏ khỏi văn bản. Cam kết không bỏ sót bất cứ một thay đổi nào.
- Biết được ai là người đã chỉnh sửa đoạn nào trong văn bản đó (ghi chú). Hoặc người nào đã đưa ra nhận xét trực tiếp về văn bản (comment).
Khi dùng Track Changes trong word tất cả sự thay đổi (thêm, bớt, xóa, sửa,…) của một văn bản sẽ được lưu lại và hiển thị ngay trên word. Điều này tức là văn bản gốc vẫn được giữ nguyên dù đã có rất nhiều sự chỉnh sửa trước đó.
Và thực tế Track Changes thường được đánh giá cao khi có nhiều người cùng một nhóm tham gia soạn thảo/chỉnh sửa văn bản ngay trên word.
Khi làm việc nhóm với chế độ theo dõi chỉnh sửa Track Changes, ở chế độ mặc định của tính năng này sẽ có giao diện gồm 3 phần như sau:
- Phần 1 – gạch dọc màu đỏ phía bên trái giúp bạn biết được đoạn văn nào đã có sự thay đổi.
- Phần 2 – văn bản trung tâm giúp lưu lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa bao gồm cả những phần bị xóa cũng hiển thị.
- Phần 3: Phần chú thích phía bên phải sẽ cho bạn biết những chỉnh sửa về định dạng văn bản kèm theo đó là hiển thị phần nhận xét (comment) của người đã chỉnh sửa.
Vậy muốn mở tính năng Track Changes trong word thì phải làm thế nào?
Mở Track Changes của Microsoft Word như thế nào?
Phòng trường hợp bạn cần đến những tính năng tuyệt vời kể trên của Track Changes, Phanmemgocvn chia sẻ đến bạn cách mở Track Changes trong word.
Rất đơn giản, bạn chỉ cần vào file word đang soạn thảo. Trên thanh công cụ tìm nhấp chuột chọn “Review”, tiếp đến bạn chọn “Track Changes” trong biểu tượng “Track Changes” như hình.
Đặc biệt, nếu bạn không muốn cho người khác tắt mất tính năng Track Changes của file, bạn lựa chọn “Lock Tracking” ngay phía dưới tùy chọn mở “Track Changes” ở trên. Sau đó đặt mật khẩu cho file.
Như vậy, ngoài bạn ra thì không ai tắt được Track Changes khi đang làm việc nhóm với word.
Vậy khi nào bạn cần tìm cách bỏ Tracking trong Word 2016?
Khi nào bạn cần tìm cách bỏ Tracking trong Word 2016
Như đã chia sẻ ở trên, Track Changes là công cụ thực sự hữu ích nếu làm việc nhóm. Và đặc điểm của nó là đánh dấu lại mọi sự thay đổi của văn bản bằng nhiều loại màu sắc khác nhau. Và cố gắng không bỏ qua bất cứ thay đổi nào.
Chẳng hạn: đoạn văn được thêm vào sẽ được đánh dấu bằng gạch màu xanh dưới chân chữ, đoạn nào chỉnh sửa thì dưới chân chữ là gạch màu đỏ, đoạn nào bị bỏ sẽ bị gạch ngang chữ,…
Cũng chính vì sự “đánh dấu quá cặn kẽ” này của Track Changes đôi lúc khiến người dùng muốn “hoa mắt” khi cần soạn thảo một văn bản cá nhân. Và đây chính là thời điểm mà nhiều người dùng word khi làm việc cá nhân muốn tìm cách bỏ Tracking trong Word 2016 ngay lập tức.
Các cách bỏ Tracking trong Word 2016 cực nhanh chỉ vài cú nhấp chuột
Một số người không thực sự quan tâm đến tính năng Track Changes khi làm việc với word. Họ có thể không cần thiết phải sử dụng đến công cụ này do chỉ làm việc cá nhân hoặc cảm thấy việc sử dụng Track Changes và cách bỏ Tracking trong Word 2016 quá phức tạp.
Nhưng như đã chia sẻ ở trên thì chỉ cần vài thao tác nhấp chuột là đã có thể mở và sử dụng tính năng Track Changes của word một cách dễ dàng. Và tương tự như vậy thì cách để loại bỏ/tắt Tracking trong Word 2016 hoàn toàn không khó như nhiều người tưởng.
Nếu cảm thấy việc theo dõi mọi chỉnh sửa, thay đổi của văn bản là không cần thiết, bạn chỉ cần thao tác vài cú nhấp chuột trên màn hình máy tính là bỏ ngay được Tracking trong word.
Cụ thể, để tắt tính năng Track Changes và quay lại giao diện bình thường của word 2016 khi soạn thảo, bạn có 2 tùy chọn:
- Một là: Đồng ý lưu lại các thay đổi: Trên thanh công cụ của word, bạn nhấp chuột vào “Accept”. Một dãy tùy chọn xuất hiện, bạn click vào mục cuối “Accept All Changes and Stop Tracking”.
- Hai là: Loại bỏ hoàn toàn các thay đổi: Cũng hướng chuột đến thanh công cụ của word, bạn nhấp vào “Reject” và click vào mục cuối của tùy chọn “Reject All Changes and Stop Tracking”.
Chú ý: Bạn có thể áp dụng các bước tắt Tracking trong word 2016 ở trên cho các phiên bản của word khác như: word 2003, word 2007, word 2010, word 2019. Vì giao diện của các phiên bản microsoft word qua các năm không có nhiều thay đổi.
Bạn thấy đấy kể cả việc khởi động để sử dụng Track Changes khi làm việc nhóm hay cách bỏ Tracking trong Word 2016 nếu muốn làm việc cá nhân đều không có gì quá phức tạp hay mất thời gian. Phanmemgocvn hi vọng rằng với những chia sẻ của chúng tôi trong bài viết sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và thông minh hơn với word.
Trân trọng!
