Cách viết email cho doanh nghiệp ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh, thương hiệu của một cá nhân hay đối tác đối với đơn vị công ty, doanh nghiệp mà bạn đang tương tác. Không đơn giản như các email gửi cho bạn bè hay gọn gàng như những email trao đổi với đồng nghiệp, với các nội dung bạn có thể viết tuỳ ý và người đọc cũng hiểu ý bạn, các nội dung trong email gửi cho doanh nghiệp cần có sự đầu tư, chăm sóc cẩn thận từng chút vì các công ty, doanh nghiệp hay tập đoàn lớn sẽ lấy đó làm cơ sở đánh giá độ chuyên nghiệp cũng như khả năng hợp tác đối với công ty hay cá nhân bạn.
* * * * Lưu ý nếu bạn chưa có email cho doanh nghiệp mình thì tìm hiểu thêm bài viết và Ngân sách chi tiêu của dịch vụ email doanh nghiệp để trang bị cho công ty mình một công đắc lực khi thao tác cùng người mua nhé .
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn 1 số ít cách viết email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp nhất, sao cho các email bạn gửi đi luôn hoàn toàn có thể gửi gắm không chỉ những thông điệp, thông tin mình cần mà còn toát lên hình ảnh, phong thái thao tác chuyên nghiệp của công ty bạn !
Các bài viết tham khảo:
Tóm Tắt
Hướng dẫn cách viết email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp nhất
Những điều cần biết trước khi gửi email
Trước khi soạn một nội dung email gửi cho các công ty, doanh nghiệp bất kỳ, bạn cần chú ý quan tâm đến 1 số ít thông tin hoàn toàn có thể gây ản hưởng đến nội dung email cũng như sự chuyên nghiệp của bạn .
- Chú ý không soạn email hay gửi email trong lúc tâm trạng của bạn không tốt (đang cáu giận, bực bội, buồn bã…) vì chắc chắn nó sẽ gây ảnh hưởng đến ngữ khí của bạn trong email và người đọc hoàn toàn cảm nhận được nó.
- Tìm hiểu về đối tượng mà bạn sẽ gửi mail: Việc này sẽ giúp bạn có cách trình bày và cách dùng từ ngữ chính xác hơn trong email.
- Thời gian gửi mail: Bạn nên gửi email vào khoảng thời gian 08-09h sáng, thời gian đầu ngày làm việc cũng là thời điểm mà người ta checkmail nhiều. Tỉ lệ phản hồi cho email của bạn cũng nhanh chóng hơn.
Các khuôn khổ cần chăm sóc khi gửi email chuyên nghiệp
Để hoàn toàn có thể biết cách viết email cho doanh nghiêp chuyên nghiệp, bạn cần tối ưu từng khuôn khổ trong nội dung email của mình. Bạn hoàn toàn có thể chỉ cần gửi một email thông tin, email hẹn gặp ngắn gọn nhưng trong đó có rất nhiều yếu tố cần chú ý quan tâm để tạo nên sự chuyên nghiệp .
Một số các khuôn khổ cần chăm sóc khi gửi email chuyên nghiệp gồm có :
Tiêu đề email
Tiêu đề email có 2 trách nhiệm : Gây sự quan tâm so với người đọc và tóm tắt nội dung của hàng loạt email. Người đọc dựa vào đó sẽ quyết định hành động sẽ liên tục đọc hay không đọc email của bạn. Do đó khi đặt tiêu đề bạn cần bảo vệ hai công dụng này .
Nếu bạn gửi email đại diện thay mặt cho một công ty, doanh nghiệp thì tên của doanh nghiệp nên Open trong dòng tiêu đề để người đọc dễ phân biệt hơn .
Ví dụ: Công ty WEBICO – Bản hợp đồng thiết kế website, Gửi anh thông tin về gói dịch vụ B, Báo cáo kinh doanh quý I/2018, …
Lời mở đầu và kết thúc email
Một trong các cách viết email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp rất quan trọng nữa là cách bạn chào hỏi, xưng hô với đối tác chiến lược. Trong phần này, tuỳ vào mức độ thân thương, cấp bậc hay tuổi tác của đối tượng người dùng mà bạn hoàn toàn có thể đặt các lời chào khác nhau .
Đặc biệt, so với lòi chào, lời kết thúc email bạn hoàn toàn có thể viết bằng ngôn từ tiếng Anh, tiếng Việt đều được .
Một số ví dụ về lời chào thư và kết thúc thư :
Lời chào thư :
- Dear Professor Smith,
- Hello Ms. Nguyen,
- Hi Hang,
- To whom it may concern,
- Dear members of the selection committee,
- Hello everyone,
- Chào Hằng,
- Chào anh/chị,
- Gửi anh/chị
- Em chào anh,
Lời kết thúc thư :
- Best regards,
- With regards,
- Sincerely,
- Respectfully yours,
- Trân trọng,
- Kính thư,
Định dạng văn bản chuyên nghiệp
Trong nội dung email, nếu muốn lôi cuốn và biểu lộ sự chuyên nghiệp, bạn cần phải định dạng chúng. Không có nguyên tắc nhất định cho việc định dạng, nhưng chúng tôi hoàn toàn có thể gợi ý cho bạn một số ít cách giúp email trông chuyên nghiệp hơn như sau :
- Sử dụng dấu gạch ngang đầu dòng
- Đánh số thứ tự đối với nội dung có nhiều hàngj mục
- Viết nghiêng một số cụm từ chuyên ngành
- Viết hoa và bôi màu đối với các phần nội dung mà bạn muốn khách hàng chú ý đến.
- In đậm các yếu tố quan trọng như tên công ty, tên người nhận…
Đối với nội dung có khối lượng nhiều, có nhiều phần cần trao đổi, bạn nên xuống dòng hay chia làm nhiều đoan riêng không liên quan gì đến nhau để đỡ tạo cảm xúc ngán ngẩm khi đọc mail của bạn. Các công ty, doanh nghiệp không hề dành quá nhiều thời hạn cho một email rườm rà, lòng vòng. Hãy chuyên nghiệp và súc tích !
Về các hình ảnh, tập tin đính kèm
Thông thường, khi gửi email tất cả chúng ta sẽ attached file trực tiếp vào email, nhưng so với một số ít trường hợp file quá nặng ( thường là hình ảnh ) thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng file nén hoặc gửi link Google Drive. Bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể sử dụng Google Docs, Yousendit. com, MediaFire. com … để tải file của mình lên đó và gửi đường link cho người nhận thay vì đính kèm file trong email. Tuy nhiên, khi tải file lên các website trung gian, bạn cần quan tâm về độ bảo mật thông tin – bạn hoàn toàn có thể thiết lập Mật khẩu cho file .
Trong kĩ năng, cách viết email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp này thì lưu ý dành cho bạn là nên đặt tên file, tên tập tin rõ ràng để tránh tình trạng gửi nhầm file.
Trong trường hợp số lượng file đính kèm quá nhiều, bạn nên đánh số thứ tự cho file hoặc tạo mục lục file đính kèm để người nhận tiện theo dõi .
Chữ ký trong email
Chữ ký cũng là một phần cực kỳ quan trọng khi gửi email cho doanh nghiệp. Thậm chí, trong nhiều trường hợp, các đơn vị chức năng công ty, doanh nghiệp sẽ địa thế căn cứ theo phần thông tin trong chữ ký này để liên hệ với bạn. Chữ ký càng rõ ràng, phân phối rất đầy đủ thông tin thì bạn càng có thời cơ nhận được các hợp đồng và thiện chí hợp tác từ phía người mua hơn .
Khi thiết lập chữ ký trong email bạn nên bảo vệ mình phân phối khá đầy đủ các thông tin, ví dụ như :
Bên cạnh đó, nếu bạn là nhân viên cấp dưới các phòng ban đặc biệt quan trọng như Sale, Marketing, PR … và tiếp tục thao tác với nhiều đối tác chiến lược, bạn cũng hoàn toàn có thể để số điện thoại thông minh bàn nội bộ của bạn hoặc số di động để đối tác chiến lược tiện liên hệ .
Sử dụng hợp lý chức năng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy) trong email
Thông thường, nếu tên bạn ở dòng CC thì có nghĩa người gửi chỉ muốn update thông tin để bạn tìm hiểu thêm. Bạn chú ý quan tâm tránh trường hợp nhầm lẫn giữa CC ( người tìm hiểu thêm ) và TO ( người thực thi các nhu yếu trong email nếu có ) .
Ví dụ: Bạn gửi email cho nhân viên công ty A, chọn địa chỉ email người đó ở phần “To” và “Cc” cho sếp quản lý của họ và sếp của bạn. Nghĩa là hai đối tượng quản lý sẽ theo dõi và góp ý cho các nội dung trao đổi, người trao đổi trực tiếp trong email này là bạn và nhân viên công ty A
Đối với trường hợp BCC, bạn rất cần quan tâm trường hợp nào thực sự nên sử dụng, rất tránh các trường hợp gửi thông tin lén lút với ai đó trong việc làm. Như toàn bộ tất cả chúng ta đã biết, một tiêu chuẩn khi thao tác là sự rõ ràng, minh bạch .
Đọc lại thư trước khi nhấn “ Gửi ”
Thao tác này không tốn của bạn quá nhiều thời hạn, chỉ tầ 2 – 3 phút thôi nhưng lại có hiệu suất cao rất lớn, đặc biệt quan trọng là trong khi viết mail bạn có những sai sót về lỗi xưng hô hay sai chính tả. Nhiều trường hợp gọi “ anh ” thành “ chị ” hay ghi nhầm tên người mua trong email cũng bắt nguồn từ lỗi không kiểm tra lại trước khi gửi. Do đó, tập thói quen kiểm tra, thanh tra rà soát lại email trước khi gửi sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm đáng tiếc không đáng có .
Sử dụng ngôi nhân xưng như thế nào là hợp lý?
Nếu bạn gửi email đại diện thay mặt cho cả công ty, doanh nghiệp của mình, chúng tôi gợi ý bạn nên sử dụng ngôi nhân xưng “ chúng tôi ”. “ Chúng tôi ” biểu lộ sức mạnh tập thể, sự đoàn kết, sự trân trọng thành quả lao động có được từ một đội ngũ, không từ một cá thể riêng không liên quan gì đến nhau .
Bên cạnh đó, nếu bạn là cá thể và đang gửi mail cho các doanh nghiệp, bạn hoàn toàn có thể sử dụng “ tôi ” để biểu lộ sự sang chảnh .
Trong trườn hợp bạn đã có mối quan hệ thân thương, có quen biết với đối tượng người dùng gửi mail, bạn hoàn toàn có thể xưng hô một cách thân thiện hơn, tuy nhiên việc gọi “ anh / chị ” hoàn toàn có thể được ưu tiên thay vì gọi “ đối tác chiến lược ” là “ em ” dù họ có nhỏ tuổi hơn bạn .
Nội dung email nên ngắn gọn
Cách viết email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp là bạn hãy nỗ lực soạn thảo nội dung càng ngắn càng tốt. Tập trung vào chủ đề cần truyền tải, không dài dòng, lan man … trừ khi mail đó dùng để báo cáo giải trình hoặc nêu nguyên do vấn đề. Ngắn gọn chính là điểm độc lạ lớn nhất giữa email doanh nghiệp và email cá thể .
Trên đây là một số yếu tố bạn cần lưu ý để có thể thiết lập nội dung email cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hoàn hảo. Nếu bạn có các thắc mắc liên quan đến việc thiết lập hệ thống email cho doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với bộ phận Kinh doanh của chúng tôi để được tư vấn cụ thể.
—
⚜️ WEBICO – GIẢI PHÁP THIẾT KẾ WEB HÀNG ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP ⚜️
? Địa chỉ: Mekong Tower, 235-241 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM
? Hotline: 1800 6016
? Email: [email protected]
? Website: www.webico.vn
➡ Facebook: https://www.facebook.com/webico.vn/
Liên lạc ngay với chúng tôi hoặc để lại thông tin của bạn, bộ phận tư vấn của WEBICO sẽ liên lạc lại ngay để giải đáp mọi vướng mắc !
Source: https://final-blade.com
Category : Kiến thức Internet
