[HƯỚNG DẪN] Cách đánh số thứ tự trong excel nhanh – gọn

Cách đánh số thứ tự trong excel giúp cho quá trình tạo bảng trong excel được dễ dàng và nhanh chóng, tiết kiệm được tối đa thời gian. Nhưng nếu như bạn chưa biết cài đặt đúng cách công việc sẽ trở khó khăn. Bài viết dưới đây sẽ  hướng dẫn đánh số thứ tự trong excel đơn giản nhé!

Microsoft Excel là một ứng dụng xử lý bảng tính và nằm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. Chương trình này hỗ trợ tối đa con người trong quá trình tính toán, phân tích dữ liệu, tự động hóa công việc. Bên cạnh đó, hỗ trợ công việc một cách tối ưu nhất là với dân văn phòng không thể bỏ qua ứng dụng này. Chính sự quan trọng này bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng văn phòng cơ bản thật vững chắc.

Cách 1: Cách kéo số thứ tự trong excel bằng chuột

Tạo số thứ tự trong excel bằng con trỏ chuột là cách đánh số theo thứ tự sắp xếp trong danh sách ngắn và danh sách dài. Với phương pháp này có 2 cách để bạn áp dụng như sau:

Đánh số thứ tự trong excel trong bằng chuột cho danh sách ngắn

Bước 1: Trong  bảng số liệu cần đánh thứ tự, bạn chọn số bắt đầu trước khi đánh thứ tự vào ô đầu tiên (Ví dụ: số 1)

Nhập số thứ tự trong excel danh sách ngắn

Bước 2: Nhấn giữ phím “Ctrl” dùng chuột rê vào bên phải của ô đầu tiên góc dưới, bạn nhập số bắt đầu cho đến khi con trỏ chuột chuyển sang dấu “+” và xuất hiện một dấu “+” nhỏ giống ảnh minh họa phía dưới.

Thao tác chuyển dấu trong excel danh sách ngắn

Bước 3: Tiếp tục nhấn giữ chuột trái di chuyển đến hết danh sách cần đánh số thứ tự

Di chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối danh sách ngắn Sau đó bạn sẽ thấy tác dụng số thứ tự tăng dần : Kết quả hiển thị danh sách ngắn

Đánh số thứ tự trong excel bằng chuột cho danh sách dài

Đối với những list dài hàng trăm, nghìn số, dòng bạn muốn đánh số thứ tự hoàn toàn có thể vận dụng cách điền số thứ tự trong excel :

Bước 1: Nhập số thứ tự bắt đầu số 1 tiếp theo số 2 (lần lượt theo thứ tự tăng dần)

Nhập số thứ tự trong excel danh sách dài

Bước 2: Kéo con trỏ chuột chọn vào hai ô bạn vừa thao tác nhập số di chuyển con trỏ chuột tới ô bên phải của ô thứ 2 bên dưới đến khi chuyển dấu “+”

Thao tác chuyển dấu trong excel danh sách dài

Bước 3: Sau đó nhấn chuột trái để excel tự động đánh số theo thứ tự. Bạn sẽ thấy kết quả ngay sau đó:

Kết quả đánh số thứ tự danh sách dài

Cách 2: Công thức đánh số thứ tự trong excel

Bước 1: Ô đầu tiên trong bảng ở cột STT, nhập số bắt đầu (một số bất kỳ bạn muốn, thường là số 1)

Nhập số thứ tự trong excel bằng công thức

Bước 2: Nhập công thức vào ô tiếp theo (Ví dụ: =A5+1)

Nhập công thức đánh số thứ tự trong excel

(Trong đó: A5 đây là ô chứa số đầu tiên như bước 1; 1 chính là đơn vị bắt đầu; 2 chính là đơn vị gia tăng,…)

Bước 3: Khi đã nhập xong số bắt đầu bạn di chuyển con trỏ chuột vào bên phải góc dưới của ô công thức. Con trỏ chuột sẽ chuyển sang dấu “+” thì bạn di chuyển chuột xuống dưới để copy lại công thức đánh số thứ tự trong excel

Sao chép lại công thức đánh số thứ tự trong excel Kết quả hiển thị sau khi thao tác xong : Kết quả hiển thị đánh số thứ tự bằng công thức

▶ XEM THÊM: Các hàm cơ bản trong Excel mà “dân” văn phòng phải biết

Cách 3: Cách đánh số thứ tự trong excel có điều kiện kèm theovới hàm COUNTA

Bên cạnh những cách tạo số thứ tự trong excel thủ công bằng tay thì sử dụng hàm đánh số thứ tự cũng đem lại tác dụng nhanh và đúng mực. Ví dụ đơn cử dưới đây sẽ giúp bạn thuận tiện tưởng tượng và vận dụng hàm vào trong thao tác tạo số thứ tự trong excel. Đánh thứ tự số có điều kiện trong excel với hàm counta

Sử dụng hàm Counta đánh số thứ tự có điều kiện: B2=IF(C2=””,0,COUNTA($C$2:C2))

Trong đó: Ô C2 cố định điểm đầu, điểm cuối không cố định

Với công thức trên đây bạn triển khai ngay tại ô B2 khi kéo xuống công thức đến kết thúc bảng, với ô không có giá trị sẽ trả về tác dụng bằng 0 và liên tục đếm số thứ tự với những ô có giá trị ta sẽ có bảng hiệu quả như như sau : Kết quả đánh thứ tự có điều kiện trong excel với hàm counta

▶ XEM THÊM: Cách dùng hàm sumif trong excel – Minh họa áp dụng cụ thể

Cách 4: Cách đánh số thứ tự khi lọc tài liệutrong excel với hàm SUBTOTAL

Cách đánh số thứ tự trong excel kho lọc dữ liệu bạn có thể sử dụng hàm subtotal kết hợp với hàm IF để thực hiện. Dưới đây là cách để các bạn thực hiện.

Đánh số thứ tự khi lọc dữ liệu trong excel bằng hàm subtotal kết hợp với hàm IF Cũng tựa như cách sử dụng hàm counta nhưng với Filter số thứ tự vẫn đúng đây chính là điều đặc biệt quan trọng của hàm subtotal. Kết quả hiển thị khi sử dụng Filter Hàm counta ( cột B ) Hàm subtotal ( cột C )

Công thức thực hiện: =IF(D2=””,””,SUBTOTAL(3,$D$2:D2))

Trong đó :

Ô không giá trị hàm sẽ không trả kết quả (IF(D2=””,””)

Ô D2 có giá trị thì có thể áp dụng hàm SUBTOTAL(function_num,Ref1,…)  (SUBTOTAL(3,$D$2:D2)

Cách 5: Cách đánh số thứ tự tự động trên Excel

Thao tác đánh số tự động hóa trên excel là hoạt động giải trí tiếp tục sử dụng bất kể nhân viên cấp dưới văn phòng nào. Tuy nhiên, cách này chỉ vận dụng đơn cử cho bảng tài liệu, đánh số thứ tự theo cột và thao tác này trọn vẹn tự động hóa. Với những file dữ liệu có nhiều thông tin cần vận dụng đánh số thứ tự tự động hóa sẽ giúp việc làm hiệu suất cao hơn và tiết kiệm chi phí nhiều thời hạn. Dưới đây là cách bạn thực thi tạo thứ tự cột số tự động hóa trong excel :

Bước 1: Nhập số thứ tự bắt đầu là số 1 (hoặc một số bất kỳ)

Nhập số thứ tự bắt đầu

Bước 2: Mục Editing click chuột vào Fill / Series

Thao tác chọn định dạng

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Series

Lựa chọn Type

Nếu là Series in lựa chọn Rows để thao tác đánh số theo hàng, chọn Columns đánh số theo cột

Type bạn có thể lựa chọn tùy chỉnh sau:

• Linear (Đánh số tăng dần)
• Growth (Đánh số lũy tiến)
• Date (Đánh ngày tháng năm)
• AutoFill (Đánh số tự động)
• Step value (Khoảng cách giữa các số thứ tự)
• Stop value (Chỉ định đánh số thứ tự)

Trong ví dụ này, áp dụng đánh số theo Columns và type Linear (Step value là 1 và Stop Value là 20)

Áp dụng thao tác đánh số thứ tự theo cloumns

Sau khi thao tác xong nhấn OK để hiển thị kết quả

Kết quả đánh thứ tự cột trong excel

Hi vọng với những chia sẻ hữu ích trên đây sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm và kiến thức về cách đánh số thứ tự trong excel. Đây là một trong những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản đặc biệt với những bạn nhân viên văn phòng cần phải nắm rõ để áp dụng vào trong quá trình làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian làm việc tối ưu.

Source: https://final-blade.com
Category: Kiến thức Internet