Với những ai thường xuyên sử dụng bộ công cụ văn phòng Microsoft Office thì chắc chắn rất quen thuộc với PowerPoint. PowerPoint là công cụ dùng để tạo các slide trình chiếu với nhiều nội dung khác nhau như tạo slide báo cáo, slide thuyết trình hay tạo bài giảng với slide đoán hình, hay slide trò chơi đoán ô chữ,… Với PowerPoint bạn có thể trình bày nhiều nội dung trình chiếu, với các công cụ hỗ trợ tạo slide như các hiệu ứng động trên slide. Với những người mới sử dụng PowerPoint thì các bước cơ bản tạo slide nội dung là điều cần thiết phải nắm rõ, sau đó mới có thể áp dụng những nội dung chỉnh sửa slide nâng cao hơn. Bài viết dưới đây của Quản trị mạng sẽ hướng dẫn bạn đọc từng bước cơ bản tạo slide PowerPoint.
Tóm Tắt
1. Chọn theme slide PowerPoint
Ngay trong PowerPoint có rất nhiều mẫu theme, hình nền PowerPoint để chúng ta lựa chọn. Mỗi một hình nền đều theo nhiều chủ đề khác nhau, bạn nên lựa chọn hình nền phù hợp với nội dung cũng như đối tượng trình chiếu.
Click vào mục Design rồi chọn tiếp vào mục Themes để lựa chọn hình nền có sẵn trên PowerPoint.
Có thể nhấn biểu tượng tam giác để mở rộng giao diện các chủ đề themes.
Nếu người dùng muốn có thêm các chủ đề hình nền khác có thể tải bộ hình nền PowerPoint ở một số link dưới đây.
Ngoài những hình nền có sẵn trên PowerPoint, chúng ta cũng có thể sử dụng hình ảnh của mình và thay đổi mức độ hiển thị hình nền. Bạn đọc tham khảo bài viết Cách làm mờ ảnh nền trong PowerPoint.
Chỉ áp dụng theme mới cho các slide đã chọn
Mở bài thuyết trình của bạn trong PowerPoint.
Chuyển đến tab Design.
Chọn slide có theme bạn muốn thay đổi. Nếu bạn muốn chọn nhiều slide, chỉ cần giữ Ctrl/Cmd khi bạn nhấp vào chúng.
Chọn các slide để thay đổi theme của chúng
Chọn theme bạn muốn áp dụng, nhấp chuột phải và chọn Apply to Selected Slides. Xin lưu ý rằng nếu bạn thay đổi theme chung của bài thuyết trình sau này, các slide này cũng sẽ bị ảnh hưởng.
Áp dụng theme cho các slide đã chọn
Nhập một theme
Mở bài thuyết trình của bạn trong PowerPoint.
Trên tab Design, trong nhóm Themes, hãy bấm vào mũi tên drop-down. Bây giờ, hãy nhấp vào Browse for Themes. Một cửa sổ mới sẽ mở ra, nơi bạn cần chọn bài thuyết trình có chứa theme mà bạn muốn nhập.
Tùy chọn Browse for Themes
Xin lưu ý rằng theme sẽ được áp dụng cho tất cả các slide và mọi theme trước đó sẽ bị xóa, trừ khi đó là theme mặc định (trong trường hợp đó, bạn sẽ tìm thấy theme đó trong danh sách các theme mặc định).
Chỉnh sửa màu sắc của theme
Tùy thuộc vào theme, nó có thể có các biến thể màu sắc hoặc những palette preset khác nhau mà bạn có thể chọn để thay đổi màu sắc của các phần tử trong bài thuyết trình của mình. Hãy xem cách bạn có thể chỉnh sửa màu sắc của theme:
Mở bài thuyết trình của bạn trong PowerPoint.
Chuyển đến tab Design. Nếu theme chứa các biến thể màu, bạn sẽ thấy chúng trong nhóm Variants.
Các biến thể màu sắc
Nếu bạn muốn thay đổi bảng màu, hãy nhấp vào mũi tên drop-down Variants, chọn Colors và chọn bất kỳ cài đặt preset nào. Nếu bạn muốn áp dụng một bảng màu cụ thể cho bài thuyết trình, hãy bấm vào Customize Colors. Một cửa sổ mới sẽ mở ra, nơi bạn có thể chọn màu phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Bạn có thể thấy một bản xem trước nhỏ ở góc trên bên phải của cửa sổ này.
Tùy chọn Customize Colors
Để thay đổi màu nền, hãy nhấp vào mũi tên drop-down Variants và chọn Background Styles. Bạn có thể chọn bất kỳ cài đặt preset nào hoặc nhấp vào Format Background, nơi bạn sẽ có thể sử dụng màu đồng nhất, chuyển màu, hình ảnh hoặc pattern (mẫu) làm nền. Nếu bạn chọn thực hiện qua Format Background, bảng điều khiển của nó sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình. Để áp dụng nền tùy chỉnh, hãy nhấp vào Apply to All.
Nếu bạn thay đổi nền bằng tùy chọn Format Background, tất cả ảnh nền của bạn sẽ bị xóa.
Thay đổi nền
Trong nhóm Variants, bạn sẽ thấy hai tùy chọn khác cho phép bạn sửa đổi phông chữ của bài thuyết trình hoặc các hiệu ứng được áp dụng. Cả hai tùy chọn này đều chứa các giá trị preset và nếu đang sử dụng phiên bản PowerPoint mới nhất, bạn sẽ thấy một tùy chọn bổ sung để tùy chỉnh phông chữ hoặc kiểu.
Sửa đổi phông chữ và kiểu
2. Thêm slide mới trong PowerPoint
Trong một bài thuyết trình thì trang đầu tiên luôn là trang giới thiệu về nội dung mà chúng ta sẽ trình chiếu sau đó. Để thêm một slide mới nhấn vào tab Home rồi chọn New Slide và chọn mẫu cho slide cần thêm.
Có thể chọn nhiều kiểu mẫu slide khác nhau. Nếu chúng ta nhấn chuột phải vào slide rồi chọn Dupplicate Slide sẽ tạo những slide giống hệt nhau.
3. Thêm nội dung trong slide
Sau khi đã tạo slide thì cần thêm nội dung bao gồm chữ viết, hình ảnh, video, biểu đồ, video, âm thanh,… tùy theo yêu cầu trình bày của slide. Khi bạn chọn slide mới sẽ có khung sẵn để nhập nội dung, khi đó chỉ cần click chuột vào khung rồi nhập nội dung cần chèn.
Để thêm nội dung trong slide, nhấn Insert rồi chọn Textbox để chèn nội dung. Sau đó dùng chuột để kéo khung và nhập nội dung như bình thường.
Muốn chèn nội dung khác thì nhấn ngay vào biểu tượng của từng nội dung trong khung chèn. Hoặc nhấn Insert rồi chọn tiếp vào các nội dung Table, Pictures, Shapes, Chart, Video, Audio,…
Để tìm hiểu kỹ hơn về cách chèn nội dung, bạn đọc tham khảo những bài viết dưới đây của Quản trị mạng.
4. Định dạng văn bản trên slide
Văn bản sau khi chèn vào slide cần thay đổi lại định dạng chữ như màu sắc, cỡ chữ, các hiệu ứng cho chữ,… Có một số lưu ý trong quá trình định dạng chữ tới bạn đọc như Font chữ đơn giản, dễ đọc, cỡ chữ 28 trở lên, chọn màu chữ tương phản màu nền để nổi bật nội dung, hạn chế dùng quá nhiều màu chữ.
Bạn có thể tham khảo thêm một số cách tạo hiệu ứng chữ dưới đây.
Highlight văn bản trong PowerPoint
Trong quá trình thiết kế, bạn có thể đã tự hỏi: Làm thế nào để nhấn mạnh ý tưởng a hoặc khái niệm b hơn? Trong phần này, bạn sẽ học từng bước cách sử dụng kỹ thuật này một cách chính xác, bất kể phiên bản Microsoft PowerPoint bạn đã cài đặt trên máy tính của mình là gì.
Highlight văn bản với tùy chọn “Text highlight color” của PowerPoint
Nếu có ý tưởng rõ ràng về câu nào bạn muốn làm cho nổi bật hơn, hãy làm theo các bước đơn giản sau để highlight văn bản:
Mở bài thuyết trình PowerPoint của bạn và chuyển đến slide bạn muốn chỉnh sửa. Sau đó, chọn văn bản bạn muốn gạch dưới bằng con trỏ.
Chọn văn bản
Trong thanh menu trên cùng, hãy chọn tùy chọn “Text highlight color”, sau đó chọn màu bạn thích hoặc màu phù hợp nhất với các sắc thái của thiết kế của bạn.
Chọn tùy chọn “Text highlight color”
Highlight văn bản trong PowerPoint bằng hình dạng
Nếu phương pháp chỉnh sửa trước đó không thuyết phục được bạn, bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật sau:
Khi bạn đã mở bài thuyết trình, hãy chuyển đến menu trên cùng và nhấp vào Insert > Shapes > Rectangle. Sau đó, hãy vẽ một hình chữ nhật che phủ từ hoặc cụm từ bạn muốn gạch dưới.
Tạo một hình chữ nhật phủ lên phần văn bản
Chọn hình chữ nhật vừa tạo, đi tới menu Home > Shape Outline > No Outline từ menu drop-down.
Chọn Home > Shape Outline > No Outline
Chọn hình dạng, rồi nhấp vào tùy chọn “Shape Fill” để có thể chọn màu.
Chọn màu
Sau tất cả các bước này, vẫn chọn hình chữ nhật, nhấp chuột phải. Trong menu drop-down xuất hiện, hãy tìm tùy chọn “Send to Back”. Và bây giờ, bạn có văn bản được highlight theo ý thích của bạn!
Chọn tùy chọn “Send to Back”
5. Chèn hiệu ứng vào slide PowerPoint
Có rất nhiều hiệu ứng trong PowerPoint như: hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng đồ thị, hiệu ứng văn bản, hiệu ứng chuyển slide,… Đây là yếu tố giúp tăng sự sinh động và tính chuyên nhiệp hơn cho các slide. Nhấn vào Animations rồi chọn hiệu ứng cho từng đối tượng trong slide, có thể tạo hiệu ứng cho hình ảnh nếu muốn.
6. Cách tạo Slide Master trên PowerPoint
Slide Master tạo slide với đầy đủ các định dạng cho chữ, hiệu ứng và chỉ cần định dạng 1 lần để dùng cho toàn slide. Bạn nhấn chọn vào tab View > Slide Master. Tham khảo cách sử dụng Slide Master trong bài viết dưới đây. Có thể bỏ qua bước này khi làm slide nếu như bạn vẫn chưa thành thạo quá trình soạn slide.
7. Trình chiếu slide PowerPoint
Khi đã tạo xong slide hoàn chỉnh, nhấn phím F5 để trình chiếu từ slide đầu tiên hoặc nhấn Slide show > From beginning. Để trình chiếu tại slide đang mở thì nhấn vào From current slide hoặc tổ hợp phím Shift + F5.
Để chuyển sang slide tiếp theo nhấn mũi tên sang phải, mũi tên xuống dưới hoặc click chuột. Để trở về slide trước thì nhấn mũi tên sang trái và mũi tên lên trên.
8. Lưu slide PowerPoint
Để lưu lại slide mới tạo, nhấn vào biểu tượng Office hoặc chọn File rồi chọn vào Save. Chọn nơi lưu slide với định dạng pptx hoặc .ppt.
9. Sử dụng template trong PowerPoint
Template là một thiết kế được tạo sẵn mà bạn có thể sử dụng cho các ý tưởng của riêng mình. Các template có thể cực kỳ cụ thể, ví dụ như các template cho phân tích SWOT hoặc báo cáo tiếp thị. Nhưng chúng cũng có thể rất chung chung, chẳng hạn như một số slide có thiết kế giống nhau. Các template chung sẽ phù hợp với nhu cầu của nhiều người, vì vậy bạn có thể sắp xếp thông tin của mình trong đó theo cách bạn thấy phù hợp. Các template rất tuyệt vì tất cả công việc thiết kế đã được thực hiện sẵn và bạn chỉ phải cập nhật nội dung là xong.
Template không chỉ dành riêng cho PowerPoint. Word, Excel và hàng nghìn phần mềm khác cũng sử dụng các template. Tuy nhiên, vì chức năng chính của PowerPoint là trình bày điều gì đó trước khán giả, nên không có gì ngạc nhiên khi PowerPoint sử dụng template nhiều nhất. Khi thuyết trình, bạn cần thu hút sự chú ý của khán giả. Một bài thuyết trình đẹp mắt không chỉ giúp đảm bảo rằng bạn sẽ thu hút được sự chú ý của mọi người. Bài thuyết trình được thiết kế tốt giúp truyền tải thông tin theo những cách hiệu quả và thậm chí có thể giới thiệu hình ảnh của thương hiệu hoặc của chính bạn tới nhiều đối tượng hơn.
Bằng cách sử dụng một template, bạn sẽ chắc chắn rằng bài thuyết trình của mình sẽ có giao diện rõ ràng. Có hàng ngàn template để đáp ứng nhu cầu của bạn. Nếu nhấp vào tùy chọn More templates, bạn sẽ được chuyển hướng đến toàn bộ thư viện Microsoft Office. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm các template cụ thể và phù hợp hơn cho bài thuyết trình của mình. Nếu nhấp vào bất kỳ template nào trong số chúng, bạn sẽ nhận được bản xem trước nội dung của template. Khi đã chọn được đúng thứ mình muốn, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Create là xong!
Ngay cả khi bạn không tìm thấy template ưng ý, đừng lo lắng! Có nhiều trang web trực tuyến dành riêng cho các template PowerPoint. Ví dụ, trang web Templates by 24Slides có hàng nghìn template sẵn sàng cho bạn sử dụng. Bạn chỉ cần đăng ký và tải xuống miễn phí mọi template mà bạn muốn.
Các template miễn phí trên trang web Templates by 24Slides
Những phần tạo nội dung slide bên trên rất cơ bản, nếu muốn tìm hiểu chi tiết hơn về các công cụ PowerPoint bạn đọc tham khảo thêm trong bài viết Hướng dẫn sử dụng Microsoft Power Point.
Chúc các bạn thực hiện thành công!
