Bạn có nhu cầu muốn sắp xếp tên trong danh sách của mình theo thứ tự nhờ các tính năng của Excel một cách nhanh chóng. Vậy có những cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel nào giúp bạn giải quyết vấn đề này? Hãy cùng Box.edu khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Xem thêm: Cách sắp xếp ngày tháng tăng dần trong Excel chính xác nhất
Xem thêm: Các cách định dạng ngày tháng năm trong Excel kèm ví dụ
Tại sao cần sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel
Một danh sách không được sắp xếp theo thứ tự ABC, lộn xộn thì chắc chắn sẽ khiến bạn rất khó khăn trong việc tìm dữ liệu và rất thiếu chuyên nghiệp. Chính bởi vậy mà bạn cần sắp xếp tên theo thứ tự ABC. Ngoài ra cách sắp xếp tên theo ABC trong học Excel online này còn giúp bạn:
-
Dễ dàng thực hiện các thao tác sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp, chỉnh sửa dễ dàng hơn.
-
Các tên trong danh sách được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự cũng giúp bạn dễ dàng quản lý hơn trong công việc, học tập và theo dõi.
-
Đẹp mắt, thẩm mỹ.
-
Đối với những người làm việc với Excel thì sẽ thấy chuyên nghiệp và khoa học.
3 cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel hiệu quả
Sắp xếp khi Họ và Tên chung một cột
Với các cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel thì cơ bản chỉ có 2 chức năng cơ bản chính để sắp xếp tên theo thứ tự. Tuy nhiên chức năng này không thể giúp bạn lập tức điều chỉnh sắp xếp các số thứ tự theo ABC nào cả.
Chức năng chỉ dựa vào chữ cái đầu tiên trong ô dữ liệu đó để thực hiện sắp xếp theo thứ tự. Điều này chỉ phù hợp với người phương Tây khi mà Tên của mỗi cá nhân được sắp xếp trước Họ (Tên – Họ). Người Việt Nam thì ngược lại Họ rồi mới đến Tên (Họ – Tên).
Vì thế nếu muốn sắp xếp Tên theo thứ tự thì cần phải tách biệt Tên ra để dễ dàng thực hiện sắp xếp theo thứ tự ABC trong Excel.
Tách tên ra khỏi Họ và Tên
Bước 1: Thao tác tạo thêm một cột ô trống liền kề bên cột cột Họ và Tên để tách riêng biệt các dữ liệu Tên sang. Thực hiện bôi đen toàn bộ các dữ liệu có trong cột Họ và Tên => Chọn Insert
Bước 2: Đặt tên cho Cột vừa tạo thêm sau đó copy toàn bộ các dữ liệu Họ và Tên sang cột mới tạo
Bước 3: Thực hiện bôi đen toàn bộ dữ liệu ở cột vừa tạo. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace
Lựa chọn mục Find What trong hộp thoại và nhập “* dấu cách” rồi chọn Replace All.
Bước 4: Nhấn chọn OK => Close để đóng hộp thoại Find and Replace.
Vậy là bạn đã hoàn thành các bước để tách biệt Tên ra khỏi Họ và Tên.
Tách Họ và Tên đệm
Bước 5: Tạo thêm cột trống liền kề để thực hiện tách Họ và tên đệm. Bạn tiếp tục bôi đen toàn bộ dữ liệu ở cột Họ và Tên và chọn Insert để tạo thêm cột trống
Bước 6: Nhập công thức sau để tách Họ và Tên đệm:
=LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2))
Trong đó:
-
Hàm LEFT: Sử dụng để cắt số ký tự sẽ cắt từ ô chứa chuỗi cần cắt từ trái qua
-
Hàm LEN: Lấy độ dài của chuỗi cần lấy ký tự
-
B2: Ô chứa dữ liệu đầu tiên họ và tên ban đầu
-
D2: Ô đầu tiên chứa tên vừa thao tác tách
Hàm vừa thực hiện tách phần Họ và Tên đệm riêng biệt
Bước 7: Thực hiện thao tác kéo thả toàn bộ công thức cho cột để thực hiện tách dữ liệu.
Bước 8: Như vậy là bạn đã hoàn thành tách dữ liệu ban đầu Họ và Tên thành 2 cột Họ và Tên đệm, Tên. Lúc này cột Họ và Tên ban đầu sẽ khiến cho bảng dữ liệu củcách sắp xếp tên theo ABC trong Excela bạn rối mắt vì thế bạn có thể thực hiện ẩn bớt đi để dễ dàng thao tác, tổng hợp và chỉnh sửa.
Bôi đen toàn bộ cột dữ liệu => Nhấp chuột phải trong phạm vi vùng được bôi đen => Hide
Lưu ý: Với cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel này bạn không nên xoá cột Họ và Tên đi vì sẽ làm mất toàn bộ các dữ liệu vừa thực hiện sang 2 cột Họ và Tên đệm, Tên.
Sắp xếp khi Họ và Tên chung một cột
Bước 9: Bôi đen toàn bộ dữ liệu có trong cột Tên => Chọn Tab Data => Chọn Sort A to Z
Sau khi sắp xếp xong bạn có thể thực hiện đánh số thứ tự để thống kê được số lượng danh sách và thứ tự cho từng người.
Tuy nhiên nếu bạn đã thực hiện đánh số thứ tự từ ban đầu (Trước khi thực hiện sắp xếp danh sách theo thứ tự ABC) thì chắc chắn sau khi sắp xếp thì cột STT sẽ bị đảo lộn.
Bạn cần thực hiện đánh lại STT theo các bước sau:
Bước 1: Nhập số “1” vào ô đầu tiên trong cột STT
Bước 2: Thực hiện kéo thả toàn bộ số “1” cho cột STT bằng cách đưa con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô đó rồi kéo thả chuột đến hàng dữ liệu cuối cùng trong danh sách
Bước 3: Nhấp chuột phải vào biểu tượng tuỳ chọn ở vị trí bên dưới cột STT => CHọn Fill Series để đánh số thứ tự cho cột
Sắp xếp khi Họ và Tên riêng hai cột
Bôi đen cột dữ liệu cần sắp xếp => Chọn tab Data trên thanh công cụ => Lựa chọn biểu tượng Sort A to Z
Sau khi sắp xếp xong bạn có thể thực hiện đánh số thứ tự để thống kê được số lượng danh sách và thứ tự cho từng người.
Tuy nhiên nếu bạn đã thực hiện đánh số thứ tự từ ban đầu (Trước khi thực hiện sắp xếp danh sách theo thứ tự ABC) thì chắc chắn sau khi sắp xếp thì cột STT sẽ bị đảo lộn.
Bạn cần thực hiện đánh lại STT theo các bước sau:
Bước 1: Nhập số “1” vào ô đầu tiên trong cột STT
Bước 2: Thực hiện kéo thả toàn bộ số “1” cho cột STT bằng cách đưa con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô đó rồi kéo thả chuột đến hàng dữ liệu cuối cùng trong danh sách
Bước 3: Nhấp chuột phải vào biểu tượng tuỳ chọn ở vị trí bên dưới cột STT => CHọn Fill Series để đánh số thứ tự cho cột
Tạo bộ lọc Excel sắp xếp nhanh
Bước 1: Thực hiện bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu => Chọn Tab Data trên thanh công cụ => Filter
Bước 2: Bộ lọc được bật cho toàn bộ bảng dữ liệu sau đó bạn nhấn chọn mũi tên hiển thị ở bên cạnh ô Tên => Chọn Sort A to Z để sắp xếp thứ tự ABC => OK
Hoàn thành cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel siêu đơn giản với bộ lọc
Tuy nhiên sau khi thực hiện sắp xếp tên theo thứ tự ABC thì cột STT đã bị đảo lộn so với ban đầu. Có 2 cách để khắc phục trường hợp này:
Bạn có thể thực hiện đánh số thứ tự sau khi sắp xếp tên theo ABC để đảm bảo không bị đảo lộn. Sử dụng thao tác đánh số thứ tự cơ bản sẽ giúp bạn dễ dàng thao tác và nhanh hơn
Hoặc nếu bạn lỡ đánh số thứ tự từ đầu và danh sách bị đảo lộn sau khi sắp xếp thì cần thực hiện đánh số thứ tự lại từ đầu. Thao tác thực hiện theo từng bước sau đây:
Bước 1: Nhập số “1” vào ô đầu tiên trong cột STT
Bước 2: Bộ lọc được bật cho toàn bộ bảng dữ liệu sau đó bạn nhấn chọn mũi tên hiển thị ở bên cạnh ô Tên => Chọn Sort A to Z để sắp xếp thứ tự ABC => OK
Kết quả hiện thỉ như sau:
Tổng kết
Vậy chỉ với 3 cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel là bạn có thể dễ dàng sắp xếp toàn bộ dữ liệu trong danh sách một cách dễ dàng và chuẩn xác. Chỉ với vài thao tác là bạn đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Hy vọng bài viết đã giúp ích được cho bạn.
Chúc bạn thành công!
5
/
5
(
6
bình chọn
)
