Hướng dẫn cách dùng Data Validation trong Excel

Mục lục

Data validation là gì? là một tính năng trong excel phục vụ cho việc tạo lập cập nhập dữ liệu duy trì sự chính xác nhất quán. Tôi lấy một ví dụ thực tế trường hợp khi bạn cần người khác hợp tác giúp bạn nhập liệu vào file bạn chia sẻ nhưng bạn muốn người đó nhập một số thông tin và chọn vào dữ liệu bạn đã list ra sẵn mà không phải một dữ liệu thông tin nào khác của một mục cụ thể. Vậy nên bạn cần phải list ra một danh sách lựa chọn để người khác có thể chọn lựa đây chính là điều mà bạn cần sử dụng đến chức năng Data validation.

1. Data Validation trong Excel là gì?

Khi thao tác với Excel, chắc rằng bạn đã rất quen thuộc với Data Validation. Công cụ này được cho phép bạn cố định và thắt chặt những tài liệu ở một ố và người dùng chỉ hoàn toàn có thể nhập được các giá trị đã cố định và thắt chặt sẵn ở ô đó mà không hề nhập các tài liệu hay giá trị khác .
Khi sử dụng công cụ này, bạn sẽ tránh được những sai sót trong quy trình nhập tài liệu và chỉnh sửa data validation .

2. Cách sử dụng Data Validation trong Excel

2.1. Ví dụ 1

Ví dụ có một bảng nhập tài liệu dưới đây, nhu yếu tạo các list tài liệu cho các ô xổ xuống tương ứng để hoàn toàn có thể chọn tài liệu nhanh gọn và chuẩn xác .

Cách dùng data validation trong excel ( 1 )

Để giải quyết bài toán trên mời bạn đọc xem cách sử dụng Data Validation trong Excel cụ thể dưới đây:

– Bước 1: Di chuyển chuột chọn vào ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống nhấn chọn trên thanh menu chọn Data và chọn các như các bước dưới hình:

Cách dùng data validation trong excel ( 2 )

Khi đó hộp thoại Data Validation mở ra chọn List ở mục Allow.

Mục Allow gồm có :
– Any Value : Không có điều kiện kèm theo .
– Whole number : Số nguyên .
– Decimal : Số thực ( có dấu phẩy ) .
– List : Danh sách .
– Date : Ngày tháng năm .
– Time : Thời gian .
– Text Length : Độ dài chuỗi .
– Custom : Tùy chọn .

– Bước 2: Nhập các dữ liệu sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống ở mục Source tương ứng với nội dung mục chính.

Cách dùng data validation trong excel ( 3 )

– Bước 3: Để thiết lập cảnh báo khi nhập sai kiểu dữ liệu, tại tab Error Alert, bạn nhập đánh dấu ô Show error alert after invalid data is entered > Nhập Style (Kiểu thông báo) > Nhập Title (Tiêu đề cho cảnh báo) và Error message (Nội dung của lỗi).

– Bước 4: Nhấn vào OK và bạn thu được kết quả ở ô bạn đã tạo:

Cách dùng data validation trong excel ( 4 )
Bạn triển khai tương tự như với các mục bên cạnh .
Không chỉ vận dụng tính năng cho 1 ô riêng không liên quan gì đến nhau mà ví dụ dưới đây vận dụng tính năng triển khai cho một cột .

>> Xem thêm: Cách tô màu có điều kiện trong Excel chi tiết và nhanh nhất

2.2. Ví dụ 2

Có bảng tài liệu dưới đây và chọn trỏ chuột và hàng loạt cột B đây là các bước thực thi cho việc chọn cột B .
Thực hiện các thao tác để mở hộp thoại Data Validation như ở ví dụ trên .

Trong hộp thoại này, chọn list của allow và nhập các dữ liệu tương ứng ở Source của mục Settings như trên ví dụ 1:

Cách dùng data validation trong excel ( 5 )

Chuyển sang các mục khác nếu như các bạn cảm thấy đã hoàn chỉnh và OK bạn sẽ thấy xuất hiện các mục thả xuống khi bạn ấn vào từng ô trong cột bạn đã chọn. Đơn giản và rất thuận tiện đúng không? Bạn không cần mất nhiều thời gian để nhập từng dữ liệu cho cả một bản dữ liệu chi chít các mục thông tin khác nhau. Giúp ích cho bạn bao công sức và độ chính xác cao hơn chỉ cần nhờ vào chức năng Data Validation trong excel.

3. Hướng dẫn cách bỏ định dạng Data Validation

– Bước 1: Mở File Excel, dùng chuột kéo chọn ô cần bỏ định dạng. Trên thanh công cụ, nhấn chọn Data, sau đó chọn Data Validation.

Hình minh họa

– Bước 2: Chọn Clear All để bỏ định dạng Data Validation

Hình minh họa

>> Xem thêm: Cách sử dụng Conditional formatting trong Excel chi tiết nhất

Như vậy Unica đã bật mí đến bạn cách dùng data validation trong Excel đơn giản và nhanh chóng nhất. Nếu bạn đọc quan tâm có thể tham khảo thêm các khóa học tin học văn phòng khác trên Unica để hiểu rõ hơn về các thủ thuật, cách sử dụng hàm trong Excel thông qua các khoá học Excel giúp bạn xử lý số liệu, báo cáo một cách nhanh chóng và chính xác nhất từ đó giảm thiểu tối đa thời gian cũng như nâng cao hiệu suất công việc.

Chúc bạn thành công xuất sắc !
Đánh giá :

Tags:

Excel

Source: https://final-blade.com
Category : Kiến thức Internet