9 mẹo bạn nên biết khi mới khởi đầu sử dụng ứng dụng Microsoft Project. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí rất nhiều thời hạn, tránh những sai lầm đáng tiếc thống kê giám sát không thiết yếu khi ứng dụng .
Microsoft Project là một phần mềm khó tính, nếu bạn không hiểu nó thì bạn khó có thể kiểm soát và ứng biến linh động được vào thực tế dự án. Nên trước khi làm gì đó với phần mềm hay muốn nghiên cứu chuyên sâu hơn thì hãy bắt đầu bằng kiến thức gốc dễ để hiểu phần mềm đã nhé.
Và đây, 9 mẹo nhỏ này, sẽ giúp bạn tiếp cận với ứng dụng và sử dụng nó tốt nhất
Tóm Tắt
1. Thiết lập chế độ của nhiệm vụ mặc định thành lập lịch tự động (Auto Scheduled)
Theo mặc định, một trách nhiệm trong Microsoft Project được lên lịch theo cách thủ công bằng tay. Tức là, MS Project sẽ không biến hóa ngày tháng hay thời hạn của trách nhiệm khi bạn khởi tạo một trách nhiệm mới. Nói dễ hiểu hơn, thì khi bạn tạo trách nhiệm ở chính sách lập lịch bằng tay thủ công thì tài liệu Duration và Start, Finish sẽ không hiển thị – Phần mềm sẽ để bạn tự điền tài liệu vào các trường đó .
Đôi khi lập lịch thủ công bằng tay là có ích, nhưng so với những người mới khởi đầu thì tốt nhất cài đắt chính sách lập lịch của trách nhiệm sang chính sách tự động hóa ( Auto Scheduled )
Nếu bạn thiết lập ngày khởi đầu thực thi dự án Bất Động Sản, thì khi bạn tạo trách nhiệm mới, ngày khởi đầu của các trách nhiệm này sẽ tự động hóa lấy thành ngày khởi đầu thực thi dự án Bất Động Sản
Mình sẽ hướng dẫn các bạn một vài cách để thiết lập cũng như chuyển chính sách trách nhiệm khi thao tác trên ứng dụng :
- Thiết lập chế độ lập lịch của nhiệm vụ trong Project Options
- Chọn chế độ lập lịch của nhiệm vụ khi khởi tạo một nhiệm vụ mới
- Thay đổi chế độ lập lịch của một nhiệm vụ bất kỳ
2. Thiết lập ngày mở màn triển khai dự án Bất Động Sản trong hộp thoại Project Information
Khi bạn khởi tạo một dự án Bất Động Sản mới, Microsoft Project sẽ đặt ngày hiện tại làm ngày khởi đầu thực thi dự án Bất Động Sản theo mặc định. Bạn nên biến hóa nó nếu dự án Bất Động Sản của bạn có ngày khởi đầu vào một ngày khác
Trên thanh Ribbon – Tab Project – Chọn Project Information
Trong hộp thoại Project Information – điền ngày bắt đầu thực hiện dự án vào ô Start date
3. Xác định lịch làm việc của dự án
Lịch dự án là cơ sở để phần mềm Microsoft Project tính toán thời gian cho các nhiệm vụ, tài nguyên. Các bạn có thể thiết lập thời gian làm việc hay lịch nghỉ của công ty bạn ở Change Working Time
Trên thanh Ribbon – Tab lệnh Project – Chọn Change Working Time
Ở hộp thoại Change Working Time, bạn có thể dễ dàng thiết lập ngày nghỉ, thiết lập thời gian làm việc trong ngày, tuần tháng một cách cực kỳ dễ dàng.
4. Tạo một danh sách nhiệm vụ
Một list trách nhiệm rất đầy đủ và rõ ràng là một trong những điều tiên phong bạn cần phải làm khi mở màn lập quá trình cho một dự án Bất Động Sản mới. Cố gắng liệt kê càng khá đầy đủ càng tốt, vì sẽ khá rắc rối cho bạn ( những người mới sử dụng MS Project ) khi chèn thêm trách nhiệm vào giữa list trách nhiệm đã được lập lịch rồi .
Một vài ý hay, tôi muốn khuyên bạn khi thiết kế xây dựng list trách nhiệm khi lập quy trình tiến độ dự án Bất Động Sản :
- Danh sách nhiệm vụ có cấu trúc rõ ràng
- Thứ tự sắp xếp nên theo kết cấu, hạng mục công trình hoặc theo trình tự triển khai dự án theo biện pháp thi công được phê duyệt hoặc theo cấu trúc BOQ (hay Dự toán gói thầu). Chọn một trong các yếu tố sắp xếp trên sao cho phù hợp với mục đích sử dụng lâu dài của bảng tiến độ xuyên suốt quá trình thực hiện dự án.
- Gói công việc, nhiệm vụ con, nhiệm vụ định kỳ, nhiệm vụ cột mốc được xây dựng và sắp xếp hợp lý
5. KHÔNG điền ngày bắt đầu, hay ngày kết thúc hay thời lượng thực hiện của nhiệm vụ trong quá trình hoàn thành danh sách nhiệm vụ
Các bạn nên chú ý quan tâm, đừng khi nào điền thời hạn của trách nhiệm song song với việc hoàn thành xong list trách nhiệm .
Việc ước tính thời hạn triển khai của trách nhiệm triển khai tốt nhất là sau khi bạn đã kiến thiết xây dựng xong list trách nhiệm của dự án Bất Động Sản
6. Tạo cấu trúc phân chia công việc WBS bằng cách sử dụng Indent, Outdent hoặc Outline level
Mẹo số 6 này sẽ triển khai song song với mẹo số 4 ở phía trên. Trong quy trình tạo list trách nhiệm thì các bạn hãy sử dụng link động các tính năng Indent, Outdent hay chèn thêm trường Outline level để thực thi phân cấp trách nhiệm linh động .
7. Thiết kế lịch trình thực hiện dự án bằng các mối quan hệ trước sau của nhiệm vụ
Sau khi kiến thiết xây dựng xong list trách nhiệm, phân loại cấu trúc trách nhiệm rõ ràng thì tất cả chúng ta khởi đầu triển khai xác lập trình tự triển khai của trách nhiệm cấp thấp nhất ở từng gói việc làm bằng các mối quan hệ và sự phụ thuộc vào của trách nhiệm vụ .
Khi bạn thực thi link trình tự tiến hành các trách nhiệm với nhau thì ngày khởi đầu của các trách nhiệm sẽ tự động hóa được thống kê giám sát và di dời theo ( Đây chính là nguyên do lý giải cho việc, bạn không nên điền ngày khởi đầu hay ngày kết thúc của trách nhiệm con ngay trong Microsoft Project, mà hãy để ứng dụng tự đo lường và thống kê cho bạn theo logic trình tự triển khai trách nhiệm )
8. Thiết lập những ràng buộc về thời gian cho nhiệm vụ
Bạn hoàn toàn có thể muốn trấn áp ngày việc làm cho một số ít hoặc tổng thể các việc làm của mình và bạn hoàn toàn có thể lên lịch bằng tay thủ công các việc làm và làm cho chúng độc lập với các việc làm khác, nếu cần .
Microsoft Project đưa ra ràng buộc so với các tác vụ được lên lịch theo cách thủ công bằng tay ngay sau khi bạn xác lập. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên ghi chú lại những trách nhiệm này và những ràng buộc của chúng. MSP sẽ không tự động hóa biến hóa chúng
9. Tránh việc liên kết các nhiệm vụ với Summary Task
Duration và Start hay Finish của trách nhiệm Summary Task được MS Project thống kê giám sát tự động hóa. Vì vậy chỉ thực thi link các trách nhiệm cấp thấp nhất với nhau, không nên link Task với Summary Task
Trần Văn Dũng
Tôi là Trần Văn Dũng (Tên thương hiệu tôi muốn xây dựng là Dzung TV). Tôi ở đây để chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, sự trải nghiệm của cá nhân đến toàn thể mọi người.
Ngoài kia, có rất nhiều người đang chuẩn bị sẵn sàng cho đi kiến thức và kỹ năng của bản thân. Và tôi cũng là một trong những số đó. Tôi không có GIỎI nhưng những gì tôi san sẻ, tôi sẽ làm nó tốt nhất hoàn toàn có thể trong tầm năng lực .
Tôi là một kỹ sư, một tác giả, một người làm giảng dạy, một người kinh doanh thương mại và là một người thích san sẻ bằng việc viết, việc quay dựng video …
Bạn hoàn toàn có thể liên kết với tôi qua kênh :
- YouTobe:
Dzung TV
” Ông trời không sinh ra người đứng trên người .
Ông trời không sinh ra người đứng dưới người .
Tất cả, đều so sự học mà ra ”
– Fukuzawa Yukichi –
Đó là trích dẫn yêu thích của tôi và đương nhiên nó cũng nằm trong cuốn sách tôi đã viết.
Hi vọng, những gì tôi san sẻ, có ích với bạn !
Hẹn gặp bạn một ngày không xa .
Source: https://final-blade.com
Category : Kiến thức Internet
