Tóm Tắt
Nếu bạn đang thắc mắc hoặc gặp vấn đề trong việc tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel thì đừng lo lắng. Bài viết dưới đây mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách để tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel cực đơn giản, có video hướng dẫn nữa đấy nhé. Hãy cùng bắt đầu thôi nào!!
Cách tạo Drop List ( list thả xuống ) trong Excel cực đơn thuần, có video hướng dẫnBài viết được thực thi trên máy tính hệ quản lý và điều hành Windows với phiên bản Excel năm nay, ngoài những bạn cũng hoàn toàn có thể triển khai trên các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS với thao tác tương tự như .
I. Drop List là gì? Khi nào cần sử dụng Drop List trong Excel
Drop List hay danh sách thả xuống là 1 kiểu định dạng dữ liệu rất tiện lợi và được nhiều người dùng Excel sử dụng hiện nay với các công dụng cực kỳ hữu ích như:
- Tạo các danh mục cần nhập vào ô trống.
- Tạo được tên, ngành nghề, nơi ở,… phù hợp cho các địa điểm cần lấy thông tin.
- Có thể thông qua Drop List giúp thực hiện khai báo, chấm công.
- Có thể thông qua Drop List giúp quản lý kho, bãi.
II. Cách tạo Drop List trong Excel bằng Data Validation
- Cách này có thể giúp bạn tạo trực tiếp Drop List trong Sheet đang sử dụng bằng công cụ Data Validation.
- Ngoài ra, nếu bạn muốn hiểu hơn về Data Validation trong Excel trước khi làm thì bạn có thể tham khảo bài viết Tại đây!
1. Hướng dẫn nhanh
Mở file Excel > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation > Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List > Đi đến mục Sources > Nhập tên các thành phần cần tạo list > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở file Excel > Chọn ô muốn tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation.
Drop List ( list thả xuống ) sau khi tạo xong
3. Mẹo tạo nhanh Drop List bằng dữ liệu có sẵn
Ở đây bạn cũng triển khai giống cách trên nhưng sẽ có 1 vài chỗ khác như sau :
Bước 1: Mở file Excel > Chọn ô muốn tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation.
Mở file Excel > Chọn ô muốn tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation
Bước 2: Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List.
Ở hộp thoại hiện lên > Chọn tab Setting > Đi đến mục Allow > Chọn List
Bước 3: Đi đến mục Sources > Chọn từ dữ liệu có sẵn đã được tạo trong trang tính > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.
Mẹo: Bạn cũng có thể lấy dữ liệu từ 1 Sheet khác với thao tác cực đơn giản là nhấn sang Sheet đó và chọn vùng dữ liệu đã được tạo.
Thực hiện nhập liệu các tỉnh và các thành phố trong các tỉnh
Bước 2: Đặt tên cho các dữ liệu vừa nhập như sau:
Tô chọn dãy ô là thành phố của 1 tỉnh > Nhấp chuột phải > Chọn Define Name > Ở hộp thoại hiện lên nhập tên của các tỉnh tương ứng:
Tô chọn dãy ô là thành phố của 1 tỉnh > Nhấp chuột phải > Chọn Define Name
Ở hộp thoại hiện lên nhập tên của các tỉnh tương ứng:
Lưu ý: Tên của các Tỉnh được đặt phải giống với tên của Tỉnh đã nhập và không có khoảng trắng.
Ví dụ:
- Tô chọn từ B1 đến B7: Đặt tên QuảngNinh.
- Tô chọn từ C1 đến C5: Đặt tên HảiPhòng.
- Tô chọn từ D1 đến D7: Đặt tên TháiBình.
Ở hộp thoại hiện lên nhập tên của các tỉnh tương ứng
Bước 3: Chọn ô cần đặt danh sách thả xuống > Chọn thẻ Data > Nhấn chọn Data Validation.
Chọn ô cần đặt list thả xuống > Chọn thẻ Data > Nhấn chọn Data Validation
Bước 4: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn thẻ Setting > Đi đến mục Allow > Chọn List.
Ở hộp thoại hiện lên > Chọn thẻ Setting > Đi đến mục Allow > Chọn List
Bước 5: Ở phần Source bạn nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(B12;” “;””)) > Nhấn OK.
Giải thích hàm:
- SUBSTITUTE(B12;” “;””): Có nghĩa là lấy dữ liệu ở ô B12 sau đó bỏ đi dấu cách ở giữa để phù hợp với tên bạn đã thực hiện đặt ở bước 2.
- Hàm INDIRECT: Sẽ đóng vài trò gián tiếp lấy các dãy ô có chứa Tỉnh đã đặt tên bên trên phù hợp với Tỉnh được nhập trong bảng bên dưới.
Danh sách thả xuống có phụ thuộc vào 1 list khác đã được tạo
Bước 7: Bạn nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc dưới của ô vừa nhập > Kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới.
IV. Cách bỏ Drop List trong Excel
Bước 1: Chọn ô có định dạng Drop List > Chọn thẻ Home.
Xem thêm: Các lỗi thường gặp ở máy giặt – nguyên nhân và cách khắc phục