Cách vẽ biểu đồ trong word 2016 đơn giản và chi tiết nhất

Mục lục

Trong quá trình làm việc đặc biệt là nơi công sở văn phòng bạn hoàn toàn có thể bắt gặp biểu đồ ở rất nhiều trường hợp như tổng kết dự án, tổng kết quý/năm, thống kê, báo cáo tiến độ, bảng thành tích, bảng so sánh,… Chúng được tích hợp trong rất nhiều công cụ, mà rõ ràng nhất chính là trong Microsoft Word và Excel.

Lợi ích lớn là vậy nhưng không phải ai cũng biết cách tạo và khai thác triệt để những tác dụng to lớn của biểu đồ trong word và excel. Vậy hãy cùng Unica tìm hiểu chi tiết về 5 bước vẽ biểu đồ trong word 2016 ở bài viết dưới đây nhé.

1. Các loại biểu đồ trong Word

Như đã nói biểu đồ là một trong những cách thể hiện số liệu/thông tin nhanh chóng, rõ ràng và trực quan nhất, chúng luôn được sử dụng rất nhiều trong rất nhiều trường hợp như tổng kết dự án, tổng kết quý/năm, thống kê số liệu, báo cáo tiến độ, bảng so sánh.

Có các dạng biểu đồ trong Word như sau:

– Biểu đồ hình cột: Biểu đồ hình cột thường được sử dụng để so sánh giữa các đơn vị chứa dữ liệu.

– Biểu đồ dạng đường thẳng: Biểu đồ dạng đường thẳng thường được sử dụng để ghi nhận số liệu của một đơn vị nào đó thay đổi giữa các mốc thời gian khác nhau. 

– Biểu đồ tròn: Biểu đồ tròn được sử dụng khi bạn cần phân tích tỷ lệ, tỷ trọng, kết cấu thông qua tỷ lệ %. 

– Biểu đồ vùng: Biểu đồ vùng được sử dụng để mô tả sự thay đổi hay chuyển dịch cơ cấu qua sự chênh lệch về % giữa các mốc thời gian.

>> Xem thêm: Cách vẽ biểu đồ tròn trong Word chi tiết nhất

2. Các thành phần của biểu đồ

1. Vùng biểu đồ (tất cả liên quan đến biểu đồ: tên, ký hiệu, biểu đồ…)

2. Vùng vẽ biểu đồ.

3. Các số liệu của chuỗi sự kiện trong biểu đồ được thể hiện dạng cột, đường tùy vào định dạng biểu đồ có sẵn.

4. Hai trục giá trị ngang – dọc thể hiện số liệu hoặc mốc thời gian tùy vào bảng số liệu có sẵn. 

5. Bảng chú giải ký hiệu biểu đồ.

6. Tiêu đề của biểu đồ có thể xuất hiện trên – dưới biểu đồ hoặc chỉ trên hoặc dưới. 

7. Dữ liệu hiển thị, thường là khi bạn đưa chuột đến một chi tiết biểu đồ thì chúng sẽ xuất hiện.

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 1

Bạn có thể thay đổi các thành phần này theo sở thích như vị trí, thành phần, kích thước… hoặc loại bỏ khỏi biểu đồ nếu không muốn hiển thị.

3. Cách vẽ biểu đồ trong word 2016

– Bước 1: Mở file Word, đưa chuột đến vị trí cần chèn biểu đồ

– Bước 2: Click chọn Insert → tìm biểu tượng Chart (biểu đồ) .

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 2

– Bước 3: Bảng Insert Chart xuất hiện.

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 3

Trong bảng này có rất nhiều dạng biểu đồ hiển thị có thể giúp bạn thể hiện thông tin phù hợp và rõ ràng nhất. Dựa vào bảng số liệu có sẵn click chọn một biểu đồ phù hợp.

Các dạng biểu đồ có sẵn trong bảng Insert Chart

– Column: Biểu đồ cột, hiển thị dữ liệu thay đổi theo  các mốc thời gian hoặc thể hiện sự so sánh hơn kém, ít nhiều, so sánh giữa các yếu tố như quy mô, phạm vi khối lượng. Dạng biểu đồ này được sử dụng rất nhiều trong báo cáo tổng kết và so sánh số liệu theo thời gian và quy mô.

Trong Column còn có các dạng biến thể nhỏ hơn như biểu đồ dạng 2D, biểu đồ dạng không gian 3D, tương tự như vậy với dạng biểu đồ cột chồng hình thóp dạng 2D và 3D.

– Line: Biểu đồ đường hiển thị dữ liệu thay đổi theo khuynh hướng tăng trưởng phát triển tương đương với các mốc giá trị dữ liệu như năm, tháng, ngày…

Trong biểu đồ Line có các dạng biến thể nhỏ như: biểu đồ đường đơn, biểu đồ đường có đánh dấu mốc, biểu đồ đường dạng 3D…

– Pie: Biểu đồ hình tròn, thể hiện số liệu dạng cơ cấu, tỉ trọng, tỉ lệ, quy mô đã được chuyển về đơn vị %.

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 3

Dạng biểu đồ này cũng có các biến thể nhỏ như dạng biểu đồ tròn 2D, dạng 3D, dạng phân tích nhỏ…

– Bar: Biểu đồ cột ngang có thể coi là một biến thể của biểu đồ dọc, đơn vị của hai trục ngang dọc được hoán đổi với nhau.

Dạng biểu đồ này cũng phù hợp để thể hiện các thông tin số liệu như sản lượng, quy mô theo các mốc thời gian cụ thể. Tương tự như biểu đồ cột cũng có các dạng biến thể con như biểu đồ ngang 2D, 3D, biểu đồ ngang xếp chồng.

– Area: Biểu đồ miền được sử dụng để biểu thị sự thay đổi, biến đổi các giá trị theo thời gian, thông thường biểu đồ này hướng đến cái nhìn tổng quan hơn là chi tiết.

– X Y (Scatter hay tán xạ): Biểu đồ phân tán XY, dùng để so sánh giá trị dữ liệu từng đôi một. dạng biểu đồ này rất dễ bị nhầm lẫn với dạng biểu đồ đường do có các cột mốc và các điểm được nối với nhau, song dạng biểu đồ X Y khác rất nhiều.

Trong khi dạng biểu đồ đường thể hiện các số liệu theo từng mốc giá trị thời gian đều nhau thì với dạng X Y các số liệu có thể được hiển thị theo những khoảng cụm không đều và không nhất thiết phải theo từng mốc thời gian đều nhau.

Dạng biểu đồ này sẽ phù hợp với các dữ liệu khoa học, thống kê, kỹ thuật,…

– Stock: Biểu đồ chứng khoán dành riêng cho những số liệu dao động lên xuống của cổ phiếu. Ngoài ra dạng biểu đồ này cũng có thể dùng để thể hiện các dữ liệu khác như nhiệt độ, lượng mưa.

– Surface: Biểu đồ bề mặt, dạng biểu đồ này rất phù hợp nếu bạn cần tìm sự kết nối mối liên hệ giữa các giá trị với nhau. Không nhất thiết phải là hai giá trị chữ và số, dạng biểu đồ này còn có thể thể hiện được với các giá trị chỉ là số.  

Với dạng biểu đồ này sẽ được khuyến khích sử dụng 3D Surface nhiều hơn bởi khả năng minh họa gần giống mô hình sẽ dễ dàng hình dung và trực quan hơn so với dạng 2D.

– Radar: Biểu đồ dạng lưới như mạng nhện hiển thị các dữ liệu đa biến, thường sử dụng để xác định hiệu suất và xác định điểm mạnh và điểm yếu. thường dùng để thể hiện và so sánh tổng giá trị của các dữ liệu, so sánh và xác định điểm mạnh và điểm yếu của các dữ liệu.

– Bubble: Biểu đồ bong bóng thường được dùng nhiều trong nghiên cứu thị trường và phân tích tài chính kinh tế.

– Ngoài ra còn có các dạng biểu đồ mới được cập nhật như Treemap, Sunburst, Histogram, Box & Whisker, Combo…

Sau khi chọn dạng biểu đồ phù hợp bạn click OK.

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 4

Bước 3: Xuất hiện một trang Excel chứa bảng dữ liệu mẫu và một biểu đồ mới được tạo, dựa vào bảng dữ liệu này bạn nhập các số liệu tương ứng, biểu đồ cũng sẽ thay đổi theo các số liệu bạn nhập.

Sau khi nhập xong bạn nhấn vào dấu X để tắt bảng Excel.

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 5

– Bước 4: Nếu muốn mở lại bảng Excel để chỉnh sửa, bạn thực hiện như sau:

+ Nhấn chuột phải vào viểu đồ -> trong Edit Data -> chọn Edit Data in Excel.

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 6

– Bước 5: Ở công cụ bên phải như hình ảnh minh họa, bạn có thể chỉnh sửa tên tiêu đề cho biểu đồ, thêm các thuộc tính tùy chọn như cột và đổi màu cho biểu đồ thêm phong phú, bắt mắt hơn. 

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 7

– Bước 6: Bạn có thể nhấn vào Quick Layout để đổi lại kiểu biểu đồ như mong muốn.

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 8

– Bước 7: Chọn màu sắc cho cột trong biểu đồ bằng cách nhấn vào mũi tên xổ xuống bên cạnh mục Change Colors, sau đó chọn màu phù hợp là được.

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 9

– Bước 8: Chọn nền, kiểu hiện thị cho cột giá trị trong bảng bằng cách nhấn vào Design. 

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 10

– Bước 9: Kết quả thu được như sau:

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 11

Vậy là bạn đã hoàn thành việc tạo biểu đồ trên word 2016.

4. Cách chỉnh sửa biểu đồ trong word 2016

Chỉnh sửa, trang trí lại biểu đồ

– Bước 1: Trong trường hợp bạn muốn thay đổi như màu sắc, dạng biểu đồ theo sở thích thì bạn có thể click vào biểu đồ → Thanh công cụ hiện thêm Chart Tool

Thẻ Design:

Trong thẻ này bạn cần lưu ý:

– Chart Style: thay đổi màu sắc biểu đồ theo sở thích, thay đổi số liệu…

– Change Chart Type : Thay đổi định dạng biểu đồ sang các dạng biểu đồ khác.

– Select Data, Edit Data : dùng để thay đổi dữ liệu đã nhập (Hoặc kích chuột phải vào biểu đồ, chọn Edit Data).

– Chart Layouts : thay đổi cách trình bày của biểu đồ

Thẻ Format:

Trong thẻ này bạn chủ yếu sẽ chỉnh sửa màu sắc, font chữ và định dạng văn bản cho biểu đồ.

Vẽ biểu đồ trong Word – Hình minh họa 5

Bước 2: Hoàn thành!

>> Xem thêm: Cách để vẽ đường thẳng trong Word nhanh và đơn giản nhất

Trên đây là 5 cách vẽ biểu đồ Word phiên bản 2016 mới nhất. Hi vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ chi tiết và ngắn gọn nhất về cách vẽ biểu đồ trong Word 2016, giúp bạn xác định được biểu đồ phù hợp với mục đích của bạn. Bên cạnh đó chúng tôi còn có một số khóa học liên quan đến khóa học Word trực tuyến thuộc lĩnh vực tin học văn phòng tại Unica, bạn đọc quan tâm hãy tìm hiểu và nhanh chóng sở hữu những khóa học phù hợp nhất với bạn nhé!

Chúc các bạn thành công!

Unica gợi ý cho bạn: Khóa học “Làm chủ Word 2016 từ cơ bản đến nâng cao”

XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY

Đánh giá :

Tags:

Word