Quan trọng nhất là vụ tên file rất có ý nghĩa, có tác dụng với cả việc search lẫn việc xem file. Giả sử anh em đặt tạm tên file là tinhte.docx thì làm sao có thể dễ dàng tìm thấy trong lần sau khi mà có cả chục file có tên tương tự? Mình biết nhiều anh em đặt tạm file cho nhanh để tiếp tục làm việc, nhưng rồi sau đó mãi không nhớ lưu tên file là gì nên cứ loay hoay mãi mà chẳng kiếm được file mong muốn.
Một điều nữa mà anh em cần quan tâm: bộ máy tìm kiếm thường sẽ bỏ qua các dấu _ hoặc – nên nếu bạn đặt tên file có các kí tự này thì cũng chẳng sao. Windows hoặc macOS hoặc Linux khi tìm kiếm cụm từ “Da_Lat” và “da lat” sẽ cho kết quả giống nhau. Ngay cả khi bạn upload hình ảnh lên Flickr, Dropbox, OneDrive và phần lớn những dịch vụ đám mây khác thì bộ máy vẫn hoạt động theo cách tương tự. Bộ máy tìm kiếm của hệ điều hành cũng không quá khắt khe về thứ tự sắp xếp của các chữ trong tên file nên bạn có thể đặt tên lệch 2-3 chữ, không cần căng thẳng quá.
2. Có thể đính kèm thêm mốc thời gian, địa điểm, tên công ty, phiên bản…
Ngoài nội dung chính của file, anh em cũng nên đính kèm vào tên file một số đặc trưng mà anh em đảm bảo sẽ không bao giờ quên và luôn nhớ về nó mỗi khi cần tìm. Các từ khóa đó có thể liên quan tới người nhờ anh em làm file, tên khách hàng, công ty đối tác hay bất kì thứ gì mang tính gợi nhớ.
Về việc mốc thời điểm cũng chèn vào tên file, coi vậy chứ nó giúp ích rất nhiều vì anh em có thể ngay lập tức biết file đó được xử lý ngày nào mà không cần xem kĩ trong attribute mất thời gian. Cách nhập tùy ý thích anh em, riêng mình thì sử dụng cấu trúc YYYYddMM, ví dụ ngày 25 tháng 1 năm 2017 thì thời gian sẽ là 20170125. Anh em thích xoay lật tháng trước ngày sau hay bỏ luôn năm cũng không sao hết. Cách này cũng sẽ vô cùng hữu ích nếu anh em cần lưu nhiều bản backup của một file và cần dữ liệu để quay về cái chạy ổn định nhất có thể.
Cái này đương nhiên cũng hữu ích khi anh em chép file cho người khác, họ nhìn vào họ biết phải dùng file nào rồi.
Cuối cùng, đừng nghĩ rằng anh em sẽ đặt lại tên cho đàng hoàng khi làm xong việc. Không đâu, mình đã từng thấy rất nhiều người như thế, cũng để đến lúc cuối dự án mới đổi tên nhưng khi ấy file rác đã đầy cả ra, phải đi xem từng file xem nội dung bên trong là gì để rename lại vô cùng cực khổ. Chịu khó khúc đầu một chút nhưng khúc sau sướng hơn nhiều lắm anh em ạ.
