Kể từ ngày được phát hành, Google trang tính đã có những thay đổi gì? Làm thế nào để sử dụng tối ưu các thay đổi này? Các bạn hãy cùng Gitiho tìm câu trả lời cho các câu hỏi trên trong bài viết ngày hôm nay nhé.
Tóm Tắt
Giới thiệu về Google trang tính
Google trang tính là gì?
Với câu hỏi “Google trang tính là gì?”, chúng mình xin trả lời như sau:
Google trang tính, hãy còn gọi là Google Sheets, là một trang web thuộc hệ sinh thái Google, được thiết kế dưới dạng trang tính giúp người dùng trình bày và phân tích dữ liệu. Về cơ bản, trang tính này giống như những gì ta thấy trong Microsoft Excel, với các hàm và tính năng tương tự.
Google Sheets có ưu điểm nào sau đây?
Nếu bạn đang thắc mắc “So với Excel, Google Sheets có ưu điểm nào sau đây?” thì đây chính là câu trả lời:
Mặc dù số lượng hàm trong Google trang tính không nhiều bằng Excel, nhưng việc sử dụng trang tính trên trang web này vẫn có một số điểm mạnh nhất định. Ưu điểm lớn nhất của Google Sheets là tính năng đồng bộ hóa dữ liệu và dịch vụ lưu trữ đám mây. Các tính năng này cho phép người dùng tự động lưu lại toàn bộ thông tin trên trang tính và truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Ưu điểm thứ hai của Google trang tính so với phần mềm đối thủ là sự liên kết với các trang web trong hệ sinh thái Google, cụ thể là:
- Google Drive hỗ trợ lưu trữ file.
- Google Doc hỗ trợ trình bày văn bản
- Google Slides để tạo slide thuyết trình.
- Google Finance để thu thập thông tin về tài chính.
Như vậy, toàn bộ quá trình làm việc của người dùng từ tạo file, thu thập số liệu đến trình bày phân tích trên slide sẽ được tối ưu hóa trên nền tảng online bằng Google Sheet.
Xem thêm: Giới thiệu về Google Sheets và hướng dẫn sử dụng Google Sheets cơ bản
Các điểm mới trong Google trang tính
Nếu các bạn còn chưa cảm thấy chắc chắn về các điểm mạnh kể trên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu các điểm mới trong bản cập nhật của Google trang tính để hiểu được các câu trả lời cho câu hỏi “Google Sheets có ưu điểm nào sau đây?” nhé.
Làm việc ngoại tuyến trên Google trang tính
Phiên bản mới của Google trang tính cho phép chúng ta thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến ngay tại trình duyệt web Google Chrome. Điều này nghĩa là chúng ta hoàn toàn có thể tạo và chỉnh sửa trang tính ngay cả khi không có kết nối Internet.
Để làm được điều này, bạn bắt buộc phải sử dụng trình duyệt Google Chrome. Tại trình duyệt, bạn truy cập vào trang Chrome web store và cài đặt plugin Google Docs Offline. Hãy đảm bảo bạn có đủ dung lượng trống trên thiết bị máy tính, laptop của mình để Google có thể lưu trữ file cho bạn.
Ngoài ra, bạn còn có thể thực hiện truy cập Google trang tính từ Google Drive để làm việc ngoại tuyến. Bạn chỉ cần mở cài đặt Drive của mình và tích chọn ô “Tạo, mở và chỉnh sửa tệp Google tài liệu, trang tính và trang trình bày trên thiết bị này khi không nối mạng” (Create, open and edit your recent Google Docs, Sheets, and Slides files on this device while offline).
Nếu bạn chưa biết cách tải file trang tính lên Google Drive để truy cập từ xa, hãy tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.
Xem thêm: HƯỚNG DẪN CÁCH UP FILE LÊN GOOGLE DRIVE
Lọc các chế độ xem trên Google trang tính
Điểm đặc biệt của Google trang tính là tính năng chia sẻ file làm việc chung, tức là nhiều tài khoản có thể cùng lúc truy cập và chỉnh sửa file. Để nâng cao trải nghiệm người dùng với tính năng này, Google đã cập nhật thêm một bộ lọc chế độ xem giúp lọc trang tính cho riêng bạn mà không làm phiền đến các thao tác đang diễn ra của những người khác. Bên cạnh đó, bạn có thể đặt tên và lưu lại nhiều chế độ xem bộ lọc để không phải tốn công tạo lại mỗi lần truy cập file.
Trợ giúp về tính năng trên Google trang tính
Khi bạn nhập các công thức hàm trên Google trang tính, bạn sẽ nhận thấy một hôp thoại hiện lên chứa ví dụ hàm, mô tả hàm và các tham số. Hộp thoại này có nhiệm vụ hướng dẫn và đề xuất người dùng cách viết công thức hàm sao cho đúng. Đồng thời, trong hộp thoại có một đường dẫn trong trường hợp bạn chưa hiểu kĩ về công thức hàm và muốn tìm hiểu thêm.
Bạn có nhận thấy tính năng này quen thuộc không? Đây chính là một trong những tính năng cơ bản nhất khi bạn viết công thức hàm trong Excel. Tuy nhiên, trong Google Sheets, hộp thoại này hiển thị đầy đủ hơn các thông tin xoay quanh hàm. Đây cũng được coi là một câu trả lời hợp lý cho câu hỏi “Google Sheets có ưu điểm nào sau đây?”.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo và chỉnh sửa công thức trong Google Sheets
Định dạng số tùy chỉnh trên Google trang tính
Google trang tính đã cung cấp cho người dùng các định dạng dữ liệu có sẵn trong trình duyệt, bao gồm định dạng số, định dạng tiền tệ, định dạng thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy không có định dạng nào phù hợp với mong muốn thể hiện số liệu của mình thì bạn hoàn toàn có thể tự tạo một định dạng mới. Định dạng này sẽ được Google Sheets lưu lại vào danh sách định dạng giúp bạn dễ dàng sử dụng lại trong các lần thao tác sau.
Thiết lập quy tắc tùy chỉnh cho định dạng trên Google trang tính
Nếu bạn thường xuyên sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) trong Excel hoặc phiên bản cũ của Google trang tính thì có thể đây là tin vui đối với bạn. Trong phiên bản cập nhật, Google Sheets cho phép bạn thay đổi định dạng của các ô dựa trên dữ liệu của nó. Cụ thể hơn, bạn có thể tạo ra các quy tắc dành cho định dạng có điều kiện dựa trên công thức tùy chỉnh. Các công thức này có thể gọi dữ liệu bên ngoài ô mà bạn đang định dạng.
Tính năng định dạng có điều kiện này thường được sử dụng để tạo các bảng biểu đánh giá hoặc báo cáo bằng biểu đồ Gantt. Nếu bạn muốn tìm hiểu kĩ hơn về cách ứng dụng tính năng này vào công việc, hãy tham khảo bài viết dưới đây.
Xem thêm: Hướng dẫn tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng Conditional Formatting
Sử dụng các tiện ích bổ sung của Google trang tính
Thông thường, chúng ta sẽ tải về toàn bộ các plugin phục vụ cho quá trình làm việc với các phần mềm trong hệ sinh thái Google qua trang Google web store. Nhưng bây giờ, Google trang tính đã có một cửa hàng tiện ích riêng của mình. Nếu bạn muốn sử dụng các tiện ích bổ sung của Google Sheets, hãy nhấn vào trình đơn Add-on và chọn Get Add-ons.
Các câu hỏi về phiên bản mới của Google trang tính
Trong phần này, chúng mình sẽ giải đáp một số câu hỏi phổ biến nhất trong quá trình các bạn sử dụng Google trang tính. Bên cạnh các thắc mắc “Google trang tính là gì?”, “Google Sheets có ưu điểm nào sau đây?”, hãy cùng xem các vấn đề khác của người dùng về trang web này. Nếu các bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cách sử dụng trang tính của Google, đừng ngần ngại mà bình luận ngay để chúng mình cùng thảo luận và giải đáp nhé.
Xem thêm: Google trang tính và những điều biết?
Làm thế nào để tôi chuyển sang phiên bản mới của Google trang tính?
Các bạn không cần lo lắng về việc chuyển đổi sử dụng Google trang tính từ phiên bản cũ sang phiên bản mới nhé. Tất cả các file dữ liệu các bạn đã tạo sẽ được hệ thống tự động lưu và chuyển đổi sang file phù hợp với cơ chế hoạt động của phiên bản trang tính mới. Do đó, bạn hãy yên tâm sử dụng trang web như bình thường nhé.
Làm thế nào để nhận biết Google trang tính đã được cập nhật?
Tại phiên bản Google trang tính mới, giao diện các tính năng hầu như không có sự khác biệt. Cách đơn giản nhất để kiểm tra liệu Google Sheets đã được cập nhật chính là kiểm tra nút Decrease decimal places và Increase decimal places trên trang tính của bạn. Nếu bạn nhìn thấy chúng ở thanh công cụ, điều này nghĩa rằng bạn đã được cập nhật phiên bản mới.
Tôi có thể sử dụng Google trang tính trên điện thoại không?
Câu trả lời là có. Trên thực tế, bạn có thể cài đặt ứng dụng Google trang tính trên điện thoại bằng cách tải về từ Google Play (dành cho hệ điều hành Android) hoặc App Store (dành cho hệ điều hành iOS). Không chỉ vậy, bạn còn có thể kết hợp ứng dụng Google Drive để truy cập vào file trang tính ngay trên điện thoại. Việc sử dụng Google Sheet trên điện thoại dường như không có bất kì sự khác biệt nào gây khó khăn cho người sử dụng.
Tổng kết
Qua bài viết ngày hôm nay, chúng ta đã tìm hiểu các sự thay đổi trong phiên bản
Google trang tính
mới nhất năm 2021. Các bạn hãy tự trải nghiệm và đánh giá những sự thay đổi này nhé. Để tìm hiểu cách ứng dụng Google Sheets tối ưu cho công việc, các bạn có thể tham khảo các bài viết về chủ đề này trên blog Gitiho và đăng kí
khóa học Google Sheet
cùng chúng mình nhé.
Gitiho chúc các bạn một ngày làm việc hiệu quả!
Tham khảo thêm các bài viết về Google Sheets tại đây:
Tổng hợp các phím tắt thông dụng trong Google Sheets
Hướng dẫn cách cố định hàng/cột trong Google Sheets
Hướng dẫn cách bảo vệ trang tính trong Google Sheets
Hướng dẫn chuyển từ Google Sheets sang Excel
Cách khắc phục lỗi về ô và dòng trong Google Sheets
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng
