Kỹ năng giao tiếp ứng xử chính là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết và quan trọng trong cuộc sống ngày nay. Không những vậy khả năng giao tiếp cũng chính là chìa khóa thành công của rất nhiều người. Vì vậy hôm nay chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu những điều cần biết về kỹ năng giao tiếp nhé!
1. Khái niệm của giao tiếp, kỹ năng giao tiếp là gì?
Giao tiếp có thể hiểu một cách đơn giản chính là cách truyền đạt thông tin, thông điệp, suy nghĩ từ người này đến người khác bằng hai hình thức chính là giao tiếp bằng ngôn ngữ hoặc giao tiếp phi ngôn ngữ. Trong đó, giao tiếp phi ngôn ngữ có thể kể đến các loại như giao tiếp bằng chữ viết, ký hiệu, ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt hoặc cũng có thể là ngữ điệu trong lời nói.
Mỗi hình thức giao tiếp đều có ưu điểm và nhược điểm riêng tùy vào từng hoàn cảnh.
Kỹ năng giao tiếp nói đơn giản chính là khả năng sử dụng các hình thức giao tiếp để có thể truyền đạt thông điệp một cách chính xác và hiệu quả nhất. Hay nói cách khác, kỹ năng trong giao tiếp chính là sử dụng những quy tắc, nghệ thuật ứng xử, đối đáp sao cho việc giao tiếp, truyền đạt thông tin đạt hiệu quả cao hơn.
Kỹ năng giao tiếp chính là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết nhất trong cuộc sống ngày nay, bởi nó đóng vai trò chính yếu trong mọi hoạt động của con người. Giao tiếp, ứng xử tốt sẽ giúp chúng ta tự tin, hoàn thiện bản thân và thúc đẩy phát triển các mối quan hệ xung quanh. Từ đó có thể thúc đẩy phát triển mọi khía cạnh như tình cảm, công việc, cuộc sống.
2. Các kỹ năng của giao tiếp
Để có thể tăng hiệu quả của việc giao tiếp và ứng xử, thì đầu tiên chúng ta cần cải thiện các kỹ năng giao tiếp cơ bản như:
Kỹ năng lắng nghe
Đây là kỹ năng quan trọng nhất của việc giao tiếp. Bởi cách đầu tiên để trở thành người có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời chính là cần phải học cách lắng nghe. Bạn cần phải lắng nghe để có thể thấu hiểu, phân tích, nắm bắt thông điệp mà người đối diện đang muốn truyền tải. Từ đó có thể đồng cảm, đưa ra những câu trả lời, giải đáp phù hợp.
Lắng nghe chính là chìa khóa cho một cuộc giao tiếp thành công, đồng thời duy trì cuộc nói chuyện 2 phía: có người nói và có người nghe.
Do đó, để củng cố kỹ năng lắng nghe, bạn hãy cố gắng tập trung lắng nghe người đối diện khi họ đang nói. Không nên lơ là, chú ý vào điện thoại hay ngắt lời họ giữa chừng. Và cũng hãy nhớ trao đổi ánh mắt, thỉnh thoảng mỉm cười hay gật đầu để cho họ biết rằng chúng ta vẫn đang lắng nghe họ nói.
Kỹ năng diễn đạt
Kỹ năng diễn đạt sẽ giúp bạn truyền tải thông điệp mình muốn một cách chính xác và hoàn hảo nhất. Bởi chức năng chính của giao tiếp chính là truyền tải suy nghĩ, thông tin vậy nên bạn cần phải diễn đạt thật tốt khi giao tiếp. Kỹ năng diễn đạt là vô cùng cần thiết trong cả hai hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ hay giao tiếp phi ngôn ngữ. Vì nó sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến sự thấu hiểu, nắm bắt thông tin của người đối diện.
Kỹ năng ứng xử
Một trong những kỹ năng giao tiếp chính là ứng xử. Ứng xử chính là cách bạn ứng phó với các tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình giao tiếp. Ứng xử một cách thông minh, tinh tế, khôn khéo sẽ giúp bạn thành công trong mọi cuộc giao tiếp. Và với mỗi đối tượng khác nhau thì sẽ có những cách ứng xử phù hợp khác nhau. Vì vậy bạn cần phải trau dồi kỹ năng ứng xử của mình nếu muốn giao tiếp thành công.
Kỹ năng quan sát
Kỹ năng quan sát sẽ giúp bạn điều chỉnh hành vi, lối ứng xử hay lời nói sao cho phù hợp với từng tình huống. Và đặc biệt trong việc kinh doanh hay bán hàng thì khả năng quan sát tình huống là vô cùng cần thiết. Bởi nó sẽ giúp bạn nắm bắt được tâm lý khách hàng và có thể đưa ra những lựa chọn, quyết định có lợi cho việc kinh doanh.
Kỹ năng phản hồi
Tùy vào từng trường hợp giao tiếp bạn cần đưa ra những phản hồi thích hợp. Kỹ năng đưa ra phản hồi chính là thể hiện sự tôn trọng cũng như việc bạn có để tâm đến việc giao tiếp này hay không. Phản hồi sẽ giúp người đối diện hiểu được ý kiến của bạn và nó cũng giúp đóng góp thông tin cho quá trình giao tiếp. Bạn cần lựa chọn thời điểm và cách thức phản hồi sao cho thích hợp với từng tình huống giao tiếp.
3. Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp
Bởi sự quan trọng của các kỹ năng trong giao tiếp ứng xử, nên rất nhiều người muốn cải thiện khả năng giao tiếp của bản thân. Chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn những cách để rèn luyện khả năng giao tiếp.
Sách
Sách chính là một trong những phương tiện cung cấp thông tin cần thiết cho việc rèn luyện khả năng giao tiếp. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại sách hướng dẫn rèn luyện kỹ năng mềm như giao tiếp. Bạn có thể lựa chọn những quyển sách phù hợp với mục đích của mình.
Khóa học
Bạn cũng có thể đăng ký các khóa học về kỹ năng để trau dồi kỹ năng giao tiếp của bản thân. Các khóa học sẽ cung cấp cho các bạn những nguyên tắc, cách thức để có thể đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình giao tiếp.
Luyện tập
Luyện tập sẽ giúp các bạn quen thuộc và sử dụng thuần thục những kiến thức, quy tắc giao tiếp được học qua. Và từ đó có thể ứng dụng nhiều hơn vào các tình huống giao tiếp thực tế.
Thực hành
Học phải đi đôi với hành. Bởi vậy không chỉ học cách giao tiếp mà bạn còn cần phải thực hành giao tiếp thật nhiều để có thể cải thiện khả năng giao tiếp, ứng xử. Thực hành nhiều sẽ giúp tăng hiệu quả diễn đạt cũng như các kỹ năng trong giao tiếp của bạn.
4. Những yếu tố ảnh hưởng đến một cuộc giao tiếp
Một tình huống giao tiếp sẽ bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố và có thể tác động đến mức độ thành công của việc truyền đạt thông điệp.
Yếu tố khách quan
Tóm Tắt
Môi trường
Môi trường xung quanh sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng cuộc giao tiếp, có thể là trực tiếp như hai người ngồi nói chuyện với nhau hoặc là gián tiếp như việc họp trực tuyến bằng các phương tiện kết nối mạng Internet.
Tùy vào môi trường truyền thông tin thì cuộc giao tiếp có thể sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều.
Điển hình như nếu giao tiếp gián tiếp qua các thiết bị thông minh có thể gây hạn chế các kỹ năng giao tiếp. Như việc lắng nghe có thể bị gián đoạn do chất lượng Internet, hay việc sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ trở nên khó khăn hơn.
Không những vậy, trong quá trình giao tiếp những tiếng ồn từ môi trường có thể tác động tiêu cực đến chất lượng cuộc giao tiếp. Tiếng ồn có thể khiến việc truyền đạt thông tin không chính xác hoặc gây xao lãng trong quá trình giao tiếp.
Đối tượng
Đối tượng giao tiếp cũng tác động trực tiếp đến chất lượng cuộc giao tiếp. Như việc chênh lệch về độ tuổi, sự khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ, nghề nghiệp cũng chính là một rào cản lớn trong giao tiếp. Bởi sự chênh lệch, khác biệt này có thể khiến cho việc diễn đạt trở nên khó khăn hơn và những người tham gia cuộc giao tiếp khó có thể thấu hiểu suy nghĩ của nhau.
Yếu tố chủ quan
Kiến thức
Cuộc giao tiếp cũng có thể bị ảnh hưởng bởi trình độ, kiến thức. Vì trong những cuộc giao tiếp liên quan đến chuyên môn thì trình độ hay kiến thức là rất cần thiết. Nếu gặp chênh lệch, khác biệt về trình độ chuyên môn thì quá trình giao tiếp khó có thể thành công.
Kinh nghiệm
Kinh nghiệm cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến cuộc giao tiếp. Vì kinh nghiệm sẽ tác động đến khả năng giao tiếp ứng xử cũng như cách bạn thu thập, xử lý thông tin trong quá trình giao tiếp.
Vì vậy cần xác định và hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc giao tiếp sẽ giúp bạn cải thiện và hoàn chỉnh kỹ năng giao tiếp của bản thân sao cho phù hợp với từng tình huống giao tiếp, để có thể đạt được hiệu quả cao trong giao tiếp.
5. Kỹ năng giao tiếp không lời
Mặc dù giao tiếp bằng ngôn ngữ là hình thức giao tiếp được sử dụng thường xuyên nhất. Tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng dùng lời nói để giao tiếp với nhau mà đôi khi trong một vài trường hợp, giao tiếp phi ngôn ngữ sẽ có nhiều ưu điểm hơn. Sau đây là những kỹ năng trong giao tiếp không dùng tới lời nói:
Ánh mắt
Có lẽ ánh mắt chính là một trong những điểm mạnh trong giao tiếp phi ngôn ngữ. Bởi người ta vẫn hay nói rằng “ánh mắt biết nói”. Khi giao tiếp không lời thì ánh mắt chính là vũ khí tối thượng nhất để giúp truyền đạt thông tin. Giao tiếp bằng ánh mắt vô cùng quan trọng vì ánh mắt có thể giúp bạn biểu đạt cảm xúc, biểu đạt ý kiến mà không cần dùng đến ngôn ngữ.
Cử chỉ
Cử chỉ hay điệu bộ cũng chính là một điều quan trọng cần chú ý trong quá trình giao tiếp. Bởi vì những cử chỉ, điệu bộ của người tham gia giao tiếp có thể đang truyền tải những thông tin quan trọng hơn lời nói.
Biểu cảm khuôn mặt
Biểu cảm khuôn mặt cũng chính là một trong những kỹ năng giao tiếp cần thiết. Trong quá trình giao tiếp không lời nói thì những biểu cảm trên khuôn mặt sẽ có thể biểu hiện cảm xúc, ý kiến của người nói. Không cần tới lời nói chỉ cần quan sát biểu cảm bạn cũng có thể nắm bắt được cảm xúc của người đối diện.
Tone giọng
Trong quá trình giao tiếp thì tone giọng cũng có thể truyền đạt một lượng thông tin đáng kể. Bởi thông qua tone giọng, chúng ta có thể hiểu được cảm xúc hoặc suy nghĩ của những người đang tham gia cuộc giao tiếp đó.
Tư thế
Một nghiên cứu khoa học cũng chỉ ra rằng tư thế hay các ngôn ngữ cơ thể có thể truyền tải một lượng lớn thông tin khi giao tiếp mà không cần tới lời nói. Vì vậy nếu bạn quan sát kỹ những tư thế thì cũng có thể sẽ nhận ra một vài thông tin trong cuộc giao tiếp.
Khoảng cách
Trong các cuộc giao tiếp phi ngôn ngữ thì khoảng cách cũng có thể phản ánh về mức độ thân thiết hay tính chất của cuộc giao tiếp đó. Ví dụ như nếu thân thiết thì khoảng cách trong cuộc giao tiếp sẽ thu hẹp hơn so với những cuộc giao tiếp không quá thân quen.
Xúc giác
Tiếp xúc về mặt xúc giác cũng có thể thể hiện thông tin nào đó. Như một số nghiên cứu cho thấy rằng những người có địa vị cao, tiếng tăm thường hay xâm phạm vào không gian cá nhân của người khác với tần suất lớn hơn những người có địa vị xã hội thấp hơn. Khác biệt về giới tính cũng phản ánh một vài thông tin trong giao tiếp.
Ngoại hình
Ngoại hình hay nói cách khác là ấn tượng đầu tiên của bạn về những người tham gia cuộc giao tiếp sẽ ảnh hưởng đến cách mà bạn nhìn nhận, đối diện với cuộc giao tiếp đó. Bởi ấn tượng đầu tiên thường sẽ gây chú ý nhiều. Vậy nên lời khuyên là nếu bạn muốn cuộc giao tiếp thành công hãy chú ý đến ngoại hình cũng như cách ăn mặc của mình.
6. Những nguyên tắc trong giao tiếp (5C)
Nguyên tắc 5C trong giao tiếp
Đây là 5 nguyên tắc trong giao tiếp quan trọng giúp bạn có thể cải thiện và trau dồi kỹ năng giao tiếp của bản thân:
Rõ ràng – Clear
Clear ở đây mang nét nghĩa là thông điệp bạn muốn truyền tải cần phải rõ ràng và dễ hiểu. Để hạn chế rằng có thể người đối diện sẽ hiểu sai lệch thông điệp, ý nghĩ bạn muốn truyền tải thì bạn hãy đảm bảo rằng cách diễn đạt của mình phải thật rõ ràng. Lời khuyên là hãy chú trọng về tốc độ lời nói cũng như cách phát âm. Không nên nói quá nhanh hoặc phát âm không rõ vì có thể sẽ khiến cuộc giao tiếp thất bại.
Hoàn chỉnh – Complete
Thông điệp truyền tải phải hoàn chỉnh và đầy đủ các thông tin mà bạn muốn truyền đạt tới người nghe. Việc này sẽ giúp quá trình giao tiếp rõ ràng, hạn chế những câu hỏi, phản hồi không cần thiết và tốn kém thời gian. Không những vậy việc này cũng giúp người nghe thu nhận và xử lý thông tin dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Ngắn gọn – Concise
Thông điệp yêu cầu rõ ràng và hoàn chỉnh nhưng vẫn phải ngắn gọn, tránh dài dòng lê thê. Hãy đảm bảo thông điệp bạn muốn truyền tải ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu, tránh quá rườm rà hay thừa thãi thông tin.
Chính xác – Correct
Trình bày thông điệp một cách chính xác cũng là một trong những kỹ năng giao tiếp cần thiết. Bạn cần đưa ra thông tin chính xác để người đối diện có thể thấu hiểu, xử lý chúng một cách tốt nhất.
Lịch sự – Courteous
Và trong bất kỳ cuộc giao tiếp, ứng xử nào thì thái độ lịch sự luôn quan trọng nhất. Cho dù đang giao tiếp trong kinh doanh hay chỉ đơn giản là giao tiếp trong đời sống thì bạn vẫn nên giữ một thái độ lịch sự và hòa nhã. Thái độ khi nói của bạn có thể sẽ ảnh hưởng đến cách diễn đạt, truyền tải thông điệp. Nếu thái độ không tốt thì rất có thể sẽ thất bại trong việc truyền đạt thông tin đến người nghe.
7. Vai trò của kỹ năng giao tiếp
Ông bà ta vẫn hay luôn nhắc nhở con cháu rằng cần phải “học ăn, học nói, học gói, học mở”. Bởi lời nói chính là một trong những điều quan trọng nhất. Cho dù bạn là ai, bạn đang làm gì thì khả năng giao tiếp, ứng xử của bạn đều sẽ mang lại những điều tốt đẹp, tích cực cho cuộc sống của bạn. Khả năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn:
Thể hiện bản thân
Khả năng giao tiếp ứng xử tốt sẽ giúp bạn tự tin, thể hiện nhân cách của bản thân trong xã hội. Bởi vậy việc rèn luyện giao tiếp được nhà trường, gia đình quan tâm, uốn nắn trẻ nhỏ từ rất sớm để chúng có thể hình thành một nhân cách tốt.
Thiết lập các mối quan hệ mới và duy trì những mối quan hệ cũ
Kỹ năng giao tiếp tốt cũng sẽ giúp bạn để lại những ấn tượng tốt đẹp trong lòng người khác. Từ đó giúp bạn hình thành những mối quan hệ xung quanh, thiết lập những mối quan hệ mới đồng thời duy trì những mối quan hệ cũ. Quá trình giao tiếp giúp truyền đạt thông tin, giải quyết vấn đề, thuyết phục và hình thành các mối quan hệ.
Có lợi trong công việc
Trong công việc hay học tập cũng đề cao kỹ năng giao tiếp. Khả năng giao tiếp, ứng xử tốt giúp bạn thúc đẩy hiệu suất làm việc hay hoạt động theo nhóm. Bởi trong một tập thể thì việc giao tiếp là vô cùng thiết yếu và quan trọng.
>>> Xem thêm: Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống
Không những vậy khả năng giao tiếp tốt còn giúp bạn tạo được lòng tin, uy tín trong tập thể từ đó có thể gia tăng cơ hội thăng tiến trong công việc. Yêu cầu để trở thành một lãnh đạo tốt chính là khả năng giao tiếp bởi bạn cần dẫn dắt một tập thể, hòa giải những bất đồng và xử lý rất nhiều công việc.
Tóm lại kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng và cần thiết, đặc biệt trong cuộc sống hiện đại ngày nay. Vì vậy bạn hãy trau dồi và cải thiện khả năng giao tiếp của bản thân để có thể thành công trong cuộc sống lẫn công việc nhé!
Tham khảo bài viết:
Related
