Lưu tài liệu Word dưới dạng mẫu

Bạn có thể cung cấp khả năng linh hoạt cho bất kỳ ai có thể sử dụng mẫu của bạn bằng cách thêm và cấu hình điều khiển nội dung, chẳng hạn như điều khiển văn bản có định dạng, ảnh, danh sách thả xuống hoặc bộ chọn ngày.

Ví dụ: bạn có thể cung cấp cho đồng nghiệp một mẫu có chứa danh sách thả xuống nhưng đồng nghiệp của bạn muốn sử dụng một bộ tùy chọn khác trong danh sách thả xuống trong tài liệu mà anh ấy đang phân phối dựa trên mẫu của bạn. Vì bạn đã cho phép chỉnh sửa danh sách thả xuống khi bạn thêm điều khiển nội dung vào mẫu nên đồng nghiệp của bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng thay đổi mẫu để đáp ứng nhu cầu của anh ấy.

Thêm các điều khiển nội dung

Lưu ý: Bạn cũng có thể thêm điều khiển nội dung vào tài liệu.

1. Bấm vào Microsoft Office Button , rồi bấm vào Tùy chọn Word.

2. Bấm vào Phổ biến.

3. Chọn hộp kiểm Hiển thị tab Nhà phát triển trong Dải băng, rồi bấm vào OK.

   Lưu ý: Dải băng là một cấu phần của Giao diện người dùng Microsoft Office Fluent.

4. Mở mẫu mà bạn muốn thêm điều khiển nội dung, rồi bấm vào nơi bạn muốn chèn điều khiển.

5. Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, hãy bấm vào điều khiển nội dung mà bạn muốn thêm vào tài liệu hoặc mẫu của mình.

   Ví dụ: bạn có thể bấm vào Văn bản có Định dạng để chèn điều khiển văn bản có định dạng sẽ xuất hiện trong bất kỳ tài liệu nào được tạo bằng mẫu.

   Lưu ý: Nếu không sẵn dùng các điều khiển nội dung, có thể bạn đã mở một tài liệu đã được tạo ra trong phiên bản Word cũ hơn. Để dùng các điều khiển nội dung, bạn phải chuyển đổi tài liệu sang định dạng tệp Word 2007 bằng cách bấm vào nút Microsoft Office , bấm Chuyển đổi ,rồi bấm OK. Sau khi bạn chuyển đổi tài liệu, hãy lưu tài liệu đó.

6. Thay đổi điều khiển nội dung và bấm Thuộc tính trong nhóm Điều khiển.

7. Trong hộp thoại Thuộc tính Điều khiển Nội dung, hãy chọn xem điều khiển nội dung đó có thể xóa đi hay có thể chỉnh sửa được khi người khác dùng mẫu của bạn.

8. Để giữ cho nhiều điều khiển nội dung hay thậm chí một vài đoạn văn bản với nhau, hãy chọn các điều khiển hoặc văn bản này, rồi bấm Nhóm trong nhóm Điều khiển.

   Ví dụ, có lẽ bạn có một tuyên bố miễn trừ trách nhiệm dài ba đoạn văn. Nếu bạn dùng lệnh Nhóm để nhóm lại ba đoạn văn này, thì phần miễn trừ dài ba đoạn văn này không thể chỉnh sửa được và chỉ có thể xóa được dưới dạng một nhóm.

Thêm văn bản hướng dẫn vào mẫu

Đôi khi, việc bao gồm hướng dẫn chỗ dành sẵn về cách điền vào kiểm soát nội dung cụ thể mà bạn đã thêm vào mẫu là rất hữu ích. Hướng dẫn sẽ được thay thế bằng nội dung khi ai đó sử dụng mẫu.

1. Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, hãy bấm Chế độ Thiết kế.

2. Nếu bạn chưa thêm một điều khiển nội dung vào tài liệu của bạn, hãy bấm vào nơi bạn muốn điều khiển xuất hiện, sau đó bấm vào một điều khiển.

   Lưu ý: Nếu không sẵn dùng các điều khiển nội dung, có thể bạn đã mở một tài liệu được tạo trong phiên bản Word cũ hơn. Để dùng các điều khiển nội dung, bạn phải chuyển đổi tài liệu sang định dạng tệp Word 2007 bằng cách bấm vào nút Microsoft Office , bấm Chuyển đổi ,rồi bấm OK. Sau khi bạn chuyển đổi tài liệu, hãy lưu tài liệu đó.

3. Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, hãy bấm Chế độ Thiết kế.

4. Bấm vào điều khiển nội dung mà bạn muốn thêm văn bản chỗ dành sẵn.

5. Sửa văn bản chỗ dành sẵn và định dạng văn bản đó theo bất kỳ cách nào bạn muốn.

   Nếu bạn thêm một điều khiển nội dung hộp văn bản và bạn muốn văn bản chỗ dành sẵn biến mất khi ai đó nhập văn bản riêng của họ, trong nhóm Điều khiển, bấm Thuộc tính ,sau đó chọn hộp kiểm Loại bỏ điều khiển nội dung khi nội dung được chỉnh sửa.

Lưu và phân bổ các khối dựng với một mẫu

Khối dựng là những mẩu nội dung tái sử dụng được hoặc một số bộ phận của tài liệu vốn được lưu giữ trong thư viện để có thể truy nhập và tái sử dụng bất kỳ lúc nào. Bạn cũng có thể lưu các khối dựng và phân bổ chúng kèm với các mẫu. Ví dụ, bạn có thể tạo một mẫu báo cáo cung cấp cho người dùng mẫu hai loại thư giới thiệu để chọn khi họ tạo báo cáo cho riêng mình dựa trên mẫu của bạn.

1. Lưu và đóng mẫu mà bạn đã thiết kế theo cách bạn muốn và bạn muốn thêm khối dựng cho người dùng mẫu để chọn.

2. Mở mẫu.

   Tiếp tục mở mẫu mà bạn muốn thêm các tùy chọn khối dựng cho người dùng mẫu.

3. Tạo các khối dựng mà bạn muốn cung cấp cho người dùng mẫu của mình.

   Khi bạn điền thông tin vào hộp thoại Tạo Khối Dựng Mới, trong hộp Lưu trong, hãy đảm bảo bấm vào tên mẫu.

4. Phân phối mẫu.

   Khi bạn gửi hoặc làm cho mẫu sẵn dùng cho người khác, các khối dựng mà bạn đã lưu với mẫu sẽ sẵn dùng trong các bộ sưu tập mà bạn đã xác định.