“Mỗi cây mỗi hoa, mỗi nhà mỗi cảnh”, mỗi doanh nghiệp đều phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau. Hiểu được vấn đề, ta mới cho thể giải quyết “thấu tình đạt lý”, nhất là trong kinh doanh. Vậy nên, việc đặt ra những câu hỏi theo nguyên tắc 5W1H là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp hiểu sâu sắc hơn về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Nguyên tắc 5W1H là gì?

Khái niệm nguyên tắc 5W1H

Trong công việc, gặp phải nhiều rắc rối là điều không thể tránh khỏi. Với tình huống đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu và đánh giá sâu sắc vấn đề và tìm ra nguyên nhân giải quyết. Việc phân tích, đánh giá vấn đề thông qua một số câu hỏi mở giúp doanh nghiệp tiếp cận khúc mắc tốt nhất có thể.

Áp dụng nguyên tắc 5W1H rất hiệu quả để thực hiện phương pháp tư duy này. Đối với mọi vấn đề, bạn chỉ cần đặt câu hỏi đúng và thu thập thông tin phù hợp là có thể kiểm tra chúng từ mọi phương diện. 5W1H được viết tắt bởi 6 câu hỏi:

• What? (Cái gì?)
• Who? (Ai?)
• Where? (Ở đâu?)
• When? (Khi nào?)
• Why? (Tại sao?)
• How? (Làm sao?)

Nguyên tắc là việc đặt ra một hệ thống câu hỏi, sau đó thu thập mọi thông tin, dữ liệu để trả lời cho các câu hỏi đó. Các doanh nghiệp thường sẽ thiết lập một báo cáo về tình hình hiện tại dựa trên những câu hỏi. Tiếp đó, họ sẽ tổng hợp lại và xác định bản chất thật sự của vấn đề trong bối cảnh một cách chính xác nhất.

Nguyên tắc 5W1H xuất hiện nhiều trong lĩnh vực truyền thông báo chí. Bạn có thể thấy được áp dụng khi phóng viên, nhà báo đặt câu hỏi cho người tham gia phỏng vấn. Hiện nay, phương pháp này còn được ứng dụng rộng rãi ở nhiều lĩnh vực khác, trong đó có kinh doanh.

5W1H cho phép bạn khám phá toàn bộ khía cạnh khác nhau trong một vấn đề. Đây được xem là “xương sống” giúp người dùng định hình mọi tình huống từ đơn giản đến phức tạp. Nhờ đó, bạn có thể hiểu rõ hơn để phân biệt những thông tin cần thiết.

Giải nghĩa nguyên tắc 5W1H

Đây là câu hỏi đầu tiên được đề cập trong nguyên tắc 5W1H. Với câu hỏi này, bạn có thể xác định được nội dung, thông tin và giá trị thiết thực xoay quanh vấn đề. Một số ví dụ cụ thể:

• Vấn đề đó là gì?
• Nội dung được truyền tải là gì?
• Điều gì dẫn đến sự việc này?
• Hậu quả của vấn đề đó là gì?
• Kết quả ta nhận được là gì?
• …

Với câu hỏi này, người dùng có thể xác định được thời gian diễn ra sự việc cụ thể và chính xác nhất. Đây là dữ liệu quan trọng và luôn cần thiết trong mọi vấn đề. Một số ví dụ cụ thể:

• Cuộc họp này diễn ra lúc nào?
• Sự kiện này bắt đầu và kết thúc vào thời gian nào?
• Buổi hẹn với đối tác diễn ra khi nào?
• …

Địa điểm, nơi chốn cũng là một nhân tố quan trọng giúp bạn nhìn nhận mọi việc hiệu quả hơn. Với câu hỏi này, người dùng sẽ biết chính xác địa điểm diễn ra sự việc. Đồng thời, chữ Where cũng ảnh hưởng rất lớn đối với chi phí của doanh nghiệp. Một số câu hỏi cụ thể:

• Cuộc họp được tổ chức ở đâu?
• Cửa hàng nên đặt tại đâu?
• Khách hàng tiềm năng thường tập trung ở khu vực nào?
• Việc bày bán sản phẩm ở đâu là phù hợp nhất?
• …

Với câu hỏi này, bạn sẽ hình dung được một “bức tranh” khách hàng tiềm năng hoàn hảo. Trong nguyên tắc 5W1H, Who? là câu hỏi đề cập đến con người – lực lượng quan trọng nhất trong mọi vấn đề. Nhờ câu hỏi này, bạn xác định được đối tượng mục tiêu của doanh nghiệp, định hướng nhân viên phù hợp với công việc được giao. Một số ví dụ cụ thể:

• Khách hàng tiềm năng của chúng ta là những ai?
• Người nào có nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ của chúng ta?
• Ai là người lên kế hoạch cho chiến lược Marketing lần này?
• Ai đủ khả năng thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ?
• …

Câu hỏi tại sao giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, định hướng của mình. Hoạt động kinh doanh chỉ diễn ra thuận lợi khi doanh nghiệp hiểu rõ mình muốn gì? Mục tiêu phấn đấu hàng đầu của doanh nghiệp là gì? Một số ví dụ cụ thể:

• Mục đích diễn ra cuộc họp là gì?
• Tại sao chúng ta sản xuất sản phẩm này?
• Vì sao chúng ta lại tiếp cận những khách hàng này?
• Tại sao lại sử dụng kế hoạch Marketing này?
• …

Đây là câu hỏi cuối cùng sau khi doanh nghiệp giải quyết 5 câu hỏi W. Việc đặt câu hỏi “Làm sao?” hay “Làm như thế nào?” giúp doanh nghiệp xác định được giải pháp, hướng đi cho một vấn đề. Một số ví dụ cụ thể:

• Làm sao để chiến lược tiếp thị này đạt hiệu quả?
• Chúng ta sẽ tiếp cận với khách hàng bằng cách nào?
• Cách thức tổ chức sự kiện được diễn ra như thế nào?
• Làm sao doanh nghiệp có đủ chi phí để thực hiện kế hoạch này?
• …

Điểm mạnh của nguyên tắc 5W1H

Đơn giản, dễ áp dụng

Đặt câu hỏi là một nhân tố không thể thiếu trong quá trình giao tiếp hằng ngày. Vì vậy nguyên tắc 5W1H thật ra vô cùng quen thuộc đối với bất kỳ ai trong chúng ta. Việc đặt câu hỏi rất đơn giản, bạn chỉ cần nêu lên những thắc mắc, vấn đề cần thiết để được giải đáp.

Nguyên tắc này không đòi hỏi bạn phải rèn luyện hay học tập qua trường lớp kỹ năng nào. Tuy nhiên, để đặt một câu hỏi ý nghĩa, tư duy bạn cần nhạy bén và linh hoạt.

Hệ thống rõ ràng

Việc dựa trên nguyên tắc 5W1H giúp bạn phân tích dễ dàng và logic hơn. Thay vì đặt câu hỏi lộn xộn theo bản năng, nguyên tắc này giúp bạn đưa ra hệ thống câu hỏi gọn gàng, hợp lý. Nhờ đó, quá trình phân tích và trả lời câu hỏi của bạn dễ dàng hơn.

Phù hợp với nhiều lĩnh vực

Trên thực tế, bạn có thể áp dụng nguyên tắc 5W1H cho mọi hoạt động, lĩnh vực nào. Đây được xem là chiếc chìa khóa đa di năng giúp người dùng giải quyết mọi vấn đề. Chẳng hạn như: học sinh/sinh viên sử dụng 5W1H để giải quyết các bài tập trên lớp, doanh nghiệp áp dụng 5W1H để đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý, phóng viên/nhà báo áp dụng 5W1H để đặt câu hỏi phỏng vấn,…

Toàn diện

Việc đặt câu hỏi theo nguyên tắc 5W1H giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về một vấn đề, sự kiện. Bạn sẽ nhanh chóng tháo gỡ những khúc mắc và giải quyết ổn thỏa từ căn nguyên, gốc rễ. Hiểu được chính mình là điều kiện cần giúp doanh nghiệp rút ngắn lộ trình chinh phục thành công.

Một số ví dụ về nguyên tắc 5W1H

5W1H trong xác định dự án

Để bắt đầu dự án, bạn cần đặt ra một số câu hỏi dựa trên nguyên tắc 5W1H. Quá trình này giúp bạn nắm rõ mọi chi tiết của dự án và thực hiện chúng tốt hơn.

Bạn có thể đặt câu hỏi như sau:

• What?: Dự án của bạn là gì?
• When?: Dự án sẽ diện ra khi nào? Thời gian cụ thể của các sự kiện trong dự án?
• Where?: Dự án sẽ diễn ra ở đâu? Các địa điểm nào sẽ phát sinh trong quá trình thực hiện dự án?
• Why?: Tại sao doanh nghiệp cần thực hiện dự án? Dự án mang lại những giá trị gì cho doanh nghiệp?
• Who?: Ai là người thực hiện dự án? Dự án hướng đến những đối tượng nào?
• How?: Chúng ta thực hiện dự án bằng cách nào? Lên kế hoạch Marketing cho dự án này như thế nào?

5W1H trong Marketing

Marketing là yếu tố không thể thiếu đối với mọi hoạt động kinh doanh. Để nhân tố này đạt hiệu quả toàn vẹn, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi dựa trên nguyên tắc 5W1H. Với phương pháp này, bạn có thể định hình những hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp thị.

Bạn có thể đặt câu hỏi như sau:

• What?: Sản phẩm/dịch vụ bạn cần tiếp thị là gì?
• When?: Khi nào bắt đầu thực hiện chiến lược Marketing? Thời gian nào đăng bài truyền thông hợp lý?
• Where?: Các hoạt động Marketing sẽ diễn ra tại đâu, trên nền tảng nào?
• Who?: Người chịu trách nhiệm trong chiến lược tiếp thị là ai? Chiến lược tiếp thị của doanh nghiệp hướng đến đối tượng nào?
• Why?: Mục tiêu thực hiện chiến lược Marketing này là gì? Tại sao nên đẩy mạnh tiếp thị trong thời gian ngắn?
• How?: Thực thi chiến lược Marketing như thế nào mới hiệu quả? Cần tiếp thị như thế nào để tiếp cận khách hàng tốt hơn?

5W1H trong lập kế hoạch

Một bản báo cáo rõ ràng và chi tiết giúp việc lập kế hoạch của bạn trở nên dễ dàng hơn. Từ đó, việc xác định mục tiêu, định hướng làm việc cũng thuận tiện, nhanh chóng. Với phương pháp 5W1H, bạn sẽ hoạch định kế hoạch của mình logic hơn nhờ vào việc trả lời câu hỏi.

Bạn có thể đặt câu hỏi như sau:

• What?: Kế hoạch mình cần thực hiện là gì? Chi phí thực hiện kế hoạch tốn bao nhiêu?
• When?: Khi nào cần hoàn thành các phương án đề ra trong kế hoạch? Deadline là bao giờ?
• Where?: Địa điểm nào thích hợp để thực hiện kế hoạch?
• Who?: Ai là người chịu trách nhiệm cho kế hoạch này? Kế hoạch này có cần ai hỗ trợ không?
• Why?: Mục tiêu chính thực hiện kế hoạch này là gì? Kế hoạch được đặt ra nhằm mục đích gì?
• How?: Làm thế nào thực hiện kế hoạch nhanh nhất? Cách ứng phó khi kế hoạch gặp rủi ro?

5W1H trong bán hàng

Trong bán hàng, nguyên tắc 5W1H được nhân viên Sales thường xuyên áp dụng. Đặt câu hỏi được xem là kỹ thuật giao tiếp mang lại hiệu quả cao. Để tăng lượng tiêu thụ sản phẩm, việc tư duy đặt câu hỏi là điều kiện thiết yếu cho của bất kỳ nhân viên bán hàng nào.

Bạn có thể đặt câu hỏi như sau:

• What?: Sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp bạn là gì?
• When?: Tôi cần gặp khách hàng vào thời gian nào?
• Where?: Địa điểm giao dịch sản phẩm/dịch vụ nên diễn ra tại đâu?
• Who?: Đối tượng khách hàng tiềm năng của tôi là ai?
• Why?: Tại sao khách hàng cần sử dụng sản phẩm/dịch vụ của tôi?
• How?: Người dùng sẽ thanh toán như thế nào? Sản phẩm/dịch vụ được sử dụng như thế nào?

Nếu biết cách áp dụng nguyên tắc 5W1H một cách thông minh, khéo léo, bạn sẽ dễ dàng giải quyết mọi vấn đề mình gặp phải. Đây là phương pháp rất hữu ích giúp bạn tạo thêm động lực để khắc phục các tình huống trong kinh doanh.

Những câu hỏi thường gặp về 5W1H

Vì sao phải sử dụng 5W1H?

Nguyên tắc 5W1H có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau trong đời sống như: giao tiếp, bán hàng, Marketing, học tập,… Đặc biệt, dù áp dụng cho bất kỳ tình huống nào, phương pháp này đều có vai trò:
– Giúp người dùng xây dựng hệ thống câu hỏi cụ thể, chi tiết nhất thông qua mọi khía cạnh
– Giúp người dùng xác định điểm mạnh và hạn chế của mình để cải thiện hoặc khắc phục nhanh chóng
– Giúp người dùng đánh giá sự việc, vấn đề một cách bao quát, cặn kẽ nhất

5W1H có vai trò gì đối với một cuộc họp?

Nhờ nguyên tắc 5W1H, doanh nghiệp sẽ xác định chính xác mọi thông tin của cuộc họp về: chủ đề, người tham gia, thời gian và địa điểm tổ chức, kết quả của cuộc họp. Do đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tập trung vào mục tiêu cuộc họp, tránh mất thời gian cho những tình huống vô bổ.

Nguyên tắc 5W1H cần trải qua bao nhiêu giai đoạn?

Giai đoạn 1: Xác định tình huống, sự việc cần giải quyết
Giai đoạn 2: Đưa ra các những câu hỏi thiết thực nhất và đặt chúng ở vị trí đầu tiên
Giai đoạn 3: Giải quyết câu hỏi bằng việc đề xuất giải pháp phù hợp và hiệu quả nhất

Ảnh hưởng của 5W1H trong giao tiếp là gì?

Nguyên tắc 5W1H giúp bạn loại bỏ những thông tin không cần thiết và lựa chọn những câu hỏi thông minh và cần thiết hơn. Nhờ đó, trong quá trình nói chuyện, bạn sẽ nắm bắt thông tin nhanh chóng và chính xác hơn.
Đồng thời, khi đặt câu hỏi theo hệ thống rõ ràng, người đối diện sẽ đánh giá bạn cao hơn. Qua đó, việc thu thập thông tin sẽ dễ dàng và hiệu quả.

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

• Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Tổng đài miễn phí: 1800 6734
• Email: [email protected]
• Website: www.tino.org

Tags: