Sử dụng bộ đọc màn hình để theo dõi và xem lại các thay đổi ở tài liệu trong Word

Sử dụng Word với bàn phím và bộ đọc màn hình để theo dõi, hiển thị và liệt kê các thay đổi trong tài liệu của bạn. Chúng tôi đã thử nghiệm với Trình tường thuật, JAWS và NVDA nhưng tính năng này có thể hoạt động với các bộ đọc màn hình khác miễn là tuân theo các tiêu chuẩn và kỹ thuật trợ năng phổ biến. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách chấp nhận hoặc từ chối thay đổi được theo dõi.

Bạn cần hướng dẫn cách theo dõi thay đổi hoặc chấp nhận thay đổi được theo dõi trong tài Word của bạn nhưng không sử dụng bộ đọc màn hình? Xem theo dõi thay đổi trong Word hoặc Chấp nhận thay đổi được theo dõi.

Lưu ý: 

• Các tính năngMicrosoft 365 mới được phát hành dần dần cho Microsoft 365người đăng ký, vì vậy ứng dụng của bạn có thể chưa có các tính năng này. Để tìm hiểu cách nhận các tính năng mới nhanh hơn, hãytham gia chương trình Người dùng nội bộ Office.

• Để tìm hiểu thêm về bộ đọc màn hình, đi đến mục Cách bộ đọc màn hình hoạt động với Microsoft Office.

• Khi sử dụng bộ đọc màn hình, bạn sẽ sử dụng trợ phím của bộ đọc màn hình đó, đôi khi là cùng với các phím liên quan khác, để dẫn hướng và tương tác trong ứng dụng, cũng như thực thi lệnh. Trong hướng dẫn sử dụng của chúng tôi, điều này đôi khi được biểu thị theo “Phím SR”.

Bật Theo dõi Thay đổi

Khi bạn bật Theo dõi Thay đổi, các thay Word hiện và hiển thị bất kỳ thay đổi nào được thực hiện cho tài liệu của bạn. Bạn có thể bật tính năng này bằng cách dùng phím tắt trực tiếp hoặc dải băng.

1. Để bật Theo dõi Thay đổi, thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để sử dụng lối tắt trực tiếp, nhấn Ctrl+Shift+E.

   • Để sử dụng dải băng, nhấn Alt+R, G, G.

Chọn cách hiển thị thay đổi (hiệu chỉnh)

Bạn có thể chọn cách hiển thị thay đổi được theo dõi trong tài liệu của mình.

1. Nhấn Alt+R, T, D. Menu đánh dấu được bung rộng và bạn sẽ nghe thấy tên của đánh dấu hiện được chọn.

2. Trong danh sách đánh dấu, nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên tùy chọn mình muốn. Các tùy chọn sau đây sẵn dùng:

   • Đánh dấu Đơn giản là tùy chọn mặc định và chỉ ra vị trí những thay đổi bằng đường dọc trong lề tài liệu. Bộ đọc màn hình của bạn thông báo có thay đổi ở đầu đoạn văn đã thay đổi.

   • Không có Đánh dấu ẩn đánh dấu để hiển thị diện mạo của các thay đổi kết hợp. Tùy chọn này sẽ không xóa những thay đổi.

     Mẹo: Để hiển thị lại đánh dấu, chọn Đánh dấu Đơn giản hoặc Tất cả Đánh dấu.

   • Tất cả Đánh dấu sẽ hiển thị tất cả chỉnh sửa bằng văn bản và đường kẻ với các màu khác nhau. Tùy chọn này là đánh dấu được đề xuất. Bộ đọc màn hình của bạn thông báo về thay đổi và loại thay đổi khi thay đổi xảy ra.

     Nếu định dạng thay đổi, JAWS cũng sẽ đọc các chi tiết thay đổi. Với Trình tường thuật, bạn cần di chuyển đến ghi chú lề hoặc Ngăn xem lại để nghe các chi tiết. Để biết hướng dẫn, đi tới mục Di chuyển đến chi tiết thay đổi về định dạng bằng Trình tường thuật hoặc Hiển thị tất cả thay đổi trong Ngăn xem lại.

   • Ban đầu hiển thị tài liệu ở hình thức ban đầu.

   Để chọn và áp dụng một tùy chọn, nhấn Enter.

3. Để chọn những thay đổi được theo dõi, nhấn Alt+R, T, M. Menu Hiện đánh dấu đã được bung rộng. Nhấn phím Mũi tên xuống cho tới khi bạn nghe thấy lựa chọn mình muốn sử dụng, rồi nhấn Enter.

   Lặp lại bước này cho tất cả các kiểu đánh dấu mà bạn muốn chọn.

Kiểm tra và dẫn hướng các thay đổi được theo dõi

Bạn có một vài tùy chọn để kiểm tra và dẫn hướng các thay đổi được theo dõi trong tài liệu. Bạn chỉ cần cho phép bộ đọc màn hình đọc tài liệu thông báo về các thay đổi. Nếu tài liệu dài hoặc có nhiều thay đổi được theo dõi, bạn có thể muốn sử dụng các tùy chọn danh sách màWord hoặc bộ đọc màn hình cung cấp để biết tổng quan về các thay đổi. Ngoài ra, bạn có thể dẫn hướng qua tài liệu thay đổi bằng cách thay đổi.

Hiển thị tất cả thay đổi trong Ngăn xem lại

1. Nhấn Alt+R+T, P. Menu Ngăn xem lại được bung rộng.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để hiển thị ngăn theo chiều ngang, nhấn H.

   • Để hiển thị ngăn theo chiều dọc, nhấn V.

3. Để duyệt các thay đổi trong ngăn, nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống.

4. Khi bạn làm việc xong vớiNgăn xem lại , để đóng ngăn, hãy nhấn Alt+R+T, P, rồi nhấn Enter.

Hiển thị tất cả thay đổi trong Trình xem Ảo JAWS

1. Nhấn phím Windows+Dấu chấm phả (;). Hộp thoại Các mục cần Hiển thị trong Trình xem Ảo sẽ mở ra.

2. Nhấn phím Mũi tên xuống cho tới khi bạn nghe thấy “Revisions” (Chỉnh sửa) thì nhấn Enter. Trình xem Ảo sẽ mở ra và bạn sẽ nghe thấy tổng số chỉnh sửa trong tài liệu.

3. Nhấn phím Tab để duyệt danh sách hiệu chỉnh. JAWS đọc thay đổi và chi tiết thay đổi.

4. Khi ở trên một thay đổi, nhấn Enter để nhảy vào nội dung tài liệu.

Hiển thị tất cả thay đổi trong cửa sổ Chỉnh sửa của JAWS

1. Nhấn Shift+phím SR+R. Cửa sổ Hiệu chỉnh sẽ mở ra.

2. Nhấn phím Mũi tên xuống để duyệt danh sách thay đổi.

3. Khi ở trên một thay đổi, nhấn Enter để nhảy vào nội dung tài liệu.

Đọc nội tuyến thay đổi được theo dõi

Cách bộ đọc màn hình thông báo những thay đổi và kiểu thay đổi khi đọc qua tài liệu phụ thuộc vào vết đánh dấu đã chọn và bộ đọc màn hình bạn đang sử dụng.

Để biết hướng dẫn về cách sử dụng bộ đọc màn hình để đọc tài Word, hãy đi đến mục Đọc tài liệu.

Mẹo: Với JAWS, bạn có thể mở lịch sử giọng nói nếu bạn muốn kiểm tra những gì JAWS đã nói. Tại mọi thời điểm, nhấn phím SR+Phím cách, tiếp theo là H. Để duyệt lịch sử giọng nói, nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống.

Dẫn hướng từng thay đổi

Bạn có thể sử dụng phím tắt để di chuyển qua từng thay đổi được theo dõi.

• Để đi tới thay đổi tiếp theo trong tài liệu, nhấn Alt+R, H, 1.

• Để đi tới thay đổi trước đó trong tài liệu, nhấn Alt+R, F.

Di chuyển đến chi tiết thay đổi định dạng bằng Trình tường thuật

Bạn có thể dẫn hướng từ vùng chỉnh sửa tài liệu đến lề để kiểm tra các chi tiết của thay đổi định dạng được theo dõi.

1. Chọn tùy chọn Tất cả Đánh dấu như hướng dẫn ở trên trong mục Chọn cách hiển thị thay đổi (hiệu chỉnh).

2. Cho phép bộ đọc màn hình của bạn đọc thân văn bản cho đến khi bộ đọc thông báo về thay đổi định dạng. Sau đó, nhấn phím SR+A.

3. Tiêu điểm sẽ di chuyển đến lề và Trình tường thuật sẽ thông báo chi tiết thay đổi. Để trở về thân văn bản, nhấn phím Mũi tên trái.

Loại bỏ những thay đổi được theo dõi

Cách duy nhất để có thể vĩnh viễn loại bỏ thay đổi được theo dõi khỏi tài liệu là chấp nhận hoặc từ chối chúng.

Chấp nhận một thay đổi được theo dõi duy nhất

Bạn có thể chấp nhận các thay đổi đơn lẻ trong nội dung tài liệu, Ngăn xem lạihoặc ghi chú lề.

1. Dẫn hướng đến thay đổi được theo dõi mà bạn muốn loại bỏ.

2. Để chấp nhận thay đổi, hãy thực hiện một trong những điều sau đây:

   • Nhấn Shift+F10. Menu ngữ cảnh sẽ mở ra. Nhấn E. Thay đổi sẽ được chấp nhận và tiêu điểm quay lại thân văn bản.

   • Nhấn Alt+R, A, 2. Bạn sẽ nghe thấy: “Accept and Move to Next” (Chấp nhận và Chuyển đến thay đổi Tiếp theo). Sau đó, nhấn Enter. Thay đổi sẽ được chấp nhận và tiêu điểm sẽ di chuyển đến thay đổi tiếp theo.

Từ chối một thay đổi được theo dõi

Bạn có thể từ chối các thay đổi đơn lẻ trong nội dung tài liệu, Ngăn xem lạihoặc ghi chú lề.

1. Dẫn hướng đến thay đổi được theo dõi mà bạn muốn loại bỏ.

2. Để từ chối thay đổi, hãy thực hiện một trong những điều sau đây:

   • Nhấn Shift+F10. Menu ngữ cảnh sẽ mở ra. Nhấn R. Thay đổi sẽ bị từ chối và tiêu điểm quay lại thân văn bản.

   • Để từ chối thay đổi, nhấn Alt+R, J. Bạn sẽ nghe thấy: “Reject and Move to Next” (Từ chối và Chuyển đến thay đổi Tiếp theo). Sau đó, nhấn Enter. Thay đổi hiện tại sẽ bị từ chối và tiêu điểm di chuyển đến thay đổi tiếp theo.

Chấp nhận hoặc từ chối tất cả thay đổi được theo dõi.

• Để chấp nhận tất cả những thay đổi được theo dõi, nhấn Alt+R, A, 2, L.

• Để từ chối tất cả thay đổi được theo dõi, nhấn Alt+R, J, L.

Tiếp tục bật Theo dõi Thay đổi

Để ngăn người khác tắt Theo dõi Thay đổi, hãy bật Khóa Theo dõi và thêm mật khẩu. Khi Thay đổi được Theo dõi bị khóa, bất kỳ ai mở tài liệu của bạn cũng có thể xem thay đổi nhưng họ không thể tắt tính năng này và không thể chấp nhận hoặc từ chối thay đổi.

1. Nhấn Alt+R, G, L. Bạn sẽ nghe thấy: “Lock Tracking” (Khóa Theo dõi).

2. Chọn và nhập mật khẩu, rồi nhấn phím Tab. Bạn sẽ nghe thấy: “Re-enter to confirm” (Nhập lại để xác nhận). Nhập mật khẩu của bạn lần nữa, rồi nhấn Enter.

Tắt tính năng Khóa Theo dõi

1. Nhấn Alt+R, G, L. Bạn sẽ nghe thấy: “Unlock Tracking window, password” (Mở khóa cửa sổ Theo dõi, mật khẩu).

2. Nhập mật khẩu của bạn rồi nhấn Enter.

Tắt Theo dõi Thay đổi

Khi bạn tắt Theo dõi Thay đổi, điều Word sẽ ngừng đánh dấu những thay đổi mới. Tất cả những thay đổi đã được theo dõi vẫn được đánh dấu trong tài liệu, cho đến khi bạn loại bỏ chúng. Bạn có thể tắt tính năng này bằng cách dùng phím tắt trực tiếp hoặc dải băng.

• Để tắt Theo dõi Thay đổi, trên bàn phím, nhấn Ctrl+Shift+E.

• Để tắt Theo dõi Thay đổi trên bàn phím,nhấn Alt+R, G, G.