Bên cạnh các phần mềm chuyên dụng cho việc phân tích dữ liệu thì Excel – một phần mềm quen thuộc với chúng ta cũng có thể thực hiện công việc này. Trong bài viết dưới đây, Gitiho sẽ giới thiệu cho các bạn về Data Validation trong Excel và cách dùng nó để quản trị dữ liệu đầu vào.
Khi tất cả chúng ta làm nghiên cứu và phân tích tài liệu, thường thì tất cả chúng ta sẽ xuất dữ liệu ra từ những ứng dụng khác rồi thực thi nghiên cứu và phân tích. Nhưng cũng có trường hợp tất cả chúng ta sẽ phải nhập liệu trực tiếp vào Excel. Để việc nhập liệu và quản trị tài liệu nguồn vào trở nên hiệu suất cao hơn thì tất cả chúng ta sẽ dùng đến Data Validation .
Tóm Tắt
Data Validation là gì?
Là một công cụ có sẵn của Excel có công dụng cố định và thắt chặt tài liệu ở một ô. Khi tài liệu đã được cố định và thắt chặt, tất cả chúng ta chỉ hoàn toàn có thể nhập được những tài liệu đã được cố định và thắt chặt cho ô đó, không nhập được những tài liệu khác. Công cụ này giúp tất cả chúng ta nhập liệu nhanh gọn, đúng mực .
Để mở được công cụ Data Validation, các bạn vào thẻ Data rồi chọn vào mục Data Validation trong nhóm Data Tools:
Khi đó những bạn sẽ thấy hộp thoại Data Validation được mở ra như trong hình ảnh dưới đây :
Xem thêm: Cách nhập dữ liệu trong SELECT BOX bằng DATA VALIDATION
Cách dùng công cụ Data Validation
Thẻ Setting trong Data Validation
Trong hộp thoại này, ngay tại thẻ Setting tiên phong, khi những bạn bấm vào mục Allow sẽ có những tùy chọn cho việc nhập liệu gồm có :
- Any Values: Dữ liệu bất kỳ (Mặc định – không có giới hạn hay điều kiện gì)
- Whole number (Number): Chỉ cho phép nhập dạng số nguyên
- Decimal (Number): Chỉ cho phép nhập dạng số nguyên và dạng thập phân
- List (Any Values): Chọn 1 từ danh sách cho trước hoặc nhập theo đúng nội dung trong danh sách cho trước. Tùy chọn này giúp bạn tạo được danh sách xổ xuống hay còn gọi là Drop List trong Excel.
- Date (Date): Chỉ nhập dữ liệu dạng ngày tháng
- Time (Date): Chỉ nhập dữ liệu dạng giờ, phút
- Text, length: Giới hạn độ dài ký tự được nhập
- Custom: Tùy chọn điều kiện giới hạn (theo công thức)
Tiếp theo, tất cả chúng ta sẽ có mục Data là những điều kiện kèm theo về nhập logic khi nhập liệu như ở giữa, cân đối, lớn hơn, nhỏ hơn, … Các bạn hoàn toàn có thể xem đơn cử trong hình ảnh dưới đây :
Các bạn chú ý quan tâm là khi tất cả chúng ta đổi khác tùy chọn ở mục Allow thì sẽ có 1 số ít tùy chọn phụ khác hiện lên. Ví dụ, ở đây khi chúng mình chọn List thì có thêm mục Source là dùng để chọn tài liệu hỗ trợ đến từ một vùng nào đó trong bảng tính Excel của bạn .
Xem thêm: Cách viết công thức Excel trong Conditional Formatting và Data Validation
Thẻ Input Message trong Data Validation
Là thẻ dùng để biểu lộ thông điệp khi bạn vận động và di chuyển đến một vùng đơn cử trong Excel .
Ví dụ: Ở đây chúng mình chọn cột tên nhân viên Sale thì sẽ điền Input Message là: “Chọn một trong 5 nhân viên”.
Khi bạn di chuột vào vùng này sẽ có thông tin như sau :
Xem thêm: Hướng dẫn thiết lập hộp thoại sổ xuống đẹp mắt cho chức năng kiểm duyệt dữ liệu Data Validation trong Excel
Thẻ Error Alert trong Data Validation
Là tùy chọn khi xảy ra những lỗi trên trang tính của bạn .
Ở đây sẽ có 3 tùy chọn gồm có :
- Stop: Dừng lại, không cho phép nhập các dữ liệu sai.
Ví dụ: Ở đây chúng mình muốn rằng người nhập liệu chỉ được phép nhập tên 5 nhân viên cụ thể. Đầu tiên, chúng mình mở hộp thoại Data Validation và chọn ở mục Allow là List. Tiếp theo, chúng mình nhập trong mục Source là vùng dữ liệu chứ tên 5 nhân viên viên. Sau đó, chúng mình sẽ sang thẻ Error Alert, chọn Stop rồi điền trong Error Message là “Nhân viên đã bị sai tên”. Khi đó, nếu người nhập liệu không nhập đúng tên nhân viên thì sẽ có thông báo như sau:
- Warning: Đưa ra cảnh báo khi có thông tin sai. Tuy nhiên nó sẽ không dừng việc nhập thông tin của bạn mà bạn có thể bấm Yes để tiếp tục nhập hoặc bấm No để chuyển sang nhập thông tin đúng.
- Information: Tùy chọn này sẽ hiện ra thông báo là dữ liệu bạn nhập vào đã bị sai nhưng sẽ cho phép bạn nhập bình thường.
Xem thêm: Cách thay đổi thông báo của Data Validation trong Excel cơ bản
Một số ví dụ về ứng dụng của Data Validation
Ví dụ 1: Với cột dữ liệu ngày trong hình ảnh dưới đây, chúng mình sẽ giới hạn dữ liệu nhập vào là dạng Date. Sau đó điền ngày tháng tương ứng vào mục Start Date và mục End Date rồi bấm OK.
Trong mục Input Message và Error Alert tất cả chúng ta sẽ điền thông tin như sau :
Khi đó bạn chỉ được nhập tài liệu thuộc năm 2019 vào trong cột này thôi nhé. Nếu nhập tài liệu của năm khác thì sẽ có thông tin là bị sai .
Xem thêm: Hướng dẫn tạo FormData nhập liệu trong Excel đơn giản nhất
Ví dụ 2: Với cột dữ liệu về doanh thu, chúng mình sẽ cài đặt một khoảng doanh thu cụ thể có thể nhập vào. Chúng ta cũng mở hộp thoại Data Validation lên và chọn Whole Number trong mục Allow. Khi đó sẽ có 2 tùy chọn phụ hiện lên là Minimum (Nhỏ nhất) và Maximum (Lớn nhất) thì cũng nhập giá trị tương ứng mà chúng ta muốn.
Các mục Input Message và Error Alert thì những bạn hoàn toàn có thể thiết lập thêm hoặc không đều được. Ở đây chúng mình bỏ lỡ Input Message và thiết lập trong Error Alert như sau :
Khi đó nếu bạn không nhập lệch giá đúng trong khoảng chừng đã thiết lập thì sẽ có thông tin hiện lên .
Xem thêm: Cách xử lý dữ liệu dạng text trong Excel cho báo cáo quản trị
Kết luận
Như vậy, chúng mình đã hướng dẫn cho các bạn về cách dùng Data Validation để xử lý dữ liệu đầu vào. Các bạn có thể ứng dụng kiến thức của bài viết này vào công việc nhập liệu để chuẩn bị các báo cáo.
Nếu những bạn muốn được học nhiều hơn về nghiên cứu và phân tích tài liệu bằng Excel thì Gitiho ra mắt cho những bạn khóa học sau đây :Khóa học phân phối kiến thức và kỹ năng về cách lập báo cáo giải trình quản trị bằng Excel và những cách giải quyết và xử lý tài liệu nhanh, hiệu suất cao trên ứng dụng này. Hoàn thành khóa học, những bạn sẽ hoàn toàn có thể :
- Nắm rõ kiến thức quan trọng về báo cáo quản trị.
- Biết cách phân tích số liệu và sử dụng số liệu hiệu quả trong Excel.
- Tư duy đúng về cơ cấu dòng tiền, doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
- Thành thạo việc đánh giá quản trị hàng tồn kho và công nợ.
- Kiểm tra tình trạng của công ty bằng các chỉ số phân tích tài chính.
- Hiểu biết về cơ cấu thu chi tiền mặt, sử dụng tối ưu dòng tiền và an toàn tài chính.
- Phân tích, tư vấn các giải pháp và nhận định xu hướng về thị trường, về đối thủ.
Chương trình học Excel được kiến thiết xây dựng khoa học, đi từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn thuận tiện tiếp thu kỹ năng và kiến thức. Đồng thời giảng viên cũng sẽ tương hỗ tận tình giúp những bạn giải đáp mọi vướng mắc. Hãy ĐK ngay để không bỏ lỡ tặng thêm về học phí nhé .
Source: https://final-blade.com
Category : Kiến thức Internet
