Bạn thường xuyên sử dụng Excel và quá quen thuộc với cách đánh số thứ tự theo cách thủ công. Nhưng cách làm này thường rất tốn thời gian và hiển thị giá trị tĩnh không thay đổi nếu bạn chỉnh sửa dữ liệu. Vì thế bạn cần tham khảo ngay 4 cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm đơn giản được chia sẻ trong bài viết của Box.edu sau đây.
Xem thêm: Cách dùng hàm Date trong Excel để tính toán ngày tháng
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm xuống dòng trong Excel chi tiết nhất
Các cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm
Đầu tiên phải kể đến cách đánh số thứ tự bằng hàm ROW. Đây là một hàm cơ bản được nhiều người sử dụng bởi hàm này rất dễ áp dụng và không cần phải tốn thiều thời gian thao tác điều chỉnh hàm. Hàm ROW trong Excel được sử dụng trong trường hợp khi bạn muốn lấy số thứ tự hàng của một ô/phạm vi ô. Giá trị trả về sẽ là một số cụ thể với vị trí trên cột.
Sử dụng hàm ROW
Công thức:
= ROW()
Ví dụ minh hoạ:
Để giúp bạn dễ hiểu hơn về công thức này chúng tôi có ví dụ minh hoạ đi kèm như sau:
Để thực hiện đánh số thứ tự bạn nhập công thức = ROW() – 1 vào ô đầu tiên trong cột số thứ tự A2. Thực hiện thao tác thủ công kéo thả để áp dụng công thức cho toàn bộ cột STT.
Lưu ý:
Hàm ROW sẽ đánh số thứ tự dựa vào số thứ tự của hàng được đặt công thức. Vì thế nếu bạn nhập công thức ở hàng 2 thì số thứ tự sẽ được bắt đầu đánh từ số 2. Vì thế trong ví dụ trên công thức phải trừ đi 1. Nếu bạn bắt đầu đánh số thứ tự bằng hàm ROW từ hàng số 6 thì cần nhập công thức là = ROW() – 5 nhé!
Hàm ROW sẽ tự động điều chỉnh số thứ tự chuẩn xác mỗi khi bạn thêm hoặc bớt hàng.
Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Bằng Hàm COUNTA
Nếu bạn sử dụng hàm COUNTA để đánh số thứ tự trong Excel thì cần lưu ý. Hàm sẽ chỉ đánh số thứ tự với những hàng có dữ liệu.
Tiếp tục minh hoạ bằng ví dụ trên ta áp dụng công thức sau để thực hiện đánh số thứ tự cho hàng
=IF( (B2),””,COUNTA($B$2:B2))
Trong đó:
-
IF(ISBLANK(B2),””: Là kiểm tra cột B có chứa ô trống không. Nếu có thì ô số thứ tự sẽ không được đánh số thứ tự
-
COUNTA($B$2:B2)): Dùng để đếm các ô có chứa dữ liệu. $B$2:B2 là phạm vi dữ liệu áp dụng hàm và luôn phải khoá giá trị đầu tiên để tránh xảy ra lỗi với các ô bên dưới.
Sau đó bạn kéo thả toàn bộ công thức cho cột số thứ tự để đánh số.
Sử dụng hàm SUBTOTAL để đánh số thứ tự trong Excel
Đối với các trang dữ liệu lớn và bạn thường xuyên phải sử dụng các thao tác chỉnh sửa, thêm bớt, lọc dữ liệu thì việc số thứ tự các hàng sẽ bị nhảy cóc và sai sót. Vì thế để tự động cập nhập số thứ tự khi có sự thay đổi dữ liệu thì bạn cần sử dụng hàm SUBTOTAL.
Chúng ta có bảng ví dụ minh hoạ dưới đây để giúp bạn dễ hiểu hơn về cách áp dụng hàm SUBTOTAL.
Bảng dữ liệu bị thay đổi sau khi thực hiện chức năng lọc dữ liệu Filter. Bạn sẽ nhận thấy hàng dữ liệu STT 2,7 đã biến mất. Để đảm bảo dữ liệu được đánh STT được cập nhập khi có sự chỉnh sửa bạn cần nhập lại công thức vào ô A2 như sau:
A2 = SUBTOTAL(3,$B$2: B2)
Trong đó:
-
3: Là hàm COUNTA trong hàm SUBTOTAL
-
$B$2: B2: Phạm vi hàm COUNTA áp dụng. Nên nhớ phải khoá giá trị đầu tiên B2 để tránh xảy ra lỗi với ô bên dưới
Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm AGGREGATE
Hàm AGGREGATE dịch sang tiếng Việt có nghĩa là “tổng hợp”. Hàm này dùng để tổng hợp các hàm khác nhau cho ra một danh sách hoặc cơ sở dữ liệu với các tùy chọn bỏ qua hoặc ẩn các hàng hoặc giá trị lỗi.
Công thức:
=AGGREGATE(function_num, options, ref1, [ref2])
Ví dụ minh hoạ:
Với bảng dữ liệu minh hoạ trên để thực hiện đánh số thứ tự cho dãy ô STT bạn nhập công thức theo cú pháp sau tại ô A4:
=AGGREGATE(3;5;$B$4:B4)
Trong đó:
-
3: Là hàm COUNTA trong hàm AGGREGATE
-
5: Là tương trung cho đối số Option từ 1 => 7 và bỏ qua các hàng ẩn
-
$B$4:B4: Đối số cần thiết – Ref1. Ở ví dụ này là ô B4
Sau đó bạn chỉ cần thực hiện động tác kéo thả để áp dụng công thức cho toàn bộ cột STT. Hàm AGGREGATE sẽ giúp số thứ tự trong sẽ được cập nhập tự động khi thêm hoặc bớt dòng trong trang tính. Như vậy bạn hoàn toàn có thể yên tâm về sắp xếp dữ liệu chuẩn xác theo số thứ tự mỗi khi có chỉnh sửa.
Tổng kết
Bài viết vừa chia sẻ đến bạn 4 cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm ROW, COUNTA, SUBTOTAL và AGGREGATE siêu đơn giản và nhanh chóng. Cùng với ví dụ minh hoạ chi tiết kèm hình ảnh chắc chắn đã giúp bạn thực hiện áp dụng hàm chuẩn xác cho trang tính của mình.
Bạn đọc quan tâm và muốn nâng cao kiến thức Excel của mình hãy nhanh tay đăng ký và theo dõi các khoá học Excel online trên Box, các chuyên gia sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn có thể áp dụng vào trong công việc hiệu quả nhất.
Chúc bạn thành công!
5
/
5
(
5
bình chọn
)
