Cấu trúc phân chia công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là một phân rã phân cấp của toàn bộ phạm vi công việc sẽ được nhóm dự án thực hiện để hoàn thành các mục tiêu của dự án và tạo ra các giao phẩm được yêu cầu.
WBS (Work Breakdown Structure) là gì? Cấu trúc phân chia công việc là gì?
WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, tạm dịch là Cấu trúc phân chia công việc. WBS là một phân rã phân cấp (hierarchical decomposition) của toàn bộ phạm vi công việc sẽ được nhóm dự án thực hiện để hoàn thành các mục tiêu của dự án và tạo ra các giao phẩm được yêu cầu. WBS tổ chức và xác định tổng phạm vi của dự án và thể hiện công việc được chỉ định trong tuyên bố phạm vi dự án (project scope statement) được phê duyệt hiện tại.
Work Package là gì? Gói công việc là gì?
Công việc theo kế hoạch được chứa trong các thành phần WBS ở mức thấp nhất thì được gọi là các gói công việc (Work Package). Một gói công việc có thể được sử dụng để nhóm các hoạt động (Activity) – nơi mà công việc được lên lịch và ước tính, theo dõi và kiểm soát; nghĩa là các giao phẩm dự án sẽ được phân rã thành cấp độ thấp nhất trong WBS gọi là gói công việc, rồi các gói công việc sẽ tiếp tục được phân rã đến cấp độ thấp hơn gọi là hoạt động. Trong ngữ cảnh của WBS, công việc đề cập đến các sản phẩm công việc hoặc giao phẩm và là kết quả của hoạt động chứ không phải chính hoạt động đó. Ví dụ: hoạt động “viết bộ quy trình XXX” thì “bộ quy trình XXX” chính là công việc được đề cập ở đây.
Gói công việc là công việc được xác định ở mức thấp nhất của WBS mà ở đó chi phí và thời gian có thể được ước tính và quản lý.
Các dạng phân chia công việc của Work Breakdown Structure
Mỗi cấp độ giảm dần của WBS đại diện cho một định nghĩa ngày càng chi tiết về công việc dự án.
Một cấu trúc WBS có thể được tạo ra thông qua các cách tiếp cận khác nhau. Một số phương pháp phổ biến bao gồm cách tiếp cận từ trên xuống, sử dụng các hướng dẫn cụ thể của từng công ty/tổ chức và sử dụng các mẫu WBS. Một cách tiếp cận từ dưới lên có thể được sử dụng để nhóm các thành phần con. Cấu trúc WBS có thể được biểu diễn dưới một số dạng, chẳng hạn như:
- Sử dụng các giai đoạn (phase) của vòng đời dự án làm mức phân tách thứ hai, với các sản phẩm và giao phẩm dự án được chèn ở cấp thứ ba, như bên dưới:
Work Breakdown Structure by phases - Sử dụng các giao phẩm chính là mức phân tách thứ hai, như bên dưới.
Work Breakdown Structure by deliverables
- Kết hợp các thành phần con có thể được phát triển bởi các tổ chức bên ngoài nhóm dự án, chẳng hạn như công việc theo hợp đồng. Người bán sau đó phát triển WBS của hợp đồng như một phần của công việc được ký hợp đồng
Quy tắc 100% – 100 percent rule
WBS đại diện cho tất cả các công việc sản phẩm và dự án, bao gồm cả công việc quản lý dự án. Tổng số công việc ở các cấp thấp nhất sẽ cuộn lên các cấp cao hơn để không có gì bị bỏ sót và không có công việc thừa nào được thực hiện. Điều này đôi khi được gọi là quy tắc 100%.
Tóm lại, WBS là:
– Là một hình ảnh đồ họa của hệ thống phân cấp của một dự án
– Xác định tất cả các giao phẩm phải hoàn thành (nếu nó không nằm trong Work Breakdown Structure, nó không phải là một phần của dự án)
– Là nền tảng mà trên đó một dự án được xây dựng
– Rất quan trọng và nên tồn tại cho mọi dự án
– Đảm bảo rằng giám đốc dự án suy nghĩ tất cả các khía cạnh của dự án
– Có thể được tái sử dụng cho các dự án khác
– Không hiển thị phụ thuộc giữa các gói công việc
WBS thường đi kèm với Từ điển WBS (WBS dictionary). Từ điển WBS cung cấp mô tả công việc cần thực hiện cho từng gói công việc trong WBS và nó liệt kê các tiêu chí chấp nhận cho từng giao phẩm, đảm bảo kết quả công việc phù hợp với những gì cần thiết.
Xem thêm
MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP®
WBS dictionary
Sự tương đồng của WBS – WBS dictionary, Activity – Activity attributes, Duration estimates – Basis of estimates, Project schedule – Schedule data, Cost estimates – Basis of estimates
