Nhiều doanh nghiệp đang hoạt động với các chỉ tiêu đo lường không đúng, trong đó có doanh nghiệp định nghĩa sai các chỉ số hoạt động trọng yếu (KPIs). Họ có xu hướng xem xét tất cả các kết quả đo lường các chỉ số quan trọng là KPIs.
Bài viết này tập trung chuyên sâu nghiên cứu và phân tích rõ sự độc lạ giữa những chỉ số thống kê giám sát hiệu quả trọng điểm ( Key Result Indicators : KRIs ) và chỉ số đo lường và thống kê hoạt động giải trí trọng điểm ( Key Performance Indicators : KPIs ), phân loại 4 nhóm chỉ số giám sát thuộc về PIs và RIs, cũng như cung ứng 7 đặc trưng của KPIs. Gợi ý về số lượng KPIs, KRIs nên có và phân loại rõ giữa chỉ số xu thế ( lead indicator ) và chỉ số sau triển khai xong ( lag indicatior ) .
Để phân loại tường minh giữa 2 nhóm chỉ số kết quả và hoạt động, chúng ta bắt đầu từ định nghĩa từng nhóm chỉ số.
Chỉ số tác dụng ( result indicator ) là những chỉ số có được từ sự tổng hợp những hoạt động giải trí của nhiều bộ phận trong tổ chức triển khai, tuy nhiên nó gặp khó khăn vất vả khi giúp những nhà quản trị khắc phục những sống sót, điểm yếu kém do khó xác lập đúng mực được bộ phận nào trong công ty làm cho những chỉ tiêu tác dụng không đạt .
Chỉ số hoạt động giải trí ( performance indicator ) trái lại tập trung chuyên sâu thống kê giám sát theo những nhóm, hoặc 1 số nhóm thao tác ngặt nghèo với nhau nhằm mục đích chung tiềm năng hoàn thành xong 1 trách nhiệm nào đó. Kết quả đạt được xấu hay tốt hoàn toàn có thể xác lập rõ được nơi chịu nghĩa vụ và trách nhiệm. Đo lường những chỉ số này cho một tác dụng tường minh và có địa chỉ cần xem xét, khắc phục .
Với các chỉ số trọng yếu nhất của cả 2 nhóm, người ta đặt tên là KPIs và KRIs – chỉ số hoạt động trọng yếu và chỉ số kết quả trọng yếu. Từ đó ta có 4 nhóm các chỉ số quản trị trong doanh nghiệp là chỉ số kết quả (RIs), chỉ số kết quả trọng yếu (KRIs), chỉ số hoạt động (PIs), chỉ số hoạt động trọng yếu (KPIs).
- Chỉ số kết quả (RIs) cung cấp cho nhà quản trị thông tin về các nhóm cùng tham gia tạo ra các kết quả như thế nào.
- Chỉ số kết quả trọng yếu (KRIs) cung cấp cho nhà quản trị những tổng hợp chung nhất, quan trọng nhất về kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chỉ số hoạt động (PIs) cung cấp cho nhà quản trị cụ thể từng nhóm đã đạt kết quả như thế nào.
- Chỉ số hoạt động trọng yếu (KPIs) cung cấp cho nhà quản trị thông tin về hoạt động của các khía cạnh trọng yếu nhất, các nhân tố quyết định thành công của doanh nghiệp (critical success factors). Thông qua đo lường các KPIs, nhà quản trị có thể nâng cao được hiệu quả hoạt động.
Chỉ số tác dụng trọng điểm ( KRIs )
Là loại chỉ số hay bị nhận diện nhầm là KPIs nhất. Thông thường và thông dụng nhất những KRIs trong doanh nghiệp gồm có :
– Lợi nhuận trước thuế
– Lợi nhuận của những dây chuyền sản xuất sản xuất chính
– Mức độ thoả mãn người mua
– Tỷ suất lợi nhuận trên vốn
– Mức độ thoả mãn của nhân viên cấp dưới
Đặc điểm điển hình nổi bật của KRIs là từ giám sát cho ra hiệu quả từ nhiều hoạt
động của nhiều nhóm, phòng, ban. Kết quả này cho thấy một bức tranh rõ ràng về vị trí của doanh nghiệp so với kế hoạch, kế hoạch xu thế đã đề ra, cũng như vận tốc thực thi những xu thế kế hoạch đó. Từ đó phân phối cho những nhà quản trị cấp cao ( HĐQT ) cái nhìn tổng quan về tiến trình thực thi những trách nhiệm kế hoạch .
Các số liệu KRIs là chắc như đinh, đúng chuẩn và định kỳ được báo cáo giải trình lên những nhà quản trị cấp cao. Tuy nhiên, với những báo cáo giải trình KRIs triển khai theo tháng, quý, chỉ cung ứng được thông tin “ con ngựa còn hay đã chạy trốn ” tức là doanh nghiệp lỗ hay lãi. Chỉ số hiệu quả trọng điểm có công dụng rất nhỏ trong hoạt động giải trí quản trị bởi thường thì nó đã báo cáo giải trình quá trễ để hoàn toàn có thể biến hóa khuynh hướng, đặc biệt quan trọng nó không chỉ ra được đâu là khu vực cần tập trung chuyên sâu cải tổ để hiệu quả chung của doanh nghiệp tốt lên .
Bên cạnh những chỉ số hiệu quả trọng điểm, thường doanh nghiệp còn có những chỉ số tác dụng ( RIs ) như doanh thu bán hàng theo ngày, số lượng những khoá huấn luyện và đào tạo nội bộ, số lượng ý tưởng sáng tạo được tiến hành …
Chỉ số hoạt động giải trí ( PIs )
Trước hết chỉ số hoạt động là các chỉ số phi tài chính (nếu là chỉ số tài chính nó lại thuộc về nhóm chỉ số kết quả) và phải đảm bảo có thể truy vết được nhóm, cá nhân nào tạo ra chỉ số đó. Chỉ số hoạt động tuy rất quan trọng nhưng lại không trực tiếp thể hiện kết quả kinh doanh, nó giúp các nhóm (phòng, ban) tự đánh giá hoạt động của mình so với chiến lược của công ty. PIs có thể gồm các chỉ tiêu như: số lượng giao hàng trễ; các cuộc họp, làm việc bị huỷ hay trễ hẹn; số cuộc hẹn của nhân viên kinh doanh dự kiến cho tuần tới…
Chỉ số hoạt động giải trí trọng điểm ( KPIs )
Chỉ số hoạt động giải trí trọng điểm tập trung chuyên sâu vào những góc nhìn quan trọng nhất trong hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp để duy trì và tăng trưởng trong hiện tại và tương lai .
Bảy đặc tính của KPIs
( 1 ) Phi kinh tế tài chính : Khi đưa những giá trị kinh tế tài chính vào chỉ số, ta đã tự động hóa chuyển từ chỉ số hoạt động giải trí sang chỉ số hiệu quả. Chỉ số hoạt động giải trí hoàn toàn có thể chỉ là số những cuộc hẹn và gặp gỡ người mua, nơi sẽ đem lại doanh thu và lệch giá ( chỉ số hiệu quả ) cho doanh nghiệp .
( 2 ) Đúng thời gian : KPIs cần được thống kê giám sát liên tục 24/7, hàng ngày, hoặc nhiều lúc hàng tuần. Kết quả tháng, quý, năm không hề là những KPI, không hề đo lường và thống kê hoạt động giải trí theo tháng hoặc dài hơn để hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh hoạt động giải trí của doanh nghiệp. Kết quả đó quá trễ và cũng chỉ còn tính năng để biết “ con ngựa đã bỏ chạy hay chưa ” .
( 3 ) Là tiềm năng tập trung chuyên sâu của những CEO : Việc quản trị những KPIs liên tục, kịp thời đưa ra quyết sách là trách nhiệm của những CEO. Đây là mạng lưới hệ thống tín hiệu quan trọng cho CEO trong quy trình “ lái ” doanh nghiệp .
( 4 ) Đơn giản : KPI cần đưa ra ngay được thông điệp việc gì cần xử lý, ví dụ giao hàng có năng lực trễ. Đồng thời nó phải đơn thuần, truyền đi thông tin tới toàn bộ những đối tượng người dùng tương quan đến KPI trong thời hạn ngắn nhất ( theo giờ, ngày, tối đa là theo tuần ) .
( 5 ) Dựa trên hoạt động giải trí của 1 nhóm : KPI chỉ hiệu suất cao khi nó được gắn vào hoạt động giải trí của 1 nhóm, nhấn mạnh vấn đề là không phải của nhiều nhóm phối hợp. Hiểu một cách đơn thuần, CEO hoàn toàn có thể biết và gọi ngay người tương quan đến KPI đó để báo cáo giải trình và đề ra kế hoạch khắc phục nếu có yếu tố xảy ra. Chính cho nên vì thế những chỉ tiêu như tỷ suất lợi nhuận trên vốn không hề là KPI vì nó tương quan đến cấp quản trị nhiều hơn, đồng thời để có tỷ suất lợi nhuận trên vốn là sự tổng hợp hoạt động giải trí của toàn bộ những bộ phận trong doanh nghiệp mà CEO không hề gọi riêng một ai đó để thôi thúc cải tổ tỷ suất này .
( 6 ) Ảnh hưởng trọng điểm : KPI được phong cách thiết kế tương quan trực tiếp đến những năng lượng cạnh tranh đối đầu cốt lõi mà kế hoạch của công ty đặt ra. Nó chính là biểu lộ sự cam kết của toàn doanh nghiệp với những công bố kế hoạch này, trải qua việc trấn áp, kiểm soát và điều chỉnh ngay khi có những thông số kỹ thuật rơi lệch so với cam kết kế hoạch .
( 7 ) Giới hạn những mảng tối : Trước khi chính thức xác lập là KPI cần có giám sát thử nghiệm để xác lập những tiềm năng khả thi, những KPI có tính năng khuyến khích ý thức mong ước vươn lên đạt KPI. Tránh thực trạng KPI thiếu khả thi, tạo tâm ý chán nản, buông xuôi trong công ty .
Phân biệt giữa chỉ số định hướng (lead indicator) và chỉ số sau hoàn thành (lag indicator)
Các chỉ số hoạt động giải trí khi hoàn thành xong trở thành những chỉ số tác dụng, hay chỉ số hoạt động giải trí của quá khứ chỉ còn giá trị trong so sánh với những chỉ số hoạt động giải trí hiện tại và tiềm năng tương lai trong xác lập xu thế của hoạt động giải trí ở doanh nghiệp. Có thể tóm lược 1 cách đơn thuần là những chỉ số tác dụng trọng điểm ( KRIs ) là của quá khứ ( tháng trước, quý trước, năm trước ) trong khi những chỉ số hoạt động giải trí trọng điểm ( KPIs ) lại tập trung chuyên sâu vào hiện tại, tuần trước và tuần sau. Với những chỉ số hoạt động giải trí ( PIs ) và chỉ số tác dụng ( RIs ) theo dõi cả trong quá khứ và tương lai, tuy nhiên phải có tối thiểu 20 % những chỉ số này hướng tới những tiềm năng của tương lai .
Ông Lê Tiến Trường – tổng giám đốc Tập đoàn Dệt May Nước Ta
Gợi ý về tỷ suất những chỉ số hoạt động giải trí trọng điểm ( KPIs ), chỉ số tác dụng trọng điểm ( KRIs ), chỉ số hoạt động giải trí ( PIs ), chỉ số hiệu quả ( RIs ) :
Nghiên cứu trên 500 công ty có vận dụng những mạng lưới hệ thống KPIs, KRIs, PIs, RIs cho thấy một tỷ suất hài hòa và hợp lý đủ để nhìn nhận tình hình doanh nghiệp, đồng thời cũng đủ chi tiết cụ thể để xác lập hiệu năng hoạt động giải trí của từng khu vực trong doanh nghiệp là 10/80/10 trong đó có 10 KPIs, 10 KRIs, 80 là những PIs và RIs .
Xây dựng bộ chỉ số quản lý trong doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng giúp cho cấp điều hành nắm rõ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc xây dựng, cải tiến bộ chỉ số quản lý là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của cấp điều hành doanh nghiệp. Nếu các chỉ số kết quả chủ yếu phục vụ quản lý cấp cao sau mỗi khoảng thời gian sản xuất kinh doanh và có xu thế tương đối ổn định thì bộ chỉ số hoạt động lại gắn liền với từng nhóm thực hiện một phần nhiệm vụ trong doanh nghiệp. Bộ chỉ số hoạt động có các mục tiêu thay đổi nhanh, theo xu thế cải tiến liên tục, đồng thời nội dung chỉ số hoạt động trọng yếu cũng có sự thay đổi theo các yêu cầu cạnh tranh mới, hoặc các khía cạnh mới cần quan tâm đặc biệt của cấp điều hành./.
Ông Lê Tiến Trường – TGĐ Vinatex (Theo VTGF)
Đón đọc Tạp chí Dệt May và Thời trang Nước Ta số tháng 07/2019 tại đây !
Source: https://final-blade.com
Category: Kiến thức Internet
