Tạo các truy vấn query trong MS Access

Khái niệm về query trong Access, tạo các loại query để truy vấn, update tài liệu như select query, crosstab, total và các Action query như Update, Delete, Append

Tóm Tắt

Khái niệm và phần loại các Query trong Access

Query là các câu lệnh để tương tác với CSDL, nó là ngôn ngữ
truy vấn có cấu trúc SQL.
Để học riêng về SQL có thể xem:

CÁC BÀI HỌC VỀ SQL
.
Trong Access nó có các công cụ nhằm nhanh chóng tạo ra các câu truy
vấn SQL, sinh câu truy vấn SQL một cách trực quan và nhanh chóng.
Với Access câu truy vấn SQL có thể phân thành các loại:
Select query, Total Query, Crosstab query, Action query

Select query: truy vấn thông tin từ
các bảng, tạo ra một tập
các dòng kết quả (record) gọi là recordset, thường tập kết quả
này dùng cho các Form, các báo cáo Report
Total query: loại truy vấn có chức
năng tổng hợp dữ liệu dựa vào một số hàm thống kê cho một nhóm dữ liệu như
đếm tổng record, tính giá trị trung bình, tính tổng … Ví dụ, liệt kê các
lớp học, mỗi lớp học tính tổng số học sinh.
Crosstab query: là loại truy vấn
để thống kê, kết quả là bảng hai chiều có các cột theo giá trị truy vấn
Action query: là nhưng câu truy
vấn có chức năng thay đổi các bảng dữ liệu như Make-Table
(tạo bảng dữ liệu), Update (cập nhật bản ghi),
Delete (xóa bản ghi), Append (thêm bản ghi)

Tạo Select Query trong Access

Bấm vào menu Create, chọn mục
Design Query

Bạn đang đọc: Tạo các truy vấn query trong MS Access

Một hộp thoại Show Table xuất hiện, tại đây
chọn những bảng có dữ liệu cần truy vấn rồi bấm vào Add

Màn hình để xây dựng Query chia làm hai phần, phần Khu vực các bảng truy vấn chứa các bảng, khu vực Lưới QBA (Query by example)
chứa các trường tham gia vào truy vấn.

Mặc định sẽ xây dựng loại Select Query, nếu muốn thay đổi kiểu nhấn
phải chuột, chọn Query type
1 tại đây có thể
chọn các loại như Select Query, Update Query …
Để thêm bảng vào truy vấn nhấn phải chuột chọn Show Table …
2
Để thêm các trường (field) của bảng nào đó vào kết quả truy vấn, kích đúp vào tên
trường, nó sẽ được đưa vào QBA. Ví dụ kích đúp vào trường Noisinh
3 thì tại
QBE nó đã thêm vào: tại dòng Field là Noisinh,
tại dòng Table là tên bảng HOCSINH
Khi muốn chạy kiểm tra kết quả truy vấn bấm vào View
hoặc Run trên menu
4.
Nếu Query hoàn thành có thể nhấn CTRL + S để lưu lại Query
Có thể đặt lại tên cột kết quả truy vấn, tại dòng Field có thể thay đổi
với cấu trúc Tên cột:[Field] ví dụ: Họ:[Ho]
5,
Tên:[Ten], Giới tính:GT
Các trường truy vấn cũng có thể thiết lập là một biểu thức, với cấu trúc
Tên:nội dung biểu thức
6.
Ví dụ tạo cột là Lớp nó là kết quả của việc nối chuỗi
[NIENKHOA]![Tenkhoa]
(Đây là cấu trúc trỏ đến một trường nào đó của bảng [ tên bảng ] ! [ tên cột ]) với chuỗi
"-" (một chuỗi cụ thể viết trong dấu “”)
và chuỗi [LOP]![TENLOP] thì viết:
Lớp:[NIENKHOA]![Tenkhoa] & “-” & [LOP]![TENLOP]
Trong đó ký hiệu & là toán tử nối chuỗi. Còn nhiều toán tử khác
để viết biểu thức.

Để trợ giúp xây dựng biểu thức, tại cột cần xây dựng biểu thức bấm vào
Builder, có một số toán tử xây dựng biểu thức như
- Toán tử số học +-*/, ví dụ [Soluong] * [Dongia]
- Toán tử so sánh như < <= > >= = Between In Like
- Toán tử Logic như And Not Or
Dòng Sort của QBE để thiết lập sắp xếp, nếu chọn là
Ascending 7
thì cột đó sắp sắp tăng dần, còn nếu chọn
Descending thì sắp xếp giảm dần hoặc chọn (not sorted)
là không sắp xếp.
Để lọc kết quả thì viết biểu thức lọc tại dòng Criteria,
ví dụ tại
8
điền chuỗi "36-K1" thì cột Lớp sẽ lọc ra các giá trị
bằng chuỗi đó. Nhập dữ liệu lọc tùy thuộc vào kiểu dữ liệu:
- Text : nhập chuỗi trong “”, ví dụ "Abc"
- Date : #18-12-2000#
- Number : 123
Có nhiều toán tử như LIKE, so sánh …
- = toán tử só sánh bằng
- < toán tử nhỏ hơn
- <= toán tử nhỏ hơn hoặc bằng
- > toán tử lớn hơn
- >= toán tử lớn hơn hoặc bằng
- <> toán tử so sánh khác
- Between ... and ..., ví dụ Between #1-1-1983# And #31-1-1983#
- Like ví dụ Like "*Vinh*"
- Is Null là rỗng
- Is Not Null khác rỗng
- In(value1, value2 ...) ví dụ In("35-B1", "36-B1")
Truy vấn có tham số (Parameter Query)

Các giá trị đưa vào lọc Criteria có thể ấn định là tham số,
giá trị sẽ nhập vào khi chạy. Nếu là tham số chỉ việc đưa nó vào dấu ngoặc vuông
[tên tham số]
Dòng Show chọn cột dữ liệu đó có hiện thị ở kết quả bảng truy vấn hay
không. Nhiều cột không cần chọn hiện thị, khi chỉ cần dùng nó như để lọc dữ liệu

9

Xem thêm: Tìm hiểu Python cơ bản với 8 bước học Python đơn giản từ hướng dẫn này

Tạo Total Query - thống kê dữ liệu theo nhóm

Truy vấn này thực thi đưa ra dòng số liệu thống kê cho những nhóm tài liệu giống nhau, giá trị cần thống kê cho nhóm tài liệu đó có các hàm như :

count - đếm tổng các record trong nhóm
sum - tổng giá trị trường cần thống kê
min/max - lấy giá trị nhỏ nhất, lớn nhất trong nhóm
avg - lấy giá trị trung bình

Ví dụ có truy vấn sau :

Truy vấn này liệt kê các học sinh (HOCSINHID) trong các lớp. Giờ nếu muốn thông kê,
có bao nhiêu học sinh mỗi lớp thì bấm vào biểu tượng Total, thì
trong QBE xuất hiện dòng total - tại đây thiết lập cá thông kê

Cần xác lập trong các cột phải chỉ ra cột nào là cột cần thống kê, các cột còn lại dùng để xác lập nhóm, ở ví dụ trên thì :

Cột TenKhoa, TENLOP là nhóm - vậy thiết lập nó
là Group By
Cột HOCSINHID sẽ dùng thống kế, ở đây thống kê là đếm số lượng
nên dùng hàm count

Như vậy hiệu quả thống kê như trên .

Tạo Crosstab Query

Để thiết lập là Crosstab, nhấn phải chuột và chọn
Crosstab Query
1,
lúc này xuất hiện dòng crosstab và total
2

Crosstab bạn cần thiết lập các cột để phân nhóm (group by),
trong những cột này thiết lập một cột để thống kê - các giá trị của nó sẽ chuyển thành
tên cột thống kê Column Heading còn lại là Row Heading.
Tiếp theo là một cột để thống kê với thiết lập crosstab là Value

Thiết lập Tenkhoa, TENLOP, Dantoc
là các cột để phân nhóm với giá trị Total là Group by.
Trong đó TenKhoa, TENLOP là Row Heading làm tiêu đề cột.
Còn DanToc chuyển thành tiêu đề cột.
Thiết lập cột HOCSINHID với Crosstab là Value, với hàm thống kế là count.