Hướng dẫn cách tạo ghi chú trong một ô hoặc một vùng ô trên Excel – Học Excel Online Miễn Phí

Posted on by adminChuyên mục:Kiến thức Internet
Đôi khi tất cả chúng ta phải làm file Excel và để người khác sử dụng, nhập tài liệu. Vậy có cách nào để giúp họ biết được cần chú ý quan tâm những gì khi nhập tài liệu trong 1 ô hoặc cả 1 vùng ô ? Trong bài viết này Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn 2 cách để hoàn toàn có thể tạo ghi chú trong một ô hoặc 1 vùng ô trên Excel .

Sử dụng chức năng tạo Ghi chú trong ô

Đây là cách làm khá thông dụng, thường vận dụng khi bạn muốn tạo 1 ghi chú trong 1 ô. Cách làm như sau :

  • Chọn ô bạn muốn tạo ghi chú
  • Bấm chuột phải trong ô đó, chọn New Note (trong một số phiên bản có thể là Insert Comment)
  • Nhập nội dung bạn muốn ghi chú

Ví dụ như sau :

Trong hình trên ta có :

  • ô C4 là ô muốn tạo ghi chú
  • Khi chọn New Note trong ô C4, xuất hiện vùng màu vàng nhạt để ghi nội dung ghi chú. Trong vùng gồm 2 phần: Người ghi chú (được tô đậm, kèm dấu hai chấm) và nội dung ghi chú (nội dung phía sau người ghi chú)
  • Ô được ghi chú sẽ xuất hiện ký hiệu tam giác đỏ ở góc trên bên phải của ô
  • Khi đưa chuột qua ô đó (có thể chọn hoặc không chọn ô được ghi chú) thì nội dung ghi chú trong ô vẫn hiện lên

Trong hình trên ta thấy ô được chọn đang là ô B3, nhưng con trỏ chuột đang đi qua ô C4, nội dung ghi chú trong ô C4 vẫn hiện lên .

* Lưu ý:

1. Việc ghi chú không tác động ảnh hưởng tới việc giám sát nội dung tài liệu được phép nhập vào trong ô

2. Muốn xóa ghi chú, bạn bấm chuột phải trong ô đã thiết lập ghi chú và chọn Delete Comment (Delete Note)

3. Bạn không hề thiết lập ghi chú bằng Note / Comment cho cả 1 vùng ô. Khi vận dụng cho 1 vùng ô thì chỉ có ô tiên phong trong vùng đó nhận được ghi chú .

Sử dụng chức năng Data Validation để tạo ghi chú trong ô, vùng ô

Để thiết lập ghi chú cho cả 1 vùng ô, mà ô nào trong vùng cũng có ghi chú thì tất cả chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng giải pháp này .
Trong tính năng Data Validation – Thiết lập điều kiện kèm theo nhập tài liệu tất cả chúng ta có 3 nội dung :

1 – Settings : Bạn hoàn toàn có thể thiết lập điều kiện kèm theo để quản trị tài liệu được nhập vào trong ô
2 – Input Message : Thiết lập thông tin về điều kiện kèm theo nhập tài liệu
3 – Error Alert : Thiết lập thông tin lỗi nếu tài liệu được nhập không đúng theo điều kiện kèm theo đã lao lý trong mục 1 – Settings

Với thiết lập 2-Input Message, chúng ta có thể tạo ghi chú trong ô mỗi khi chọn vào ô đó như sau:

Ví dụ : Trong ô chứa tiêu đề là Ngày tiếp đón, tất cả chúng ta sẽ đặt ghi chú là chỉ nhập tài liệu ngày vào trong ô đó
Khi bấm chuột chọn ô đã thiết lập Data Validation, tất cả chúng ta sẽ thấy thông tin hiện lên :

* Lưu ý:

1. Ghi chú bằng Data Validation hoàn toàn có thể không bắt buộc phải gồm có điều kiện kèm theo nhập tài liệu ( không bắt buộc phải có điều kiện kèm theo tại mục Settings )
2. Chỉ khi chọn vào ô vận dụng tính năng Data Validation thì thông tin mới Open ( khi không chọn ô đó thì không có thông tin )
3. Có thể vận dụng cùng lúc cho nhiều ô, vùng ô với cùng 1 thiết lập giống nhau .
4. Ô được thiết lập Data Validation không có ký hiệu tam giác màu đỏ ở góc ô, nhưng vẫn hiện thông tin .

5. Có thể tắt chức năng hiện thông báo này bằng cách bỏ đánh dấu tích vào mục “Show input message when cell is selected“

6. Để xóa ghi chú trong Data Validation, bấm chọn mục Clear All (góc dưới bên trái trong mục Input Message) để xóa ghi chú này.

Ngoài ra tính năng Data Validation còn có rất nhiều ứng dụng trong công việc. Các bạn có thể tham khảo thêm tại các bài viết sau:

Hướng dẫn cách tạo list động trong Excel với hàm OFFSET
Hướng dẫn cách số lượng giới hạn số lượng kí tự trong 1 ô Excel
Cách thiết lập chỉ nhập tài liệu dạng ngày tháng trong ô trên Excel

admin