Cách đặt mật khẩu, khóa file Word tránh sao chép dữ liệu quan trọng

Biên tập bởi Lê Nguyễn Thúy Vi

Cập nhật 7 tháng trước

10.251

Microsoft Word có nhiều tính năng thú vị mà có thể bạn chưa biết, đặc biệt là tính năng đặt mật khẩu (pass) cho file Word để tránh bị sao chép dữ liệu quan trọng. Mời bạn tham khảo bài viết này để cùng tìm hiểu cách đặt mật khẩu cho file Word nhé!

Bài viết được triển khai trên ứng dụng Microsoft Word phiên bản năm nay. Bạn hoàn toàn có thể thực thi tựa như trên những phiên bản Word khác như 2007, 2010, 2013, 2019, …

1 Mục đích khi đặt mật khẩu cho file Word

Đối với thường xuyên sử dụng Word để soạn thảo văn bản và lưu trữ những dữ liệu quan trọng thì việc đặt mật khẩu cho file Word là vô cùng cần thiết. Thao tác này có thể giúp bạn ngăn chặn các trường hợp sao chép, ăn cắp nội dung,… đồng thời không cho phép người khác chỉnh sửa văn bản của riêng bạn. Bên cạnh đó, đặt mật khẩu cho file Word giúp bạn dễ dàng kiểm soát và bảo mật dữ liệu hơn.

2 Hướng dẫn thực hiện đặt mật khẩu cho file Word

Để đặt mật khẩu cho file Word, bạn thực thi những thao tác như sau :

Bước 1: Mở mục File ở phía trên bên trái.

Mở mục File ở phía trên bên trái.

Bước 2: Nhấn vào Save As và chọn mục muốn lưu.

Nhấn vào Save As và chọn mục muốn lưu.

Bước 3: Ở hộp thoại Save As, click vào Tools và chọn General Options.

Ở hộp thoại Save As, click vào Tools và chọn General Options.

Bước 4: Ở hộp thoại General Options, nhập mật khẩu bạn muốn đặt cho file Word. Lưu ý, ở đây có 2 chế độ mật khẩu bạn có thể lựa chọn:

  • Password to open: Nhập mật khẩu mới có thể mở file để xem và chỉnh sửa.
  • Password to modify: Có thể xem nếu không có mật khẩu, nhập mật khẩu mới có thể sao chép hoặc chỉnh sửa.

Bạn hoàn toàn có thể chọn một trong hai chính sách hoặc chọn cả hai chính sách đặt mật khẩu trên tùy theo từng trường hợp nhé !

Ở hộp thoại General Options, nhập mật khẩu bạn muốn đặt cho file Word

Bước 5: Nhập lại mật khẩu để xác nhận theo thứ tự Password to open rồi đến Password to modify và nhấn OK

Nhập lại mật khẩu để xác nhận theo thứ tự Password to open rồi đến Password to modify và nhấn OK.

Bước 6: Nhấn Save để kết thúc việc đặt mật khẩu cho file Word.

Nhấn Save để kết thúc việc đặt mật khẩu cho file Word.

3 Cách không cho sao chép và chỉnh sửa dữ liệu trong file Word

Khi bạn muốn san sẻ tài liệu với ai đó nhưng không muốn họ sao chép hoặc chỉnh sửa tài liệu trong file Word, bạn hoàn toàn có thể triển khai những bước sau đây :

Bước 1: Nhấn vào mục Review và chọn Restrict Editing.

Nhấn vào mục Review và chọn Restrict Editing.

Bước 2: Tích vào ô Allow only this type of editing in the document.

Tích vào ô Allow only this type of editing in the document.

Bước 3: Bạn có thể cho phép người khác thực hiện các thao tác nếu muốn bằng cách chọn các mục dưới đây:

  • Tracked changes: Để lại thông báo khi có người chỉnh sửa dữ liệu.
  • Comments: Cho phép người khác ghi chú vào dữ liệu.
  • Filling in forms: Cho phép người khác thay đổi các đối tượng trong file word.
  • No changes (read only): Chỉ cho phép người khác đọc.

Bạn có thể cho phép người khác thực hiện các thao tác

Bước 4: Click vào Yes, Start Enforcing Protection.

Click vào Yes, Start Enforcing Protection.

Bước 5: Tại hộp thoại Start Enforcing Protection, nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó nhấn OK để hoàn tất việc thiết lập cài đặt.

Tại hộp thoại Start Enforcing Protection, nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó nhấn OK để hoàn tất việc thiết lập cài đặt.

4 Hướng dẫn gỡ bỏ mật khẩu đã đặt cho file Word

Để gỡ bỏ mật khẩu đã đặt cho file Word, bạn triển khai những bước như sau :

Bước 1: Mở mục File ở phía trên bên trái.

Bước 2: Nhấn vào Save As và chọn mục muốn lưu.

Bước 3: Ở hộp thoại Save As, click vào Tools và chọn General Options.

Bước 4: Ở hộp thoại General Options, xóa mật khẩu đã đặt ở hai mục Password to open và Password to modify, sau đó nhấn OK.

Ở hộp thoại General Options, xóa mật khẩu đã đặt ở hai mục Password to open và Password to modify, sau đó nhấn OK.

Bước 6: Nhấn Save để hoàn tất việc xóa mật khẩu.

5 Hướng dẫn cách khóa một vùng dữ liệu trong Word

Khóa vùng dữ liệu bằng Section trong Word

Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí section muốn khóa và click vào mục Layout.

Đặt con trỏ chuột tại vị trí section muốn khóa và click vào mục Layout.

Bước 2: Tại mục Layout, nhấn chọn Breaks và tiếp tục chọn Continuous.

Tại mục Layout, nhấn chọn Breaks và tiếp tục chọn Continuous.

Bước 3: Chọn mục Review và click vào Restrict Editing.

Bước 4: Tích vào ô Allow only this type of editing in the document và chọn chế độ Filling in forms.

Tích vào ô Allow only this type of editing in the document và chọn chế độ Filling in forms.

Bước 5: Chọn Select sections ở ngay phía dưới.

Chọn Select sections ở ngay phía dưới.

Bước 6: Ở cửa sổ Section Protection, tick vào các section bạn muốn khóa và nhấn OK.

Đánh vào các section bạn muốn khóa và nhấn OK.

Bước 7: Chọn Yes, Start Enforcing Protection.

Bước 8: Nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó bấm OK để hoàn tất việc khóa vùng dữ liệu bằng Section trong Word.

Nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó bấm OK để hoàn tất việc khóa vùng dữ liệu bằng Section trong Word.

Khóa vùng dữ liệu bằng thẻ Developer trong Word

Để triển khai thao tác này, bạn cần làm cho thẻ Developer hiện trên thanh công cụ theo hai bước dưới đây :

Bước 1: Mở mục File và chọn Options.

Mở mục File và chọn Options.

Bước 2: Nhấn vào mục Customize the Ribbon, ở cửa sổ Main Tabs tích vào ô Developer, sau đó nhấn OK.

Nhấn vào mục Customize the Ribbon, ở cửa sổ Main Tabs tích vào ô Developer, sau đó nhấn OK.

Sau khi vào Developer ở thanh công cụ, bạn triển khai khóa vùng tài liệu như sau :

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản muốn khóa và chọn Developer.

Bôi đen đoạn văn bản muốn khóa và chọn Developer.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Rich text, sau đó tiếp tục chọn ô Control Properties.

Nhấn vào biểu tượng Rich text, sau đó tiếp tục chọn ô Control Properties.

Bước 3: Ở hộp thoại Content Control Properties, nhập tiêu đề và tích vào hai ô Control cannot be deletedContent cannot be edit, sau đó nhấn OK.

Ở hộp thoại Content Control Properties, nhập tiêu đề và tích vào hai ô Control cannot be deleted và Content cannot be edit, sau đó nhấn OK.

Bước 4: Tiếp tục chọn thẻ Developer và nhấn vào Restrict Editing.

Tiếp tục chọn thẻ Developer và nhấn vào Restrict Editing.

Bước 5: Tích vào ô Limit Formatting to a selection of styles tại cửa sổ hiện ra.

Tích vào ô Limit Formatting to a selection of styles tại cửa sổ hiện ra.

Bước 6: Nhấn vào mục Yes, Start Enforcing Protection.

Bước 7: Nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó bấm OK để hoàn tất việc khóa vùng dữ liệu.

Bài viết đã hướng dẫn bạn cách đặt mật khẩu cho file Word tránh sao chép tài liệu quan trọng, nếu còn bất kể vướng mắc nào hãy để phản hồi bạn nhé !